Цели и порядок аудита материально-производственных запасов
Аудит наличия, состояния хранения, учета заготовления (поступления), использования (списания, расходования) материально – производственных запасов является обязательным элементом процесса, как обязательного внешнего, так и внутреннего аудита. Поэтому для осуществления всех необходимых процедур аудита данного объекта контроля с целью получения исчерпывающих аудиторских доказательств о наличии, правильности оценки, состоянии учета и внутреннего контроля материально – производственных запасов целесообразно предварительная разработка программы (или внутреннего стандарта) аудита данного объекта контроля. Использование при аудите не только приемы фактической и документальной проверки, но и анкетирования, балансовых методов контроля, независимых тестов по определенной последовательности и др.
Проведение аудита в соответствии с программой позволяет получить необходимую аудиторскую информацию для объективной оценки состояния системы учета, внутреннего контроля материально – производственных запасов и выражения мнения о достоверности данных бухгалтерской (финансовой) отчетности при составлении аудиторского заключения по результатам аудита всех объектов проверки.
Цель аудита МПЗ – выражение мнения о достоверности и полноте отражения в финансовой отчетности информации об МПЗ.
Аудиторы при проверке МПЗ могут воспользоваться Методическими рекомендациями по сбору аудиторских доказательств достоверности показателей МПЗ в бухгалтерской отчетности, которые одобрены Советом по аудиторской деятельности при Министерстве финансов РФ, Протокол от 22.04.2004 № 25.
В соответствии с ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утвержденными приказом Министерства финансов РФ от 09.06.2001 № 44н, к бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов принимаются активы :
1) используемые в качестве сырья, материалов и т. п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);
2) предназначенные для продажи;
3) используемые для управленческих нужд организации.
Готовая продукция – часть МПЗ, предназначенных для продажи (конечный результат производственного цикла, активы, законченные обработкой (комплектацией), технические и качественные характеристики которых соответствуют условиям договора или требованиям иных документов, в случаях, установленных законодательством).
Товары – часть МПЗ, приобретенных или полученных от других юридических или физических лиц и предназначенных для продажи.
Приказом Министерства финансов РФ от 31.10.2000 № 94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» предусмотрен учет МПЗ по следующим счетам :
счет 10 «Материалы» (по субсчетам);
счет 11 «Животные на выращивании и откорме»;
счет 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей»;
счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»;
счет 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей»;
счет 40 «Выпуск продукции, работ, услуг»;
счет 41 «Товары»;
счет 42 «Торговая наценка»;
счет 43 «Готовая продукция».
Забалансовый учет материальных ценностей ведется на счетах :
счет 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»;
счет 003 «Материалы, принятые в переработку»;
счет 004 «Товары, принятые на комиссию».
В бухгалтерской отчетности информация о МПЗ в организации отражается по строкам 211 «Сырье, материалы и другие аналогичные ценности» и 214 «Готовая продукция и товары для перепродажи» Бухгалтерского баланса (форма № 1). Материальные ценности, не принадлежащие организации, отражаются по строкам 920 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» и 930 «Товары, принятые на комиссию» Бухгалтерского баланса (форма № 1). Прочая существенная информация об МПЗ, предусмотренная действующими ПБУ, раскрывается в пояснительной записке.
В ходе проверки проводится сбор аудиторских доказательств по следующим критериям.
Существование . Необходимо убедиться в том, что все отраженные в отчетности МПЗ действительно существуют.
Права и обязательства . Необходимо убедиться в том, что права организации на МПЗ, отраженные в отчетности, документально подтверждены и не ограничены правами третьих лиц.
Возникновение . Необходимо убедиться в том, что отраженные в бухгалтерском учете операции по приобретению и выбытию МПЗ имели место в течение отчетного периода.
Полнота. Необходимо убедиться в том, что отсутствуют МПЗ, которые должны были быть отражены в бухгалтерском учете и отчетности, но не были в нем отражены.
Стоимостная оценка . Необходимо:
а) убедиться в том, что МПЗ отражены в учете и отчетности в правильной оценке: по фактической себестоимости или по рыночной стоимости, если она ниже фактической себестоимости;
б) убедиться в том, что способ оценки МПЗ при их отпуске в производство или ином выбытии применяется в соответствии с принятой организацией учетной политикой.
Измерение . Необходимо убедиться в том, что приобретение и выбытие МПЗ отражены в учете в правильной оценке и в соответствующем отчетном периоде.
Представление и раскрытие . Необходимо:
а) убедиться в том, что МПЗ правильно классифицированы в отчетности как сырье и материалы, готовая продукция, товары для перепродажи;
б) убедиться в том, что операции с МПЗ отражены в бухгалтерском учете в соответствии с нормативными актами, регламентирующими порядок ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации;
в) убедиться в том, что вся существенная информация о МПЗ раскрыта в отчетности.
Сбор аудиторских доказательств осуществляется путем проведения аудиторских процедур, которые осуществляются в три этапа:
1) процедуры подготовки и планирования аудита:
проверка начальных остатков;
проверка соответствия остатков аналитического и синтетического учета и бухгалтерской отчетности;
оценка применимости выбранной учетной политики организации и анализ правильности и последовательности ее применения;
тестирование системы внутреннего контроля;
выявление приоритетных направлений проверки исходя из особенностей деятельности организации-клиента. Завершаются процедуры подготовки и планирования аудита построением аудиторской выборки;
2) процедуры, выполняемые в ходе проверки по существу. Процедуры, перечисленные в данном разделе, выполняются раздельно для каждой из групп МПЗ (материалы, тара, готовая продукция, товары):
проверка правильности проведения организацией инвентаризации МПЗ и отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете;
наблюдение за проведением инвентаризации, а при невозможности – участие в проведении контрольной выборочной инвентаризации;
проверка документального подтверждения прав собственности на МПЗ;
анализ документов, подтверждающих обременение прав собственности на МПЗ;
анализ движения МПЗ;
проверка документального подтверждения операций по движению МПЗ, отраженных в бухгалтерском учете:
проверка правильности оформления документов;
проверка полноты документального подтверждения хозяйственных операций;
проверка полноты отражения операций с МПЗ в бухгалтерском учете;
проверка правильности оценки МПЗ;
проверка правильности формирования стоимости МПЗ при их приобретении (изготовлении);
проверка правильности оценки МПЗ при их выбытии;
проверка правильности отражения операций с МПЗ в бухгалтерском учете;
проверка полноты раскрытия информации об МПЗ в бухгалтерской отчетности;
3) заключительные процедуры:
анализ ошибок, выявленных в ходе проверки и их влияния на достоверность бухгалтерской отчетности;
формирование мнения аудитора о достоверности показателей материально-производственных запасов в бухгалтерской отчетности.
При проведении аудита операций по учету и сохранности товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ) используют следующие методы и приемы: инвентаризация, пересчет, подтверждение, проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций, устный опрос, проверка документов, прослеживание, аналитические процедуры.
Инвентаризация используется для подтверждения фактического наличия ТМЦ. В ходе аудиторской проверки аудиторы могут сами проводить инвентаризацию или наблюдать за процессом ее проведения.
Пересчет используется для подтверждения достоверности арифметических подсчетов ТМЦ, соответствия их величине, отраженной в первичных документах и в регистрах бухгалтерского учета.
Подтверждение используется для получения информации о правильном отражении в бухгалтерском учете проведенных хозяйственных операций и реальности остатков на счетах учета ТМЦ.
Проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций используется при контроле за учетными работами, выполняемыми бухгалтерией, и корреспонденцией счетов по движению ТМЦ.
Устный опрос используется в ходе получения ответов на вопросник аудитора по предварительной оценке состояния учета ТМЦ, а также в процессе их проверки при уточнении у специалистов отдельных положений совершенных хозяйственных операций, вызывающих сомнение или неясных.
Проверка документов используется аудитором для подтверждения правильности отражения в бухгалтерском учете поступления и расходования ТМЦ, полноты и своевременности их отражения в регистрах бухгалтерского учета, обоснованности их оценки (взаимный контроль документов).
Прослеживание используется в ходе проверки операций, отраженных в первичном учете, в журналах-ордерах, ведомостях, Главной книге, бухгалтерской отчетности. При этом особое внимание обращается на правильность корреспонденции счетов, соответствие сумм оборотов и остатков в регистрах синтетического и аналитического учета.
Аналитические процедуры используются при сопоставлении наличия ТМЦ в различные периоды, данных отчета о их движении с данными бухгалтерского учета, оценке соотношений между различными статьями отчета и сопоставлении их с данными за предыдущие периоды.
Аудиторские процедуры подразделяются на проводимые до инвентаризации, во время инвентаризации и после нее. До проведения инвентаризации аудитор запрашивает документы о результатах предыдущих инвентаризаций, анализирует структурные и количественные изменения запасов, получает информацию о местах хранения запасов, а также об организации инвентаризационной работы.
Аудитор может присутствовать при инвентаризации, проводимой работниками проверяемой организации в последние дни отчетного года или в первые дни следующего года. Однако если инвентаризация была проведена на какую-то промежуточную дату, аудитору необходимо отследить поступление и выбытие запасов в период, прошедший с момента проведения инвентаризации до отчетной даты. В этом случае выполняется выборочная сверка накладных, счетов-фактур, таможенных деклараций и т. п. документов с учетными данными.
Иногда по ряду причин провести инвентаризацию невозможно. Например, когда к моменту заключения договора на аудит инвентаризация на конец года клиентом уже была проведена и проводить ее повторно он отказывается или когда проведение инвентаризации достаточно дорого. В таком случае аудитор может применить математические методы, которые с определенной вероятностью позволяют оценить величину запасов. Может сложиться так, что клиент не желает проводить сплошную инвентаризацию, но по просьбе аудитора проведет инвентаризацию части ТМЦ.
Достаточно информативными могут оказаться устные опросы аудитора персонала клиента обо всех изменениях в структуре руководства и в системах бухгалтерского учета и внутреннего контроля, содержание и результаты которых фиксируются в рабочих документах.
Планирование, будучи начальным этапом проведения аудита в соответствии с Федеральными стандартами аудита № 3 «Планирование аудита», предусматривает подготовку общего плана и программы аудита. В общем плане указывают виды работ и сроки проведения аудита, в программе – виды и последовательность осуществления аудиторских процедур, период их проведения, исполнителей, рабочие документы.
Содержание общего плана и программа аудита будут зависеть от конкретных особенностей проверяемого предприятия. В процессе проверки аудитор должен установить:
- реальность наличия и существования МПЗ (путем участия в инвентаризации либо оценке ее результатов);
- все ли операции с МПЗ, которые должны быть отражены на счетах учета, действительно в них представлены (документальная проверка);
- считается ли организация собственником всех МПЗ, т. е. имеются ли на них имущественные права, а суммы, отраженные как задолженность, – обязательствами (правовой аспект проверки);
- правильность оценки МПЗ и связанных с ними обязательств;
- правильно ли выбраны и применялись принципы учета МПЗ.
Информационной базой для проверки МПЗ служат:
1) нормативные документы, касающиеся приема, учета, хранения и отпуска материальных ценностей;
2) бухгалтерский баланс;
3) Главная книга;
4) приказ об учетной политике;
5) первичные документы по оформлению операций с МПЗ;
6) регистры по учету МПЗ.