Основные виды первичных бухгалтерских документов

Согласно Федерального закона № 402 –ФЗ отменено обязательное применение унифицированных форм первичной документации. Формы первичной документации утверждает руководитель организации. Отличительной чертой бухгалтерского учета является отражение операций в бухгалтерских документах.

Под первичным документом понимают доказательство, что хозяйственная операция совершена или дано разрешение на ее проведение.

Первичные учетные документы служат средством обоснования учетных записей ,они также используются для руководства и управления хозяйственной деятельностью, с их помощью осуществляется передача расширений от распорядителей к исполнителям, например, требования цехов служат основанием для отпуска материалов со склада, расходные кассовые ордера – для выплаты из кассы наличных денег. На основе бухгалтерских документов контролируется правильность совершенных фактов хозяйственной жизнедеятельности, ведется текущий анализ хозяйственной деятельности.

Первичный учетный документ – это оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной жизни, предающее ему юридическую силу.

Данные по операции могут быть зафиксированы на бумаге (документах), а могут быть записаны на дискетах.

Любой документ должен содержать определенные показатели, то есть реквизиты (наименование документа, код формы, дата составления, наименование организации, от которой составляется документ, содержание, измерители, подпись и должность).

Существуют различные виды документов:

1. распорядительные – содержат приказ на совершение хозяйственных операций, но не подтверждают факта осуществления операции (приказ о приеме на работу и т.д.);

2. оправдательные – подтверждают факт совершения хозяйственных операций (различные счета-фактуры, чеки);

3. документы бухгалтерского оформления – не содержат фактов, подтверждающих совершение операций, составляются бухгалтером для подготовки информации, которая в дальнейшем отражается в учетных регистрах, то есть таблицах;

4. комбинированные документы – содержат признаки распорядительных и оправдательных документов (лимитно-заборная карта).

Первичные документы составляются в момент совершения операции.

Сводные документы обобщают данные первичных документов (различные журналы-ордера).

Разовые документы оформляют одну операцию, а накопительные документы суммируют данные за определенный промежуток времени.

Движение документов от момента составления до получения и передачи в архив называется документооборотом.

В среднем документы хранятся 5-7 лет, а некоторые - 75 лет (лицевой счет работников).

Способы выявления и исправления ошибок.

При составлении первичных документов или учетных регистров могут быть допущены ошибки. После того, как ошибки найдены, проводят их исправление.

Корректурный способ применяется для исправления ошибок в документах (кроме кассовых и банковских) до подведения итогов в них. Исправление производится путем зачеркивания неправильных и подписывание правильных записей, заверенных подписью исправляющего с оговоркой «Исправлено».

Ошибки, допущенные в корреспонденции счетов и повторяемые в разных учетных регистрах, исправляются способом дополнительных проводок. Этот способ применяется при правильной корреспонденции счетов, если запись сделана в меньшей сумме. Способ «красное сторно» применяется для исправления неправильной корреспонденции счетов или записи большей, чем следовало суммы.

Исправительная проводка или сумма записывается в учетные регистры красными чернилами (или выделяется в виде квадрата). При подсчетах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляются, а вычитаются из итогов, т.е. красная запись полностью аннулирует запись обычными чернилами без выделения, правильно отображают проверенную операцию.

Пример исправления «красное сторно» показан в лекции №10 «Учет МПЗ».

Пример исправления способом дополнительных проводок.

Пример:

Отпущены в производство материалы на сумму 5500 руб. В системе счетов эта операция отражена следующей записью.

Дт счета 20 Кт счета 10 5000 руб.

В результате дополнительных записей на сумму 500 руб. на счетах материалы и основное производство будет отражена правильная сумма.

Для наглядности эти операции отразим на счетах.

Дт сч. 10 Кт Дт сч.20 Кт

Сн = 40000 1. 5000 1. 5000

2. 500 2. 500

Обк=5500 Обд=5500

Пример:

В таблице 4.4 показан пример заполнения шахматной оборотной ведомости.

Таблица - 4.4 Шахматная оборотная ведомость по хозяйственным операциям, изложенным ниже

Кредит Дебет	Счет 60	Счет 70	Счет 51	Счет 66	и др.	Итого по дебету
и др.
Итого по кредиту

Хозяйственные операции:

1. поступили материалы от поставщиков на сумму 14000 руб.;

2. начислена зарплата основным рабочим – 21000 руб.;

3. поступили деньги в кассу с расчетного счета – 10000 руб.;

4. на расчетный счет поступил заем в 5000 руб.

5. погашен краткосрочный кредит с расчётного счёта

Дт 66 Кт 51;

Контрольные вопросы

1. Что понимается под учетным регистром?

2. Как группируют учетные регистры по содержанию?

3. Как группируют учетные регистры по внешнему виду?

4. Что понимается под формой бухгалтерского учета?

5. Какие формы бухгалтерского учета используются на практике в настоящее время?

6. Что представляет собой структура бухгалтерии?

7. Перечислите виды первичных бухгалтерских документов?

8. Что понимается под реквизитом документов?

9. Какие существуют способы исправления ошибок?

10. Дайте определение и содержание оборотной ведомости.

11. Как проверяется правильность записей в оборотной ведомости по синтетическим счетам.

12.Дайте определение и содержание шахматной оборотной ведомости.

13.Для чего предназначена систематическая и хронологическая регистрация хозяйственных операций?

14. Назовите преимущества журнально-ордерной формы учета.

15.Раскройте понятие документооборота