Информационное обеспечение менеджмента

Тема 5. КОММУНИКАЦИИ В СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Предмет управления труда:

- Информация

- Люди

Сущность, элементы и этапы коммуникационного процесса

Коммуникация – обмен информацией между двумя и более людьми на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия решения и доводит принятое решение до исполнителя.

Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена.

Элементы коммуникационного процесса:

- Отправитель – лицо, которое генерирует идею, собирающее информацию и ее передающую;

- Сообщение – информация, закодированная с помощью символов;

- Канал – средство передачи информации;

- Получатель – лицо, которому информация предназначена.

Этапы коммуникационного процесса:

- Зарождение идеи;

- Кодирование (слова, интонация, жесты) и выбор каналов;

- Передача сообщения;

- Декодирование - перевод символов отправителя в мысли получателя.

С процессом коммуникации связано существование помех (шумов) и обратной связи.

Источники помех:

- Язык в вербальном или невербальном оформлении;

- Различие в восприятии из-за которого меняется смысл;

- Различие в организационном статусе между руководителем и подчиненным.

Обратная связь. При ее наличии отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями, то есть изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией о передаче своего отклика начальному отправителю.

Она повышает эффективность обмена информации, устраняя помеху, однако замедляет передвижение информации внутри предприятия.

Основные виды коммуникации

Виды коммуникаций:

- Внутри организации;

- Внешняя коммуникация (с внешней средой).

Виды внутренних коммуникаций:

- Межуровневые – перемещение информации по вертикали между разными уровнями. Могут происходить по нисходящей (сверху вниз): оповещение подчиненного о грядущем изменении или по восходящей (снизу вверх);

- Горизонтальные – информация перемещается между разными отделами, находящимися на одном уровне (например, маркетинг→плановый отдел);

- Коммуникации «руководитель-подчиненный»;

- Коммуникации «руководитель-рабочая группа»;

- Неформальная коммуникация (слухи).

Средствами коммуникации предприятия с элементами внешнего окружения являются:

- С потребителями

· Реклама и другие программы продвижения товара на рынок

· Посредники: зависимые (брокеры, сбытовые агенты, закупочные конторы) и независимые (дистрибьюторы, торговые маклеры)

- В сфере отношений с общественностью уделяется внимание «PR», то есть планируемый продолжительным усилием, направленный на создание и поддержание доброжелательных отношений и взаимопонимания между организацией и общественностью.

· Отношения со СМИ (публикации о работе)

· Бумажная публикация, печатная (бланки, визитки)

· Кино- и фотосредства

· Устная речь (умение вести телефонные переговоры)

· Престижная реклама (пресс-конференция, благотворительные акции, ярмарки с демонстрацией своего товара)

- Подчиняясь государству, организация заполняет разные письменные отчеты

- Различные обсуждения, собрания, переговоры, отчеты, циркулирующие внутри организации, как правило, являются реакцией на проблемы, создаваемые окружающей средой

- Система информационного обеспечения характеризуется особенностями:

· использование единых сетей, основанных на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки информации;

· управленческая информационная система состоит из компонентов обработки информации внутренних и внешних компонентов, передачи информации.

Информационное обеспечение менеджмента

К информации предъявляются следующие требования:

· краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

· удовлетворение потребностей конкретных управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений;

· точность и достоверность, правильный отбор первичных требований, оптимальность систематизации, непрерывность сбора и обработки сведений.

Для предприятий по производству товаров внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и поэтому носит производственный характер.

Это, прежде всего, касается процесса поставок полуфабрикатов между структурными подразделениями (цехи, участки, рабочие места), а также обеспечения рыночных отношений.

Основные принципы и цели внутрифирменных информационных систем:

· определение требований к содержанию информации и ее характеру;

· выработка системы хранения, использования и предоставления информации как в централизованном так и в децентрализованном режиме;

· определение потребностей в технических средствах;

· разработка программного обеспечения;

· проведение многовариантных расчетов;

· автоматизированная обработка и выдача текстовой информации.

Децентрализованный режим – режим, при котором часть принятых решений принимается подчиненными.

Централизованный режим – режим, при котором руководитель принимает решения сам.

В системе управления производства информационное обеспечение строится на использовании:

· банка данных – комплекс, включающий специальные структуры организации информации, алгоритмы, специальные языки, программы и технические средства, в совокупности обеспечивающие создание и эксплуатацию системы накопления информации, ее обновление, корректировку, а также прямую связь с пользователем для получения ответов на запросы.

· базы данных – хранилище специально организованных и логически взаимосвязанных информационных элементов. Она состоит из самих данных и их описаний, представляя собой информационную модель управляемого объекта. Базы данных, формируемые в производстве, при создании автоматизированной системы управления, могут быть:

Ø Оборудование (паспортные данные, стоимость, график ремонта)

Ø Технологические процессы (крутка, вытяжка, линейная плотность пряжи, плотность)

Ø Операционно-трудовые нормативы

Ø Персонал (численность, квалификация, скорость выполнения операций)

· базы знаний – она содержит информацию о накопленном практическом опыте специалистов, которая используется при подготовке решений управления и является необходимым компонентом экспертных систем.