Виды бухгалтерских документов, их классификация

Для облегчения изучения и использования большое разнообразие первичных документов классифицируется. Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам:

— назначению;

— последовательности (времени) составления;

— способу использования или степени охвата хозяйственных операций;

— количеству позиций (строк);

— месту составления;

— форме;

— способу заполнения;

— воспроизведению информации;

— срокам хранения.

По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления, комбинированные.

Распорядительные — это документы, которые содержат распоряжения на выполнение той или иной операции. Назначение этих документов — передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. К ним относятся приказы и записки о Приеме на работу и об увольнении, об отпуске, доверенности на получение материальных ценностей, путевые листы на перевозку грузов, хозяйственные договоры и др. Эти документы подписываются руководящими лицами. Они имеют важное значение, но не подтверждают факт совершения операции, поэтому не служат основанием для отражения ее в учете.

Исполнительные (оправдательные) документы удостоверяют факт совершения операции, подтверждают их выполнение. К ним относятся акты приема-передачи основных средств, их ликвидации, товарные и товарно-транспортные накладные на отпуск товаров, отчеты материально ответственных лиц и др., подтверждающие произведенные расходы. Эти документы, как правило, составляются в момент совершения операции и используются для первичной ее регистрации и поэтому служат основанием для учетных записей.

Документы бухгалтерского оформления создаются внутри бухгалтерии для упрощения и ускорения учетных записей. Это различного рода группировочные и накопительные ведомости поступления и расхода материалов, расчеты себестоимости продукции, разработочные таблицы распределения заработной платы, расчеты амортизации основных средств, листки-расшифровки произведенных расходов, справки об исправлении ошибок и др.

Комбинированные документы объединяют признаки распорядительных, оправдательных и частично документов бухгалтерского оформления. Они содержат распоряжение на оформление операций и подтверждают ее выполнение. Эти документы находят широкое распространение, так как объединение признаков ряда документов сокращает их поток, что упрощает работу бухгалтерского аппарата. Большинство кассовых и банковских документов является комбинированным. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера, платежные требования и поручения, наряды на сдельную работу, лимитно-заборные карты, авансовые отчеты подотчетных лиц и др.

По способу использования (степени охвата операций) документы классифицируются на разовые и накопительные.

В разовых документах отражается одна или несколько однородных операций (кассовые ордера, акты, товарные накладные). В накопительных документах отражаются однородные хозяйственные операции в течение определенного периода (дня, декады, месяца). К ним относятся месячные лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу. Применение накопительных документов предпочтительно, так как при этом сокращается количество документов и расход бланков.

По последовательности (времени) составления различают первичные, сводные, производные и промежуточные документы.

Первичные документы (исполнительные, комбинированные) содержат исходную информацию, они составляются в момент совершения операции. Сводные составляются позже на основе первичных, например, авансовый отчет об израсходовании суммы, ранее полученной под отчет.

По количеству позиций (строк) в документе различают однострочные и многострочные.

В однострочном документе содержится только одна позиция (одно наименование материала, продукции), а в многострочных - отражается несколько наименований. Первые выгодно применять при ручной обработке информации, а вторые - при использовании вычислительной техники. Однострочные документы удобнее группировать вручную.

По месту составления документы делятся на внутренние и внешние.

Внутренние составляются внутри предприятия (приходные и расходные кассовые ордера, лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу, документы бухгалтерского оформления и др.). Внешние поступают извне. Это приемо-сдаточные акты, платежные требования, авизо (извещения), счета-фактуры поставщиков, товарные и товарно-транспортные накладные.

По форме документы бывают типовыми (унифицированными) и специализированными.

Типовые применяются во всех отраслях экономики республики, а специализированные — в отдельных отраслях (путевые листы строительных машин, в сельском хозяйстве — карточка учета надоя молока и др.). Большинство документов типовые.

Для оформления многочисленных хозяйственных операций, совершаемых на предприятиях и в организациях, выписывается большое число документов, обработка которых требует больших затрат труда бухгалтерских работников.

Осуществление единого методологического руководства учетом и отчетностью в нашей республике обеспечивает возможность установления единообразных (унифицированных) форм документов.

Унификация документов — это разработка единых форм документов для учета однородных операций на различных предприятиях и в организациях.

Создание унифицированных документов, облегчает их составление, разработку типовых проектов автоматизации учета, позволяет централизовать изготовление специальных бланков документов. Банковские и кассовые документы являются унифицированными.

По способу заполнения различают документы, оформленные вручную, на пишущих машинках, персональных ЭВМ.

По воспроизведению информации документы подразделяются на подлинники (оригиналы), копии и выписки из документов.

Подлинник — это оформленный и подписанный соответствующим образом документ в окончательной редакции. Копия — это воспроизведение всех реквизитов документа-подлинника, а выписка — копия части документа.

По срокам хранения различают документы текущего срока хранения (от 1 до 5 лет) и постоянного хранения.

Предоставленная классификация документов является основой формирования системы первичного учета на предприятии.