Характеристика потребностей рынка
Тенденция в современном мире такова, что все больше и больше процессов, связанных с делопроизводством учреждений, проходит стадию информатизации. На это есть множество причин, среди которых главными являются рост объемов необходимой документации и увеличение сложности аналитической деятельности, связанной с ней. В связи с этим каждая организация вынуждена искать средства для сокращения усилий на работу с все возрастающим потоком информации, темпы роста которого с каждым годом возрастают, а значит привлекать к использованию современные решения электронного документооборота.
Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики систем электронного документооборота (СЭД) ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). Системы электронного документооборота также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.
Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Его спад по данным за 2009 год составил не более 20—25%. В численном выражении объем рынка СЭД на сегодня, по данным CNewsAnalytics, составляет около 220—250 млн. долл.
Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития. Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции. В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.
Если ранее в мощных аналитических системах и системах электронного документооборота нуждались исключительно крупные предприятия, обладающие многомиллионными ежегодными оборотами и содержащие у себя в штате тысячи сотрудников, с каждым годом потребность внедрения современных программных решений активно растет и среди меньших организаций. На данном этапе подобная тенденция достигла и малых государственных учреждений, таких как детские дошкольные образовательные учреждения (детские сады). Количество необходимых документов, для ведения личных дел воспитанников, регулярно увеличивается, а строгость их исполнения не уменьшается. С ростом количества документации, на фоне сотрудничества с родителями воспитанников, возрастает и сложность контроля целостности документной базы, что начало вызывать затруднения в работе административного аппарата в учреждениях.
В настоящее время существует ряд программных продуктов, которые могли бы быть использованы для создания единой документной базы, на основе электронного учета документов. Но, на фоне несомненных плюсов, все эти решения обладают так же и огромным минусом, делающим их абсолютно не пригодными для использования на малых бюджетных предприятиях – они стоят весьма не малых денег. Изначально ориентированные на крупные компании, которые могут позволить себе оплатить их услуги, они не предоставляют такого пакета услуг, которые смог бы оплачивать небольшой бюджет учебных учреждений. А это означает практическое отсутствие конкурентов в данном сегменте рынка, открывая большой простор для реализации новых программных решений.
На данном этапе развития, каждое из детский дошкольных образовательных учреждений – это самостоятельная, автономно работающая организация, обеспеченная собственнымбюджетом и подоходном к делопроизводству. Не смотря на регулярный внешний контроль вышестоящих организаций, например регионального департамента образования, непосредственного вмешательства в процессы, происходящие на территории учреждения, не происходит. В связи с этим, отсутствует и общая информационная база, а так же общая техническая поддержка учреждений, в состав которой могло бы входить использование глобальных информационных систем. Отсутствие единого центра управления не позволяет использовать крупные технические и программные решения. В среднем состав детского дошкольного образовательного учреждения варьируется от 50 до 100 человек, среди которых в административной работе с документацией задействовано не более 25% сотрудников, а это означает, что создание полноценного аппаратного и программного комплекса не рентабельно.
В тоже время, не смотря на небольшой размер учреждений, потребность в использовании нового подхода к решению проблем документооборота на предприятиях растет, а значит, возрастает необходимость в использовании небольших, ориентированных под конкретные задачи, программных средств, использование которых могло бы происходить без использования серверного оборудования.