Документооборот в торговой организации
Торговые организации традиционно относятся к субъектам хозяйственной деятельности с большим документооборотом, поэтому на успешное ведение бизнеса в торговле, помимо всего прочего, большое влияние оказывает грамотно выстроенная система документооборота в компании. Ведь правильное и полное документальное оформление хозяйственных операций имеет важное практическое значение не только для целей бухгалтерского и налогового учета, но и для внутреннего контроля над издержками торговой фирмы, а следовательно, и для своевременного принятия необходимых управленческих решений.
В общепринятом значении под документооборотом торговой фирмы понимается движение документов в организации с момента их создания или получения от других субъектов гражданско-правовых отношений до завершения их исполнения и передачи в архив.
Как известно, основным нормативным документом, устанавливающим единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации, является Федеральный закон от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ).
В соответствии со статьей 4 Закона N 129-ФЗ все организации, в том числе и торговые фирмы обязаны вести бухгалтерский учет в порядке, установленном Законом N 129-ФЗ. Исключение составляют только торговые компании, применяющие упрощенную систему налогообложения, на которых требование о ведении бухгалтерского учета в полном объеме не распространяется. Такие торговые организации ведут бухгалтерский учет только в части объектов основных средств и нематериальных активов (пункт 3 статьи 4 Закона N 129-ФЗ).
Статьей 6 Закона N 129-ФЗ определено, что ответственность за организацию бухгалтерского учета в торговой организации возложена на руководителя, который своим приказом утверждает и учетную политику, применяемую организацией в целях бухгалтерского учета. Учетная политика разрабатывается торговой фирмой самостоятельно исходя из своей структуры и иных особенностей деятельности.
Напоминаем, что с 1 января 2009 года при разработке учетной политики торговые фирмы, как и все остальные организации, обязаны руководствоваться Положением по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/2008)", утвержденным Приказом Минфина РФ от 06.10. 2008 года N 106н. Обращаем ваше внимание на то, что теперь формированием учетной политики помимо главного бухгалтера фирмы вправе заниматься и иное лицо, на которое в соответствии с законодательством РФ возложено ведение бухгалтерского учета фирмы. Утверждение учетной политики компании, как и прежде, осуществляет ее руководитель.
Одновременно (пункт 3 статьи 6 Закона N 129-ФЗ) с учетной политикой утверждаются формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, используемой в организации, правила документооборота и технология обработки учетной информации.
Таким образом, можно отметить, что требование об организации документооборота в компании вытекает из норм бухгалтерского законодательства.
Напомним, что статья 9 Закона N 129-ФЗ определяет, что все хозяйственные операции, осуществляемые торговой организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых, собственно, и ведется бухгалтерский учет.
Причем Закон N 129-ФЗ допускает фактически использование двух видов первичных бухгалтерских документов:
составленных по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации;
самостоятельно разработанных форм (в случае отсутствия унифицированной формы), правда, при условии, что в самостоятельно разработанной форме документа содержатся все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона N 129-ФЗ.
Напоминаем, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций, которые в обязательном порядке используются торговыми организациями, утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года N 132.
В отношении второго вида "первички", применительно к торговой деятельности не существует, например, унифицированной формы акта о выявлении некачественного товара, после того как он принят на склад торговой организации, или уведомления контрагента о зачете взаимных требований, который, кстати сказать, довольно широко применяется в торговой деятельности. Такие документы торговая компания должна разработать самостоятельно и закрепить их использование в приложении к учетной политике.
Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером должен утвердить перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Следует напомнить, что документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
Составляются первичные учетные документы непосредственно в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно после ее окончания. За своевременное и качественное оформление "первички", передачу документов в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете организации, а также за достоверность сведений, содержащихся в них, отвечают лица, составившие и подписавшие эти документы.
При закреплении форм первичных бухгалтерских документов, используемых торговой фирмой, следует зафиксировать и порядок внесения в них исправлений, ведь от ошибок не застрахован никто. Бухгалтерское законодательство запрещает вносить исправления только в кассовые и банковские документы, в остальные учетные документы исправления могут вноситься, но только по согласованию со всеми участниками хозяйственной операции, что должно быть подтверждено личными подписями тех лиц, которые подписали эти документы первоначально.
В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Приведем примеры документальной обоснованности типичных расходов торговой организации, со ссылками на соответствующие письма контролирующих органов.
Документом, служащим основанием для начисления лицензионного вознаграждения, будет являться зарегистрированный в установленном порядке договор, без регистрации указанные договоры считаются недействительными. Письмо Минфина Российской Федерации от 3 октября 2006 года N 03-03-04/1/683.
Так как пунктом 2 Приказа Минтранса Российской Федерации от 8 ноября 2006 года N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" установлено, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции должна быть оформлена на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете и багажной квитанции или дополнительно к маршрут/квитанции, оформленной не на бланке строгой отчетности, должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности или оформленный посредством контрольно-кассовой техники чек При приобретении работником электронного билета для поездок в командировки на территории Российской Федерации и за рубеж документами, подтверждающими произведенные расходы, могут являться маршрут/квитанция, оформленная на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете, чек или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности. При наличии документов, подтверждающих направление сотрудника в командировку, проживание за границей и иных оправдательных документов, оформленных унифицированными формами первичной учетной документации и удостоверяющих факт пребывания работника в командировке, документами, подтверждающими произведенные расходы, могут быть распечатки электронного билета или посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку (в частности, фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата полета). Письма Минфина Российской Федерации от 7 сентября 2007 года N 03-03-06/1/649, от 27 августа 2007 года N 03-03-06/1/596, от 13 августа 2007 года N 03-01-10/6-239, от 17 июля 2007 года N 03-03-06/4/99.
В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ, если между двумя юридическими лицами (материнской и дочерней компаниями) заключен хозяйственный договор, в рамках которого материнская компания оказывает какие-либо услуги (в том числе управленческие) дочерней организации, то расходы по оплате таких услуг при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль могут быть учтены дочерней организацией на основании соответствующих статей главы 25 НК РФ, только на основании документов, отвечающих требованиям статьи 252 НК РФ. Письмо Минфина Российской Федерации от 8 августа 2007 года N 03-03-06/1/547. Следует иметь в виду что так как дочерняя и материнская компания являются самостоятельными юридическими лицами, то распоряжения не являются достаточным документальным подтверждением.
Согласно Постановлению Госкомстата Российской Федерации от 28 ноября 1997 года N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" товарно-транспортная накладная (форма N 1-Т) предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: первого - товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей, следовательно, в строке "плательщик" раздела 1 накладной указываются наименование, адрес, банковские реквизиты организации-покупателя; второго - транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей - заказчиков автотранспорта с организациями - владельцами автотранспорта, которые выполнили перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями - владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов, и если в соответствии с условиями договора поставки (купли-продажи) услуги по перевозке товаров оплачивает поставщик (продавец) товара, то в строке "заказчик" (плательщик)" раздела 2 товарно-транспортной накладной указываются наименование, адрес, номер телефона и банковские реквизиты организации-поставщика (продавца) товара. Письмо УФНС Российской Федерации по городу Москве от 5 июня 2007 года N 20-12/053449.
На основании Закона N 129-ФЗ среди обязательных реквизитов содержатся измерители хозяйственных операций в денежном выражении, при этом бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте Российской Федерации - в рублях. Первичный учетный документ должен быть составлен в валюте Российской Федерации. Заполнение документов в иностранной валюте будет являться нарушением требований законодательства Российской Федерации, и они перестают быть первичными документами. Аналогично, по всем унифицированным формам (например, N КС-2 "Акт о приемке выполненных работ" и N КС-3 "Справка о стоимости выполненных работ и затрат"), если в указанных формах документов содержатся измерители хозяйственной операции - рубли. Письма Минфина Российской Федерации от 17 июля 2007 года N 03-03-06/2/127, от 12 января 2007 года N 03-03-04/1/866, от 11 февраля 2003 года N 16-00-14/56 "О требованиях к составлению и оформлению первичных учетных документов".
Принимая во внимание, что документы, косвенно подтверждающие произведенные затраты, могут служить только дополнением к уже имеющимся первичным документам, расходы на закупку товаров и материалов не могут быть учтены в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, только на основании счета-фактуры, если накладные на передачу имущества поставщик не представил. Письмо Минфина Российской Федерации от 25 июня 2007 года N 03-03-06/1/392.
Кассовые чеки признаются для целей налогового учета первичными учетными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг). Письмо Минфина Российской Федерации от 3 апреля 2007 года N 03-03-06/1/209.
Учитывая, что на практике возникают ситуации, когда в результате хранения мастика кассового чека выцветает и отраженная на нем информация становится не видна, возможно подтверждение для целей налогообложения прибыли фактически осуществленных затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг) ксерокопиями чеков ККТ, заверенными подписью должностного лица и печатью организации с приложением оригинала чека. Письмо Минфина Российской Федерации от 3 апреля 2007 года N 03-03-06/1/209.
Если услуги по перевозке товара были оплачены поставщиком и подтверждены накладной и счетом-фактурой, в которых отдельной строкой указано "Услуги по перевозке", но у покупателя отсутствуют первичные документы, подтверждающие расходы на оплату услуг по перевозке товара, оснований для принятия их в налоговую базу покупателя не имеется. Письмо Минфина Российской Федерации от 27 февраля 2007 года N 03-03-06/1/135. Рекомендую, в рамках договора, если поставщик осуществляет перевозку не самостоятельно, а нанимает перевозчика, то перепредъявление расходов производить на основе посреднической квалификации указанной в договоре, аналогичной договору транспортной экспедиции.
Следующим шагом при разработке системы документооборота является разработка и утверждение форм, необходимых компании для внутренней бухгалтерской отчетности. Помимо стандартных форм бухгалтерской отчетности, рекомендуемых Минфином Российской Федерации к использованию, торговая компания может разработать свои формы, которые будут использоваться ею для определения результатов в сфере финансового или управленческого учета.
После этого следует разработать и утвердить график документооборота. Нужно сказать, что график документооборота организация разрабатывает самостоятельно, основываясь на Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Приказом Минфина СССР 29 июля 1983 года N 105 (далее - Положение N 105). Несмотря на свой "преклонный" возраст, этот документ до сих пор остается действующим. Как следует из пункта 5.2 Положения N 105, работа по составлению графика документооборота организуется главным бухгалтером торговой компании, а утверждается приказом руководителя. В дальнейшем контроль над соблюдением графика движения документов всеми исполнителями осуществляет главный бухгалтер. Так как от четкости и оперативности обработки учетных документов зависит финансовое благополучие торговой организации, то к разработке графика документооборота нужно подходить крайне ответственно. График движения документов должен предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, а также определять минимальный срок нахождения документа в соответствующем подразделении фирмы. Оформить график можно либо в виде схемы, либо в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением торговой компании, а также с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Пример графика документооборота приведен в Приложении к Положению N 105.
Каждый из сотрудников торговой организации - исполнитель графика документооборота должен быть с ним ознакомлен. Можно это сделать путем вручения каждому работнику выписки из графика документооборота, в которой перечислены все документы, относящиеся к сфере деятельности сотрудника, а также указано, в какое подразделение фирмы и в какие сроки он обязан представлять соответствующие документы. Помимо выписки соответствующие положения о документах могут быть включены и в должностные инструкции работников.
Принятые к учету первичные документы проверяются и систематизируются, затем их данные отражаются в регистрах бухгалтерского учета (статья 10 Закона N 129-ФЗ).
Завершающим этапом документооборота является хранение документов. Как следует из статьи 17 Закона N 129-ФЗ, минимальный срок хранения первичных бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности составляет 5 лет.
Сроки хранения конкретных бухгалтерских документов, которыми должна руководствоваться торговая компания, установлены разделом 4.1 "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года (далее - Перечень).
Так, например, в соответствии с пунктом 150 указанного Перечня первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей при условии завершения проверки, хранятся пять лет, а в случае возникновения разногласий - сохраняются до вынесения окончательного решения.
При этом следует иметь в виду что пунктом 2.9 Указаний по применению Перечня установлено, что исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения документов, законченных делопроизводством в 2007 году начинается с 1 января 2008 года.
Обращаем ваше внимание, что документы налогового учета налогоплательщики обязаны хранить в течение четырех лет. Это правило установлено подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. Ответственность за сохранность документов несет руководитель торговой организации.
Обращаем ваше внимание, что нарушение торговой организацией правил документооборота может иметь для фирмы неблагоприятные последствия. Это вытекает из статьи 18 Закона N 129-ФЗ, в соответствии с которой руководители организаций и другие лица, ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета, в случае уклонения от ведения бухгалтерского учета в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и нормативными актами органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета, искажения бухгалтерской отчетности и несоблюдения сроков ее представления и публикации привлекаются к административной или уголовной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Статьей 15.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях определено, что грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей.