Документооборот при организации питания

Схема документооборота представлена на рис. 7. Прямоугольниками на схеме обозначены первичные документы, эллипсами – места хранения. Первичные документы используются двух типов.

Во-первых, это три вида накладных. Приходные от поставщиков продуктов, внутреннего перемещения, на списание продуктов в производство. Во-вторых, это документы, на основании которых происходит перемещение и расходование. Это плановое двухнедельное меню и меню-раскладка.

Точнее, перемещение и расходование производятся на основании меню-раскладки, которое, в свою очередь, может быть сформировано из планового меню в автоматическом режиме. Однако оно может формироваться и без использования планового меню, но с применением заготовленных и взятых из справочника технологических карт.

Реально, чаще всего, с использованием планового меню в автоматическом режиме формируется заготовка меню-раскладки, которая затем подвергается более или менее существенной переработке.

Рис.7

Несколько особняком стоит шестой документ – технологические карты на приготовление блюд. С одной стороны, набор технологических карт поставляется вместе с программой и может не меняться. Он подготовлен с использованием нескольких справочников, рекомендованных к применению. В этом смысле технологические карты могут быть отнесены к нормативно-справочной информации. С другой стороны, в конкретном предприятии вполне может использоваться блюдо собственного изобретения, или взятое из каких-то иных справочников. Оно должно удовлетворять требованиям, обязательным для детского питания. Обсуждение особенностей этих требований выходит за рамки настоящих рекомендаций. На такое блюдо составляется своя технологическая карта, которая может быть распечатана и утверждена руководителем предприятия. При проверке она должна быть представлена контролирующим инстанциям.

Исходными в схеме, представленной на рис.7, являются два первичных документа. Это накладные от поставщиков, и плановое меню.

Накладные от поставщиков заносятся в компьютерную систему без изменений.

Составление планового меню на две недели требует высокой квалификации и опыта. Практика показывает, что обеспечить соответствие его нормам по калорийности, содержанию микроэлементов и витаминов, достаточно непросто. По ряду продуктов имеются и натуральные нормы потребления. Если расчеты калорийности еще и выполнялись как-то вручную, то во многих детских учреждениях оценка микроэлементов и витаминов начала делаться только с внедрением системы БЭСТ-5.Питание. Это же касается и натуральных норм среднесуточного набора продуктов.

Обычно составление планового меню делается методом «последовательных приближений», когда сначала формируется первый вариант меню и рассчитывается с определением отклонений от норм. Затем меню корректируется в направлении сведения этих отклонений к нулю.

Плановое двухнедельное меню может использоваться в течение всего сезона. Но обычно стараются учесть, например, сезонные колебания цен, когда те или иные полезные продукты можно включить в меню, и уложиться при этом в финансовые возможности предприятия.

На основании планового меню формируется меню-раскладка на каждый прием пищи. В нем уже указывается не плановое, а фактическое количество питающихся. Кроме того, при отсутствии необходимых продуктов могут производиться замены на аналогичный продукт. Допустимые для этих целей продукты могут быть внесены в программу.

При этом, однако, следует обеспечивать общую сбалансированность питания в пределах двухнедельного (десятидневного) меню. Иными словами, меню-раскладка формируется в полуавтоматическом режиме.

Так же в полуавтоматическом режиме формируется накладная на перемещение продуктов со склада в столовую. «Заготовка» этой накладной делается автоматически, на то количество продуктов, которое потребуется. Но, с учетом фасовки продуктов, или иных соображений, можно затребовать продукты и с некоторым запасом.

Накладная (акт) на списание в производство также формируется автоматически на основании меню-раскладки. После формирования этой накладной всегда можно распечатать количество продуктов, еще не израсходованных поваром, но находящихся на кухне, и оценить обоснованность этих остатков.

Последний этап документооборота – получение достаточно многочисленных отчетных документов по питанию организованных коллективов. Состав и формы этих документов, как и вообще все формы отчетных документов в России, претерпевают непрерывные изменения. Разработчики БЭСТ-5.Питание постоянно отслеживают эти изменения и вносят их в программу.

Для получения этих изменений программу на своем компьютере следует периодически, обычно 2-3 раза в год, обновлять. Этот процесс делается автоматически при запуске так называемого пакета обновлений, который можно скачать самостоятельно с сайта разработчика или получить от обслуживающей организации. Эти обновления свободно устанавливаются в течение гарантийного срока, который составляет 12 месяцев со дня покупки программы. По истечении этого срока возможность получать обновления можно продлить на 6 или 12 мес. за плату.