Методики проверки правильности оформления первичных документов по осуществлению расчетов с поставщиками и покупателями
Факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, который составляется ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по типовым формам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь (для Национального банка республики Беларусь, банков — Национальным банком Республики Беларусь), по формам, утвержденным республиканскими органами государственного управления, подчиненными Совету Министров Республики Беларусь, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций.
При отсутствии утвержденных, типовых форм или недостатке содержащейся в них информации организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы, которые должны содержать следующие обязательные реквизиты:
• наименование, номер документа, дату и место его составления;
• содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;
• должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.
В ходе проверки правильности документального оформления расчетов с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками ревизор контролирует заполнение документов, которыми оформляются расчеты (счета, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, приходные ордера, приемные акты, акты о выполнении работ и услуг и др.).
Все реквизиты указанных документов должны быть заполнены четко в соответствии с законодательством, также в наличии должны быть подписи и печати (при их необходимости). Неоговоренные исправления в указанных документах не допускаются, все исправления должны быть завизированы лицом, их осуществившим, и заверены печатью. При этом неверные записи должны быть зачеркнуты таким образом, чтобы была возможность прочесть и исправленную и верную запись.
Далее ревизору необходимо осуществить проверку документов по существу, а именно соответствие стоимости (а в случае с товарно-материальными ценностями - количества и качества) поставленных товаров (работ, услуг) в договорах, счетах, накладных, актах, документах на оплату. В частности, чтобы установить правильность документального оформления в ЧТТУП «Автовыгода» расчетов с поставщиками по поступившим материальным ценностям, следует сопоставить данные об их количестве и стоимости по договорам, платежным документам – платежным поручениям с данными документов на их оприходование – товарно-транспортными накладными. При этом ревизор оформляет ведомость проверки полноты оприходования материальных ценностей, получаемых от поставщиков.
Проверкой документального оформления расчетов с поставщиками на исследуемом предприятии установлено, что при оформлении в документах все реквизиты заполнены надлежащим образом, неоговоренные исправления не допускаются, данные о количестве поступивших материальных ценностей и их стоимости по договорам, спецификациям, платежным поручениям и требования совпадают с данными товарно-транспортных накладных.
При проверке документального оформления расчетов с покупателями и заказчиками ревизор, помимо проверки реквизитов и соответствия отпускаемых товаров договорным условиям, должен проверить правильность формирования отпускной цены.
При продаже или перепродаже продукции и товаров на территории Беларуси в сопроводительных документах продавцы обязаны указывать отпускные цены предприятий-изготовителей или цены, сформированные оптовиком-импортером, размер взимаемой надбавки (наценки) и другие данные.
Далее необходимо проконтролировать документальное оформление инвентаризации с поставщиками и покупателями. При этом необходимо проверить со всеми ли дебиторами и кредиторами сверены взаиморасчеты, ознакомиться с результатами инвентаризации, а в необходимых случаях провести встречную сверку расчетов с дебиторами и кредиторами. Такую проверку ревизор должен оформить промежуточным актом сверки.
Инвентаризация расчетов с иногородними покупателями производится высылкой копии карточки аналитического учета расчетов. Здесь должно соблюдаться правило: выписки высылают организации-кредиторы организациям-дебиторам. Данную выписку после проверки и внесения необходимых исправлений, подписи и заверения печатью предприятие-дебитор возвращает предприятию-кредитору в течение 10 дней со дня получения. Если покупатели не являются иногородними, при проведении инвентаризации расчетов составляется акт сверки расчетов.
В тех случаях, когда по отдельным покупателям проверка выявила устойчивую задолженность, то ее обоснованность устанавливается по данным первичных документов (счетов, счетов-фактур, товарно-транспортных накладных), отражающих ее возникновение, и актом взаимной сверки расчетов выясняются причины, препятствующие своевременному проведению расчетов покупателя с ревизуемым предприятием, устанавливаются виновные лица.
ЧТТУП «Автовыгода» проводит полугодичную инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами на дату последнего календарного дня второго и четвертого кварталов. Суммы дебиторской и кредиторской задолженности подтверждаются актами сверки взаиморасчетов с поставщиками и покупателями (приложение 12). Контрагенты, с которыми оборот превышает 20-30 % от общего оборота по дебету либо кредиту расчетного счета, то сверка взаиморасчетов с данными контрагентами происходим ежемесячно.