Правила составления опросного листа

1.вопросы опросного листа строятся на основе документа с критериями аудита и должны охватывать наиболее важные части критериев.

2. вопросы должны быть сформулированы лаконично понятно и однозначно.

3.вопросы должны располагаться в правильной последовательности чтобы служить путеводителем для аудитора.

4.вопросы должны допускать однозначные да или нет

5.количество должно быть минимальным, но достаточным для анализа состояния дел подразделения.

Правила обработки опросного листа.

1 заполненный опросный лист изучается аудитором дл оценки полноты, правильности и достоверности ответа

2 если ответ вызывает сомнение, его рассматривают с ведущим аудитором и руководителем проверяемого подразделения.

Сомнения и не правильный ответ могут быть следствием:

-не правильного понимания руководителем сути вопроса,

-не соответствие ответа информации полученной по результатам прошлых аудитов,

3 сомнительные результат должны подвергаться дополнительной проверке.

Контрольный вопросник

Контрольный вопросник (чек-лист) – это заранее составленный систематический перечень вопросов ответы, на которые аудитор собирает в ходе проверки

Контрольный вопросник позволяет подготовиться аудитору к проверке и ускорить ее.

Примерная схема контрольного вопросника

Объект проверки	Проверяемое подразделение	Критерии проверки	Должность и ФИО собеседника	Пометки аудитора
Контрольные вопросы

Аудитор ______(подпись) \ФИО\ _____(дата)

В отличии от опросного листа на вопросы контрольного вопросника даются развернутые ответы. При этом нужно избегать общих не конкретных вопросов.

В случае проверки любого объекта вопросы контрольного вопросника должны охватывать моменты:

-описание последовательности выполняемых действий (этапы процесса),

-каким образом организована работа в рамках процесса (наличие инструкций),

-в какие сроки выполняется работа,

-каким образом оцениваются результаты работы, и по каким показателям,

-что является критерием несоответствия процесса или работы,

-за кем закрепляется ответственность на данном этапе работы,

-определены ли для данного этапа внутренние потребители и поставщики и как осуществляется с ними обратная связь.

Различия между контрольным вопросником и опросным листом. Реко­мендации по составлению контрольного вопросника.

Между контрольным вопросником и контрольным листом есть принципиальное отличие:

-контрольный вопросник дает возможность разъяснить собеседнику поставленный вопрос,

-ответы собеседника на вопросы вопросника можно уточнить, заданием дополнительных вопросов,

-слушая ответы собеседника аудитор может запросить их подтверждение (вопрос типа «покажите…»),

-аудитор может задавать один и от вопрос нескольким собеседникам для получения объективной информации,

-ответы на вопросы контрольного вопросника более пригодны для анализа (потому что развернуты).

Контрольный вопросник – это официальный документ аудита, его подписывает аудитор и при необходимости его собеседник.

При составлении контрольного вопросника учитывают рекомендации:

-особое значение имеет на начальном этапе аудита,

-использование не должно ограничивать действие при проверке,

-со временем вопросы необходимо пересматривать для оценки не проверенных мест,

Журнал аудитора

Журнал аудитора (дневник аудитора, записная книжка или проверочный лист) – это бланк в котором аудитор фиксирует факты и другую информацию, получаемую при проверке.

Журнал аудитора служит удобной формой сбора информации, записи в журнале используют для подготовки заключения по результатам аудита.

Примерная форма журнала аудитора

Код проверки
Объект проверки
Проверяемое подразделение
Место проведения проверки
Дата и время проверки
Аудитор, проводивший проверку
Темы проверки (разделы или пункты нормативного документа, несоответствия, выявленные в ходе прошлых проверок)
Записи о состоянии объекта проверки (факты и наблюдения аудитора)

Записи в журнале аудитора могут использоваться:

-в качестве свидетельств аудита,

-для подготовки справки о несоответствиях, обнаруженных в ходе проверки,

-для подготовки заключения по результатам аудита,

-для подготовки справок об устранении ранее выявленных несоответствий,

-для обмена положительным опытом между подразделениями.

4 Программа внутреннего аудита качества. Назначение и порядок разработки. Блок-схема процесса управления программой аудита и её характеристика. Виды схем планирования аудиторских проверок. Содержание и основные разделы плана аудиторской проверки.

Программа аудита составляется для того внутренний аудит проводился в запланированное время.

Программу разрабатывает руководитель службы качества или службы внутренних аудитов.

Если на предприятии действует несколько систем менеджмента, программа может быть единой или раздельной.

Программа аудита составляется на:

- год,

-на полгода

-произвольный срок.

Учитывая статус проверяемого процесса и результаты прошлых проверок.

Статус процесса можно охарактеризовать 4 способами:

1 процесс прошел аудит в отчетный период, соответствует требованиям и результативен,

2 процесс прошел аудит в отчетный период, соответствует требованиям, но не результативен,

3 процесс прошел аудит в отчетный период, но не соответствует требованиям,

4 процесс не проходил аудиторскую проверку в отчетный период.

Вместе со статусом учитывается важность процесса. Процессы (по результатам предыдущего аудита):

-критические,

-важные,

-второстепенные.

Служба внутреннего аудита отвечает за доведение программ аудита до подразделения, за координацию, корректировку программу, за подбор аудиторской группы и контроль ход аудита.

Изменения в программу аудита вносит руководитель службы внутренних аудитов, в случае:

-введение в действие новых документов системы менеджмента,

-поступление информации от потребителей или надзорных органов о несоответствии качества или экологии установленным требованиям,

-по результатам рекомендаций ведущих аудиторов.

После корректировки программу аудита утверждает директор по качеству. Вместе с утверждением программы утверждается график повышения квалификации и аттестации аудиторов.

Управление программой аудита выполняются по принципу Деминга

(PDСA):

Управление программой осуществляется с рекомендациями стандарта ИСО 19011:2002. Его положения показаны на рисунке.

Схемы планирования аудиторских проверок

Практикой проведения аудита предусмотрены 2 схемы проверки:

-горизонтальная,

-вертикальная.Горизонтальная, предусматривает последовательную проверку одинаковых объектов во всех подразделениях организации. Ее рационально использовать для проверки соответствия отдельного процесса требованиям системы менеджмента и оценке его результативности в различных подразделениях.

Вертикальная схема аудита, заключается в последовательной проверке всех объектов в одном подразделении, затем в другом, третьем и т.д. Ее используют для проверки соответствия подразделения требованиям системы менеджмента и эффективности его работы.

Горизонтальная схема более трудоемкая, но ее результаты важнее потому что она затрагивает связи между подразделениями.

На основании утвержденной программы аудита составляется календарный график аудита.

Объект проверки

Проверяемое подразделение

Место проведения проверки

Критерии проверки

Ведущий аудитор

Месяцы года

…

Примечания

х

Х - записывается планируемая дата проверки

На основе годовой программы аудита на каждый аудит ведущий аудитор составляет план (пример на рисунке).

УТВЕРЖДАЮ

____________

_______ФИО

«__»_______г.

ПЛАН АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКИ

Объект проверки: (вид деятельности)

Проверяемы подразделения: (перечисляются подразделения)

Сроки проведения проверки: с…по…

Критерии проверки: (СТО, ГОСТ Р, инструкции с указанием конкретного раздела или пункта)Цель проверки: (например, подтверждение соответствия процесса требованиям)

Список аудиторской группы:

Ведущий аудитор: ФИО

Аудитор: ФИО

Технический эксперт: ФИО

Дата представления отчета:

Список должностных лиц, которым предоставляется копии отчета: (указывают должности)

Подписи:

Ведущий аудитор: _______(ФИО) ______(подпись)_____(дата)

Аудитор: _______(ФИО) ______(подпись)_____(дата)

Технический эксперт: _______(ФИО) ______(подпись)_____(дата)

После разработки и утверждения плана аудита, ведущий аудитор должен официально и заранее уведомить о проверке руководителя проверяемого подразделения. Уведомление оформляется в форме служебной записки.

Все дополнительные сведения указываются в плане аудита.

Аудиторская проверка никогда не должна быть сюрпризом, ее внезапность может привести а большим убыткам и к созданию враждебного отношения к службе внутреннего аудита.

Предварительное уведомление о проверке дает несколько положительных результатов:

-возможность подготовки подразделения к проверке и следовательно улучшение его деятельности,

-невозможность оправданий несоответствий подразделений тем, что время проверки было выбрано не удачно, например, в периоды аварийной деятельности

-возможность выявления существенных недостатков в работе подразделений, которые невозможно исправить за время подготовки к проверке.

Вступительное совещание. Прямая и косвенная цели совещания; участники вступительного совещания. Обязанности ведущего аудитора на вступительном совещании. Альтернатива вступительному совещанию.

Проведение вступительного совещания

Цель совещания: ознакомление персоналом проверяемого подразделения с планом и метолами аудиторской проверки.

Косвенной целью является создание позитивного отношения сотрудников подразделения к аудиторской проверке.

На вступительном совещании должны присутствовать: ведущий аудитор, аудиторская группа, руководитель проверяемого подразделения, сотрудники подразделения. Совещания проводит ведущий аудитор.

В ходе совещания он должен:

- представить сотрудникам проверяемого подразделения аудиторов

-изложить цель и задачи аудиторской проверки

-напомнить участникам совещания о значении аудиторской проверке для обеспечения качества продукции и защита окружающей среды

-сообщить о способах отчетности при аудиторской проверке (протоколы о несоответствиях официальный отчет, подписи присутствующих лиц)

-ознакомить участников с графиком проведения аудиторской проверки

-убедится в том, что к каждому аудитору назначено сопровождающее лицо из представителей проверяемого подразделения

-разъяснить сотрудникам проверяемого подразделения где и каким образом будет проводится проверка

-сообщить сотрудникам проверяемого подразделения, что результаты проверки будут доведены до сведений соответствующих должностных лиц

-отметить, что сотрудники проверяемого подразделения могут задавать аудиторам любые вопросы по существу проверки

-сообщить об условиях, при которых аудиторская проверка может быть прекращена.

На вступительном совещании уточняется маршрут и время проверки, оговариваются условия техники безопасности, которые обязаны соблюдать аудиторы. По решению ведущего аудитора вступительное совещание может быть заменено на обсуждение условий проверки с руководителем проверяемого подразделения.