Классификация бухгалтерских документов
Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать.
Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:
- по назначению;
- по содержанию хозяйственных операций;
- по порядку составления;
- по способу отражения;
- по числу учитываемых операций;
- по месту составления;
- по способу заполнения;
- по основанию носителя.
По назначению:
- распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются. Например, приказы, платежное поручение банку на перечисление налогов и т.д.
- исполнительные (оправдательные) документыподтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций. Например, счета, подтверждающие произведенные расходы, акты приемки-передачи основных средств и т.д.
- документы бухгалтерского оформлениясоставляются работниками бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, разные виды справок и расчетов, составленных бухгалтерией, и т.д.
- комбинированные документыодновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи; приходно-кассовый ордер.
По содержанию хозяйственных операций:
- материальные документыотражают движение товарно-материальных ценностей.
- расчетные документыпо оформлению расчетных взаимоотношений с партнерами по возникшим обстоятельствам.
- денежные документыпо оформлению операций с наличными и безналичными денежными средствами.
По порядку составления:
- первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, платежные требования, акты на списание основных средств и т.д.
- сводные документыоформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетными лицами, а также описание производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета.
По способу отражения:
- разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или несколько одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости и т.д.
- накопительные документы составляются в течение определенного периода для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов, является их сводкой, а накопительный представляет собой первичный документ, составленный постепенно путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т.д.
По числу учитываемых операций:
- односторонние документысодержат одну учетную позицию.
- многосторонниесодержат две и более учетных позиций.
По месту составления:
- внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т.д.
- внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.
По способу заполнения:
- документы, составленные ручным путем, заполняются вручную.
- документы, выполняемые с помощью вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.
По основанию носителя:бумажный и машинный.
Нормативное регулирование бухгалтерского учета:
1 уровень.Законы РФ и указы Президента РФ (налоговый кодекс; ФЗ №402; положение по введению бухгалтерского учета «бухгалтерской отчетности ‘98»).
2 уровень.Система национальных бухгалтерских стандартов – положений по бухгалтерскому учету (24 стандарта).
3 уровень.Методические указания с учетом отраслевой специфики + план счетов бухгалтерского учета.
4 уровень.Внутренние рабочие документы предприятия (распорядительные документы).
Учетная политика предприятия –приказ, распоряжения руководителя, разрабатывается для целей бухгалтерского учета, налогового учета.