Учет и отчетность средств на оплату труда

Хозяйственная деятельность любой организации или учреждения сопровождается значительным количеством операций, подавляющее большинство которых должны быть отражены в системе бухгалтерского учета. Такие операции носят название трансакций. Отметим, что трансакции вносят изменение в обе части балансового уравнения - как в активную, так и в пассивную. Однако простого отображения указанного события относительно активов и пассивов недостаточно, поскольку для полноценного управления, планирования, оценки и контроля деятельности нужна более детализированная информация в разрезе структуры хозяйственных средств и источников их возникновения. [23; С.116] Средством классификации этой структуры относительно бухгалтерского учета является бухгалтерский счет. Значительное количество и разнообразие трансакций, осуществляемое в процессе хозяйствования учреждений или организаций, требует достаточно значительного количества бухгалтерских счетов, которые, в свою очередь, – для оптимизации учетного процесса - должны быть систематизированы в виде какой-либо схемы или формы. Воплощением такого упорядочения и является план счетов, представляющий собой классификацию номенклатуры бухгалтерских счетов.

Для упрощения процесса бухгалтерского учета, быстрого и качественного обобщения информации на макроуровне (относительно состояния активов и пассивов микроуровня) разработан единый план счетов.

В настоящее время существует несколько планов, как правило, по отраслевым признакам.

Фактически действуют четыре межотраслевых плана счетов, в том числе план счетов бюджетного учета, утвержденный Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 06.12.2010г. N 162н «Об утверждении плана счетов бюджетного учета и инструкции по его применению». [15; С.16]

Выше указанным Приказом принято, что учреждения, финансовые органы, органы, осуществляющие кассовое обслуживание, при ведении бюджетного учета руководствуются Единым планом счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкцией по его применению, утвержденных Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010 N 157н.

Инструкция устанавливает единый порядок ведения бухгалтерского учета в органах государственной власти, органах управления государственных внебюджетных фондов, органах управления территориальных государственных внебюджетных фондов, органах местного самоуправления, бюджетных учреждениях (далее – бюджетный учет).

Бюджетный учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении о состоянии финансовых и нефинансовых активов и обязательств Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований (органов государственной власти, органов управления государственных внебюджетных фондов, органов местного самоуправления и созданных ими бюджетных учреждениях) и операциях приводящих к изменению вышеуказанных активов и обязательств.

Бюджетный учет осуществляется в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете», бюджетным законодательством, иными нормативными актами Российской Федерации и Инструкцией по бюджетному учету [5;].

Государственная учетная политика реализуется через план счетов бюджетного учета, порядок отражения операций по исполнению бюджетов бюджетной системы Российской Федерации на счетах бюджетного учета, порядок отражения органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнение бюджетов, операций по кассовому обслуживанию исполнения бюджетов на счетах бюджетного учета и корреспонденцию счетов бюджетного учета [15; С.11]

Отражение операций при ведении бюджетного учета с учреждениями осуществляется в соответствии с Планом счетов бюджетного учета, установленным Инструкцией.

Номер счетов бюджетного учета состоит из двадцати шести разрядов
и имеет следующую структуру:

- 1 – 17 разряд – аналитический код по классификационному признаку поступлений и выбытий;

- 18 разряд – код вида финансового обеспечения (деятельности);

- 19 – 23 разряды – синтетический код счета Единого иного плана счетов;

- 24 – 26 разряд – аналитический код вида поступлений, выбытий объекта учета. В 24–26 разрядах отражаются коды классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ).

При формировании, построен на общих принципах, то есть, определена группировка — признаки (разделы) и двухуровневая их классификация (счета и субсчеты).

Экономическая классификация расходов бюджета служит основой учета расходов бюджетных учреждений, поскольку все проведенные расходы учитываются в разрезе ее статей. Кроме того, отчетность бюджетных учреждений построена по принципу группировки расходов как раз по статьям экономической классификации расходов бюджета.

В соответствии с положениями главы 4 и статьи 168 Бюджетного кодекса Российской Федерации и статьи 33 Федерального закона от 08.05.2010 г. № 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений» в целях единства бюджетной политики, своевременного составления и исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации приказом Минфина Российской Федерации от 21.12.2011г. № 180н утверждены Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации.

Указания устанавливают правила применения бюджетной классификации участниками бюджетного процесса на всех уровнях бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, а также правила применения классификации операций сектора государственного управления государственными (муниципальными) бюджетными учреждениями.

Бухгалтерский учет как система обеспечения жизнеспособности любой хозяйственной единицы выполняет ряд важных функций, что (в целом) является общим для всех видов учета. К основным функциям бухгалтерского учета относят информационную, управленческую, контрольную [27; С.156].

Информационная функция бухгалтерского учета, состоящая из накопления, группирования, переработки и предоставления информации, является главной среди вышеупомянутых функций и выполняет относительно их роль первоисточника. Это объясняется тем, что именно предоставление учетной информации является первым подготовительным этапом процесса управления, регулирования, планирования и контроля.

Управленческая функция учета состоит в обеспечении объектов управления различных уровней информацией, необходимой для планирования, регулирования, оценки (анализа) и других составляющих процесса управления.

Функция контроля связана с постоянным сплошным контролем, осуществляемым на всех стадиях проведения хозяйственных операций: предварительный – к моменту выполнения операции, текущий – на этапе выполнения операции и окончательный — после выполнения операции.

Указанные функции детализируются в виде соответствующих задач. Следует отметить, что на этапе конкретизации функций учета происходит еще и дифференциация задач относительно видов учета.

К таким задачам следует отнести:

- формирование полной и достоверной информации относительно хозяйственной деятельности бюджетных организаций (их финансового и имущественного состояния) на основе нормативно-правовой базы;

- своевременное обеспечение необходимой информацией внутренних (аппарат управления учреждений, руководители структурных подразделений) и внешних (отраслевые министерства и ведомства, органы государственного казначейства, налоговые органы, потребители услуг) пользователей в достаточном объеме, любая безосновательная задержка в предоставлении информации приводит к потере значимости такой информации;

- контроль соблюдения финансовой дисциплины, строгого режима экономии, эффективного использования и сохранения денежных средств и материальных ценностей.

При кассовом методе учета расходов, расходы учитываются в том отчетном периоде, в котором были получены доходы, с которыми эти расходы связаны.

Государственные органы управления расходует бюджетные средства по целевому назначению в соответствии с действующим законодательством по предусмотренным сметой доходов и расходов, строго соблюдая финансово-бюджетную дисциплину и обеспечивая экономию материальных ценностей и денежных средств.

Бухгалтерский учет осуществляется финансово-экономическими управлениями и отделами, они обеспечивают обработку документов, рациональное ведение бухгалтерских записей в учетных регистрах и на их основе – составление отчетности. Своевременное получение учетной информации о деятельности органов управления позволяет руководителям оперативно воздействовать на ход работы ведомств и принимать соответствующие меры для повышения экономических показателей работы их.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета, в соответствии с пунктом 1 статьи 6 Закона от 06.12.2011 г № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», несет руководитель.

Руководитель обязан:

- создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, утвердив в приказе об учетной политике: формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, порядок проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества и обязательств, правила документооборота и технологию обработки учетной информации, порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета;

- обеспечить неукоснительное выполнение требований начальника отдела финансирования и бухучета по всем вопросам оформления и предоставления для учета документов и сведений.

Для организации бухгалтерского учета в ведомствах разрабатываются:

- положение о бухгалтерской службе – нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы отдела бухгалтерского учета и отчетности;

- должностные инструкции для работников отдела финансирования и бухгалтерской отчетности, определяющие организационно-правовое положение работника, четко разграничивая обязанности и права между сотрудниками и исключая дублирование функций;

- график документооборота и технология обработки бухгалтерской информации;

- порядок текущего хранения документов;

- порядок мероприятий по подготовке дел для длительного хранения;

- учетная политика управления.

Учетная политика управления – это совокупность применяемых им способов ведения бухгалтерского учета. Учетная политика предполагает вести учет по мемориально-ордерной форме учета. В части оплаты труда, органы государственного управления руководствуются принятыми положением по оплате труда работников, разработанных в соответствии с Постановлением Законодательного Собрания Челябинской области «Об оплате труда лиц, замещающих государственные должности Челябинской области и государственные должности государственной гражданской службы Челябинской области».

Учет бюджетных учреждений как составляющая отечественной учетной системы представляет собой достаточно многогранную, многоуровневую и динамическую ее составляющую. Широкий круг учетных операций и процедур, трудоемкость которых увеличивается, требуют более рациональной формы организации учетного процесса, а именно – автоматизации бухгалтерского учета бюджетных учреждений. Выделение этого вопроса из ряда проблем не является искусственным.

При автоматизации бухгалтерского учета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер, важно, чтобы это увеличило эффективность работы бухгалтерии и улучшило контроль над финансово-хозяйственной деятельностью управления, что в свою очередь увеличит эффективность работы учреждений.

Поставленные проблемы определяют следующее направление совершенствования бухгалтерского учета управления – полную компьютеризацию бухгалтерского труда учетных работников управления. При этом следует подчеркнуть, что очень важным условием рационализации этого процесса является тесное сотрудничество работников отдела финансирования и бухгалтерского учета и программистов.

Учетные работы в управлениях осуществляются механизированным способом при помощи специализированных бухгалтерских программ («1С: Бухгалтерия» и другие).

«1С: Бухгалтерия» – наиболее распространенная в России система автоматизации бухгалтерского учета.

Программа является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам.

Таким образом, все записи бухгалтерского учета регистрируются в хронологическом порядке, проверяются на соответствие корреспонденции счетов бухгалтерского учета, автоматически разносятся по журналам операций и в главную книгу. Также с помощью программы формируются бухгалтерские и налоговые отчеты.

Бюджетные счета несут в себе информацию об администраторе доходов-расходов (главном распорядителе бюджетных средств), ведомственной, функциональной классификации расходов бюджетов, классификации источников финансирования дефицита бюджета, о принадлежности к виду финансирования (за счет бюджетных средств или за счет предпринимательской деятельности), о виде операции (начисление доходов или расходов по видам). Таким образом, бюджетные счета довольно прозрачно показывают картину хозяйственной деятельности бюджетного учреждения.

Учет и отчетность средств на оплату труда являются одним из наиболее существенных направлений учетного процесса.

К его задачам стоит отнести:

- контроль соблюдения штатной дисциплины и рационального использования рабочего времени;

- правильное исчисление затрат рабочего времени и учет труда;

- исчисление заработной платы и удержаний из нее;

- осуществление своевременных и достоверных расчетов по заработной плате;

- контроль использования фонда заработной платы и отчислений от фонда оплаты труда;

- своевременное и правильное отнесение на расходы управления по смете сумм начисленной заработной платы и отчислений от фонда оплаты труда во внебюджетные фонды (Пенсионный фонд, Фонд социального страхования, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования);

- сбор и группировка показателей по заработной плате для оперативного руководства и составления необходимой отчетности, а также расчетов с органами социального страхования, пенсионным фондом, фондом медицинского страхования.

Личный состав работающих определен структурой штатных работников управлений.

Численность работающих в управлениях определена штатным расписанием. Списочная численность работающих в управлении – это общее количество работающих, перечисленное в списках на получение заработной платы.

Оперативный учет личного состава возложен на отдел кадров, который оформляет прием, переведение и увольнение работающих на основе различного рода документов, а именно: заявления работника, приказов о приеме на работу, о предоставлении отпуска, прекращении трудового договора.

В органах управления установлен трудовой режим, который включает распорядок дня, регламентацию труда относительно исходных и рабочих дней и пр.

Контроль соблюдения распорядка трудового дня осуществляется с помощью табельного учета и формализуется в виде табеля учета использования рабочего времени. Табель – это именной список работников управления в разрезе соответствующих структурных управлений. В нем фиксируются: табельный номер работника, его фамилия, имя и отчество, количество отработанных часов и дней.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, а также Инструкция по их заполнению утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 № 1 [13;]

При этом унифицированные формы по учету кадров предназначены для применения юридическими лицами всех форм собственности, а унифицированные формы по учету использования рабочего времени распространены на юридические лица всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

Важна не только правильность осуществления самих расчетов по оплате труда работников, но и точность оформления документов, служащих основанием для таких расчетов. Первичные учетные документы должны быть составлены в установленной форме и содержать все необходимые реквизиты.

Органы управления используют формы, которые применяются при механизированном способе начисления заработной платы и ведению бухгалтерского учета по управлению в целом.

Документами для начисления заработной платы являются: приказ руководителя учреждения о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденными штатами и ставками заработной платы, табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы ф. 0504421, расчетно-платежная ведомость – ф. 0504401, платежная ведомость – ф. 0504403 и записка – расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, уволенным и др. случаях – ф. 0504425.

Заполненный табель, приказы на прием, увольнение, предоставление отпусков и другие документы, оформленные соответствующими подписями, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для начисления заработной платы.

В соответствии с действующим законодательством заработная плата выписывается не реже чем каждые полмесяца.

Авансовый порядок выплаты определен коллективным трудовым договором.

Для расчета заработной платы используются расчетные ведомости, они формируются по подразделениям, то есть по отделам, а также лицевые счета работников.

В расчетной ведомости производятся все расчеты заработной платы, а платежная ведомость используется для выплаты заработной платы. Аванс за первую половину месяца также выдается по платежным ведомостям.

На основании расчетных ведомостей составляется журнал операций №6. К журналу прикладываются все документы, послужившие основанием для начисления заработной платы (табели использования рабочего времени, копии приказов о зачислении, увольнении и другие).

Лицевой счет, с приложенными к нему расчетными листками, является единственной формой, в которой наиболее полно отражается вся информация о начисленных и удержанных суммах, пособиях по временной нетрудоспособности, льготах по налогу на доходы. На основании лицевого счета каждого работника можно составить расчетную или расчетно-платежную ведомость.

Именно на основании этих документов осуществляется выборка данных для справки о заработной плате для начисления пенсии и готовится справка в фонд занятости для назначения пособия по безработице. Лицевые счета хранятся 75 лет и часто служат единственным основанием для выдачи архивных справок о полученной ранее работниками заработной плате.

При заполнении лицевого счета в него, прежде всего, заносятся персональные данные о работнике из приказа о приеме на работу и личной карточки: фамилия, имя, отчество работника, его ИНН, номер страхового пенсионного свидетельства, количество детей, дата приема на работу и др.

По завершении календарного года лицевые счета подписываются бухгалтером и открываются лицевые счета на следующий год.

Синтетический учет расчетов с работниками управления, состоящими и не состоящими в списочном составе по всем видам заработной платы, премиям, пособиям по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка, по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет, а также по другим видам начисленного дохода осуществляется на счете 0030211000 (730 –увеличение кредиторской задолженности, 830 – уменьшение кредиторской задолженности) «Расчеты по оплате труда» в журнале операций № 6

Начисление заработной платы и пособий производится один раз в месяц и отражается в учете в последний день месяца, осуществляется на счете 0030213000 (730, 830).

В соответствии с коллективным договором, срок выдачи заработной платы в основном органах управления установлен за вторую половину месяца – 1 числа, за первую половину месяца – 16 числа каждого месяца.

Сотрудники получают заработную плату в кассе или перечислением на персональные зарплатные счета работников.

Для выдачи заработной платы из кассы установлены жесткие сроки – 3 дня с момента получения наличных средств в учреждении банка, включая день получения их в банке. По истечении этого срока, специалист (кассир) составляет реестр не выданной заработной платы. Суммы, не выплаченные в срок по истечении трех дней, сдают в банк для зачисления на счет.

Депонирование сумм заработной платы – это, в сущности, принятие обязательства органами управления на временное хранение средств, которые фактически принадлежат работнику. Поскольку указанная операция связана с перенесением сроков выплаты заработной платы на некоторое время, она, безусловно, является составляющей номенклатуры объектов учета расчетов по заработной плате. Если срок исковой давности истек, депонированные суммы вносятся в бюджет. Аналитический учет депонированных сумм ведется в книге ф.441 в разрезе каждого депонента, которая заполняется по данным реестра депонированной заработной платы по счету 00304002000 (730, 830) – «Расчеты с депонентами».

Удержания из заработной платы – это суммы, удерживаемые из начисленной заработной платы, согласно нормативных или иных установленных законом документов.

Удержание страховых взносов и удержание по исполнительным документам относятся к обязательным удержаниям и производятся в первую очередь. Порядок расчета удержаний из заработной платы регулируется нормативными актами счет 0030403000(730, 830) – «Расчеты по удержанию из выплат по оплате труда».

Налогообложение выплат работнику налогом на доходы физических лиц производится в порядке, предусмотренном гл.23 Налогового Кодекса РФ.Организация самостоятельно удерживает все предусмотренные законодательством налоги и страховые взносы с заработной платы работников до момента представления в банк документов на зачисление денежных средств на карт-счета и несет ответственность за налогообложение сумм выплат, зачисляемых на карточные счета работников.

В соответствии с п. 1 ст. 226 Налогового кодекса РФ все организации, от которых или в результате отношений с которыми физические лица получают доходы, обязаны исчислить, удержать со своих сотрудников и уплатить в бюджет налог на доходы физических лиц по ставке 13%. Сумма налога удерживается организацией – налоговым агентом непосредственно из доходов работника-налогоплательщика при их фактической выплате.

Согласно п. 6 ст. 226 Налогового кодекса РФ при перечислении заработной платы со счетов организации в банке на счета работников налог на доходы физических лиц уплачивается в бюджет не позднее дня фактического перечисления дохода, поэтому одновременно с платежным поручением на перечисление заработной платы на карточные счета организация должна представить в банк платежное поручение на уплату в бюджет этого налога.

Органы государственного управления (налоговый агент) ведут учет доходов, полученных от него физическими лицами в налоговых карточках, по форме 1-НДФЛ, которая установлена Министерством Российской Федерации по налогам и сборам.

Аналитический учет расчетов по налогу на доходы физических лиц ведется на карточках учета средств и расчетов ф.0504051(карточка учета средств и расчетов) Расчеты с ИФНС по этому налогу учитываются на счете 00303000 «Расчеты по платежам в бюджеты».

Органы управление представляют в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц и суммах начисленных и удержанных налогов ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом. Указанные сведения представляются на магнитных носителях.

Учет расчетов по заработной плате включает не только процедуры начисления и выплаты заработной платы, но и определение объема и перечисления удержаний с заработной платы в соответствующие учреждения, организации и пр. Еще одной составляющей учетного процесса по данному направлению является осуществление начислений на заработную плату, что в дальнейшем выступают в виде платежей юридических лиц, размер которых устанавливается на основании соответствующих процентных ставок к общей сумме заработной платы, то есть в тесной связи с фондом оплаты труда находятся налоги, начисляемые на фонд оплаты труда, в виде страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации на обязательное пенсионное страхование, Фонд социального страхования Российской Федерации на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования на обязательное медицинское страхование.

В соответствии со ст.58.2 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» общий тариф страховых взносов установлен в размере 30%, в том числе:

22 % уплачивается в Пенсионный фонд РФ, согласно статьи 33.1 Федерального закона от 15.12.2001 г. № 167-ФЗ предусмотрено следующее распределение взносов: в отношении работников 1966 года рождения и старше вся сумма перечисляется на финансирование страховой части трудовой пенсии (из них 6% – солидарная часть, 16% – индивидуальная часть); в отношении работников 1967 года рождения и младше 16% перечисляется на финансирование страховой части (из них 6 % - солидарная часть, 10% – индивидуальная часть), 6% – на финансирование накопительной части (индивидуальная часть тарифа);

2,9 % уплачивается в Фонд социального страхования РФ;

5,1 % в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования. [4;]

В течение отчетного периода (отчетным периодом по страховым взносам является квартал, полугодие и 9 месяцев календарного года) по итогам каждого календарного месяца производится исчисление ежемесячных авансовых платежей по страховым взносам исходя из величины выплат и иных вознаграждений, начисленных с начала года до окончания соответствующего календарного месяца, и ставки страхового взноса отдельно по каждому работнику, в пользу которого осуществлялись выплаты.

Аналитический учет расчетов по страховым взносам в разрезе фондов – Фондом социального страхования, Фондом медицинского страхования, Пенсионным фондом ведется на карточках ф.0512026 в разрезе показателей отчета по страховым взносам [23; С.69]

В современных условиях под расчетом заработной платы подразумевается и расчет заработной платы, и расчет налога на доходы физических лиц, и расчет единого социального налога по каждому сотруднику, ведение налоговых карточек по НДФЛ по каждому сотруднику. Их формирование и заполнение является рутинной и довольно трудоемкой работой. Поэтому у предприятий возникает естественное желание автоматизировать данный участок работы, используя средства вычислительной техники и вспомогательное программное обеспечение. Одним из способов автоматизации является применение специализированных программ расчета заработной платы.

Для рациональной организации любого учетного процесса нужна высокая квалификация учетных работников, которая состоит из полученных в различных высших учебных заведениях знаний и практических навыков, приобретенных в процессе трудовой деятельности. Следует отметить, что знания, приобретенные будущим специалистом по окончанию соответствующего учебного заведения, являются фундаментом его дальнейшего самосовершенствования как специалиста.

Следовательно, одним из направлений совершенствования учета бюджетных учреждений является повышение качества подготовки студентов по различным степеням подготовки (магистры, специалисты).

Установление в управлениях срока выдачи заработной платы 1 числа может привести к искажению отчетности и нецелевому использованию бюджетных средств. Срок представления заявки на финансирование по заработной плате в финансовое управление – не менее, чем за три дня до получения денежной наличности в кассу, то есть 26 числа текущего месяца заработная плата и отчисления от фонда оплаты труда должны быть полностью начислены. Кроме того, фактические расходы по заработной плате и отчислениям от фонда оплаты труда (210-подстатьи 211,213) во временном измерении опережают кассовые, то есть начисление заработной платы, а также страховых взносов происходит ранее, чем осуществляются платежи и получаются деньги в кассу на указанные выплаты. Еще одним направлением совершенствования учета является переход на международные стандарты.

ГЛАВА 3. Государственный финансовый контроль за деятельностью бюджетных учреждений