Учет расчетов с головной организацией

Место хранения первичных документов и бухгалтерских регистров

Первичные документы и регистры бухгалтерского учета, относящиеся к деятельности иностранной компании в РФ, хранятся в:

- московском представительстве

– головном офисе,

- подразделении ХХХ, ведущем бухгалтерский учет определенных компаний, входящих в корпорацию YYY.

Первичные документы и регистры бухгалтерского учета, отражающие доходы и расходы головного офиса, а также отражающие движение денежных средств и относящиеся к деятельности компании в РФ, хранятся в головном офисе, а в случае их передачи представительству, передаются в виде: копий - для первичных документов, оригиналов – для регистров, заверенных печатью и подписями ответственных лиц.

Учет расчетов с головной организацией

3.1. Расчеты с головной организацией учитываются на счете 79 «Внутрихозяйственные расчеты», к которому открываются следующие субсчета:

79.1 Расчеты в денежных средствах / Финансирование головной организацией

79.2 Передача имущества в не денежной форме

79.3 Оплата расходов представительства головной организацией

79.4 Передача расходов, относящихся к деятельности в РФ, от головной организации

79.5 Поступление выручки на счета головной организации

79.6 Передача доходов, относящихся к деятельности в РФ, от головной организации

79.7 Передача расходов, произведенных представительством, но не относящихся к деятельности в РФ, к головной организации.

79.8Внутрихозяйственные расчеты по НДС

Комментарий:

Обращаем внимание, что субсчета могут открываться при наличии определенных видов расчетов с головной организации, и предложенный список может меняться при необходимости.

3.2. Для обеспечения хозяйственной деятельности представительства головная организация перечисляет на расчетный счет представительства денежные средства на основании сметы / плана бюджета / иного документа (указать реальное основание).

По итогам каждого месяца составляется Отчет об использовании денежных средств/ иной документ, полученных от головной организации.

Комментарий:

Обращаем внимание, что составление данных документов не является обязательным. Рекомендуем зафиксировать процедуры, принятые в представительстве, при их наличии.

3.3. Передача материальных ценностей от головного офиса на баланс представительства (товаров, объектов внеоборотных активов и т.п.) оформляется Актом, приведенным в Приложении № __ к данной учетной политике.

3.4. Оплата расчетно-платежных документов по расходам, понесенным представительством, может производиться со счетов головного офиса. Для целей бухгалтерского учета расчетов с поставщиками / подрядчиками представительства ежемесячно / ежеквартально головным офисом готовится Регистр платежей, произведенных в пользу представительства, приведенный в Приложении № __ к данной учетной политике. К данному регистру прилагаются копии банковских выписок / платежных поручений.

Комментарий:

Обращаем внимание, что при оплате счетов, выставленных на имя представительства, со счетов головного офиса не происходит «передача расходов» в смысле соответствующего положения Соглашения об избежании двойного налогообложения.

3.5 Затраты, понесенные головным офисом и относящиеся к деятельности представительства, включаются в расходы представительства в соответствии с Учетной политикой головного офиса на основании Соглашения об избежании двойного налогообложения с (уточнить название и указать страну). Следует указать конкретную методику распределения расходов. Ежемесячно / ежеквартально головным офисом готовится двуязычный Акт передачи расходов, приведенный в Приложении № __ к данной учетной политике. К данному регистру прилагаются копии первичных документов, подтверждающие произведенные расходы в соответствии с деловым оборотом страны, в которой они были понесены.

Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык, который может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации, на которого возложена такая обязанность в рамках исполнения должностных обязанностей (указать должность ответственного специалиста). При наличии большого количества первичных документов одного типа допускается иметь перевод одного образца документа (шаблона), и в дальнейшем для аналогичных документов переводить ключевую информацию – описание услуг / работ, период их оказания и т.п.

Расходы считаются переданными на дату подписания акта обеими сторонами. Для целей учета расходы, понесенные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу Банка России, действующему на дату подписания акта (возможен вариант использования среднего курса за период).

Комментарий:

Обращаем внимание, что в некоторых Соглашениях об избежании двойного налогообложения предусмотрена передача только административных и управленческих расходов головного офиса.

В зависимости от того, какие показатели заложены в методике распределения расходов (например, численность персонала, стоимость основных средств или др.), для исчисления доли расходов постоянного представительства следует иметь документы или выписки из них, подписанные руководителем головного офиса, подтверждающие эти конкретные показатели.

3.6. Оприходование выручки / прочих доходов представительства может производиться на счета головного офиса. Для целей бухгалтерского учета расчетов с покупателями представительства ежемесячно / ежеквартально головным офисом готовится Регистр платежей, полученных от имени представительства, приведенный в Приложении № __ к данной учетной политике. К данному регистру прилагаются копии банковских выписок / платежных поручений.

3.7. Доходы иностранной организации, относящиеся к деятельности в РФ, включаются в доходы представительства в соответствии с Учетной политикой головного офиса на основании Соглашения об избежании двойного налогообложения с (уточнить название и указать страну). Следует указать конкретную методику распределения доходов. Ежемесячно / ежеквартально головным офисом готовится двуязычный Регистр-расчет передачи доходов, приведенный в Приложении № __ к данной учетной политике.

Доходы считаются переданными на дату подписания Регистра-расчета обеими сторонами. Для целей учета доходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу Банка России, действующему на дату подписания Регистра.

Комментарий:

В зависимости от того, какие показатели заложены в методике (например, численность персонала, стоимость основных средств или др.), для исчисления доли доходов постоянного представительства следует иметь документы или выписки из них, подписанные руководителем головного офиса, подтверждающие эти конкретные показатели.

3.8. При участии сотрудников представительства в коммерческой деятельности других иностранных подразделений / дочерних организаций головной компании, не ведущих деятельность в РФ, учет соответствующих доходов и расходов производится по одной из следующих опций:

• Расходы представительства по данной деятельности учитываются на отдельном субсчете сч.20 и ежемесячно / ежеквартально передаются головному офису на основании Акта передачи расходов, приведенного в Приложении № __ к данной учетной политике, доходы не рассчитываются и не передаются;
• Расходы представительства по данной деятельности учитываются в обычном порядке. Доходы, относящиеся к данной деятельности, рассчитываются и передаются ежемесячно / ежеквартально головным офисом на основании Регистра-расчета передачи доходов, приведенном в Приложении № __ к данной учетной политике.