Документооборот, значение правильной его организации

В течение месяца в бухгалтерию стекаются разнообразные и многочисленные документы, которые составляются различными работниками данного предприятия и других предприятий и организаций, физическими лицами.

Все документы, служащие основанием для бухгалтерского учета, должны представляться в бухгалтерию в порядке и в сроки, предусмотренные графиком, который разрабатывается главным бухгалтером предприятия и является одним из элементов учетной политики, разрабатываемой на отчетный год и утверждаемой приказом руководителя.

График необходим для правильной организации и планирования учетного процесса.

Он представляет собой перечень исполнителей, сроков поступления документов в бухгалтерию от оперативных работников, сроков обработки и прохождения документов внутри учетного аппарата и завершения всех работ за отчетный период, вплоть до составления бухгалтерского баланса и отчетности.

График утверждается и вводится в действие приказом руководителя с тем, чтобы был безоговорочно обязательным для всех работников связанных с документацией и учетом.

Все документы поступают в бухгалтерию, где после проверки принимаются к учету, а затем поступают в архив для хранения в течение определенного времени.

Документооборот – это путь, совершаемый документом от момента его составления до сдачи в архив.

Бухгалтер на основании документов делает записи по счетам аналитического и синтетического учета. Затем однородные документы складываются в папки, где хранятся определенное время. В папках документы располагаются последовательно, по датам поступления. Затем документы переплетаются в так называемые "Дела". На обложке папки и корешке "Дела" пишут название содержащихся документов, с какого по какой порядковый номер велись и какой период времени охватывают. Например: "Касса", с января 200…г. по июнь 200…г., с №1 до №195.

Хранение документов в течении нескольких лет необходимо, так как могут потребоваться различные справки, уточнения и т.п.

Основные требования к архиву:

а) обеспечение сохранности документов;

б) удобство пользования ими;

в) быстрота нахождения необходимого документа.

Архивы различают текущие и постоянные.

Текущие архивы обеспечивают хранение документов в течение одного года в шкафах бухгалтерии.

Постоянные архивы обеспечивают хранение документации бухгалтерии и других отделов предприятия за прошлые годы.

Организации обязаны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Ответственность за организацию хранения учетных документов и отчетности несет руководитель организации.

По истечение установленных сроков, документы, имеющие особо важное значение, сдают в Государственные (районные, городские) архивы, а остальные сдают в макулатуру на переработку.

Передачу в Государственный архив и в макулатуру оформляют актом совместно с представителем Государственного архива и делают соответствующие отметки в архивной книге.

Задача организации документооборота – ускорение движения документов на всех стадиях их продвижения.

Поток документов должен идти равномерно и непрерывно.

Сокращению срока документооборота способствуют:

· применение различных технических средств;

· унификация первичных документов;

· замена бумажных документов машинными носителями информации;

· повышение материальной и моральной ответственности работников предприятия за своевременное оформление и сдачу документов

Инвентаризация.