Классификация бухгалтерских документов
Все хозяйственные операции должны производиться с оформлением первичных документов, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:
· по назначению;
· по содержанию хозяйственных операций;
· по объему отраженных в них операций;
· по способу использования;
· по числу учитываемых операций;
· по месту составления;
·
 |
по способу заполнения.
Бухгалтерские документы по назначению можно разделить на группы:
· организационно-распорядительные;
· оправдательные (исполнительные);
· комбинированные;
· документы бухгалтерского оформления.
К организационно-распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.п. Эти документы содержат распоряжение, разрешение, поручение либо право на проведение хозяйственной операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не заносится в учетные регистры, так как в них не отражается сам факт совершения операции.
К оправдательным (исполнительным) документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Оправдательные документы составляются в момент совершения операции, отражая ее исполнение, и представляют собой источник первичной учетной информации или первый этап учетного процесса. Информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.
Существует целый ряд документов, сочетающих в себе разрешительный и оправдательный характер, такие документы относят к комбинированным (платежная ведомость, расходный кассовый ордер).
Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером для оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений. Это различные расчеты и справки, которые играют вспомогательную роль и составляются для облегчения и ускорения работы бухгалтерии (справка бухгалтерии на сторнирование ошибочно сделанной записи; распределение прибыли предприятия, общепроизводственных, общехозяйственных, внепроизводственных расходов и др.). Информация из таких документов также заносится в учетные регистры.
3.3. Унифицированные формы первичной
учетной документации
В соответствии с Законом о бухгалтерском учете и постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 «О первичных учетных документах»[5] Госкомстат РФ по согласованию с Минфином РФ и Минэкономики РФ утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации.
Применение унифицированных форм первичной учетной документации регламентируется Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации.
Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом РФ.
| Формы первичной учетной документации | Нормативный акт, которым утверждены формы |
| По учету кадров | Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 |
| По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда | Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 |
| По учету основных средств | Постановление Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7 |
| По учету нематериальных активов | Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а |
| По учету материалов | Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а |
| По учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов | Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а |
| По учету кассовых операций | Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 |
| По учету результатов инвентаризации | Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 |
| По учету работ в капитальном строительстве | Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а Постановление Госкомстата РФ от 11.11.1999 № 100 |
| По учету работы строительных машин и механизмов | Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 |
| По учету работ в автомобильном транспорте | Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 |
| По учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин | Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132 |
| По учету торговых операций (общие) | Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132 |
| По учету торговых операций при продаже товаров в кредит | Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132 |
| По учету торговых операций в комиссионной торговле | Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132 |
| По учету операций в общественном питании | Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132 |
| По учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения | Постановление Госкомстата РФ от 09.08.1999 № 66 |
| По учету сельскохозяйственной продукции и сырья | Постановление Госкомстата РФ от 29.09.1997 № 68 |
Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета.
Госкомстат России по мере необходимости вносит изменения и дополнения в унифицированные формы первичной учетной документации, а также обеспечивает дальнейшую разработку унифицированных форм первичной учетной документации.
Формы унифицированных документов приспособлены для ведения учета в условиях механизированной обработки учетных данных, а также – для обработки вручную. В формах исключены дублирующие реквизиты, зоны расположения показателей, подлежащих машинной обработке, очерчены утолщенными линиями, используются форматы бланков по ГОСТ 9327-60 – А3 (297 х 420); А4 (210 х 297); А5 (148 х 210). Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм, являются рекомендуемыми и могут изменяться.
Каждой из форм присвоено кодовое обозначение по общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД), которое проставляется отдельным реквизитом в верхнем правом углу формы.
В унифицированные формы организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. В обязательном порядке при этом должны быть оставлены без изменений все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации, а также соблюдены требования стандартов к их структуре и оформлению. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны быть утверждены в приказе об учетной политике предприятия и должны содержать следующие обязательные реквизиты:
· наименование документа (формы);
· код формы;
· дату составления;
· содержание хозяйственной операции;
· измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
· наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность ее оформления;
· личные подписи и их расшифровки.
Формы таких документов могут являться отдельным приложением к учетной политике организации на соответствующий год и утверждаться отдельным приказом (распоряжением) руководителя организации.
Понятие документооборота
Документооборот – движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.
Документооборот, организованный по графику:
· позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь – от оформления и проверки до обработки;
· способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени;
· повышает производительность труда счетных работников;
· способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета;
· способствует повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ;
· повышает эффективность всей учетной работы организации.
 |
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. На начальном этапе работы по составлению графика документооборота устанавливается:
- перечень первичных документов, применяемых на предприятии;
- круг лиц, которые обращаются с первичными документами;
- кто из работников предприятия имеет право подписывать данные документы и несет ответственность за правильность их оформления и своевременность представления в бухгалтерию (утверждается руководителем организации);
- рабочая схема действующих отделов организации;
- порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок представления документов конечному потребителю информации (бухгалтерии);
- график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий свое-временно организовать начисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.
Главный бухгалтер своим распоряжением по бухгалтерии обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке.
В обязанности всех работников организации включаются положения о создании и представлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с графиком документооборота. Каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Приложение к Положению о документах
и документообороте в бухгалтерском учете,
утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105
Пример графика документооборота
по предприятию
Утвержден
приказом № _____ от _______
| Наименование документа | Создание документа | Проверка документа | Обработка документа | Передача в архив | ||||||||||
| количество экземпляров | ответственный за выписку | ответственный за оформление | ответственный за исполнение | срок исполнения | ответственный за проверку | кто представляет | порядок представления | срок представления | кто исполняет | срок исполнения | кто исполняет | срок передачи | ||
| требование | цех | ОМТС, бухгалтерия | склад | Ежедневно (до час.) | бухгалтерия | 1 экз. – цех 2экз. – склад | при отчете при реестре | ежедневно (до часов) | бухгалтерия | ежедневно | бухгалтерия | по истечении квартала | ||
Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.