Порядок виконання завдань практичних занять №1 - №2 4 страница

· Видалити деякі дані за допомогою запиту на видалення.

· Додати дані в запиті на додавання записів.

· Створити запит на створення таблиці для збереження результатів підсумкового запит.

· Наочно представити дані підсумкових запитів, що передбачають угруповання по декількох (двох) ознаках, використовуючи перехресний запит.

4. Вимоги до звіту

· Звіт про пророблену роботу повинний містити файл БД (резервний і новий)

5. ЗАГАЛЬНІ теоретичні ПОЛОЖЕННЯ

5.1. Поняття запитів-дій

Для швидкої зміни, вставки, створення чи видалення наборів даних з бази даних використовуються керуючі запити чи запроси-дії. Створення запитів-дій аналогічно створенню запитів-вибірок. Відмінність лише в тім, що в режимі конструктора запитів необхідно вказати тип дій над обраними записами.

Існує усього чотири типи запитів-дій: створення таблиці, відновлення, видалення, додавання:

· Створення таблиці. Цей запит дозволяє зберегти набір даних, що вийшли у відповідь на запит, у виді таблиці.

· Відновлення. Використовується для того, щоб обновити значення деяких полів для всіх записів, що вийшли у відповідь на запит.

· Видалення. Використовується для видалення всіх записів, що вийшли у відповідь на запит.

· Додавання. Використовується для додавання даних у наявну таблицю.

ACCESS відзначає запити-дії спеціальними значками (Мал.8).

Мал.8 Меню для вибору типу запиту-дії.

5.1.1. Особливості роботи з запитами-діями

Для того щоб убезпечити себе від яких-небудь випадків, необхідно перед виконанням запиту-дії створити резервну копію використовуваної таблиці. Для створення резервної копії таблиці необхідно перейти у вікно бази даних, вибрати таблицю, у якій відбудуться зміни, а потім скористатися командою Правка/Копировать. Потім виконати команду Правка/Вставить, і в діалоговому вікні вказати ім'я для копії таблиці. Створення запитів на відновлення, додавання і видалення неможливо без руйнування цілісності даних, тому виконувати вправи краще на створеній копії таблиці.

Новий запит бажано створити спочатку як запит на вибірку. Так ви зможете перевірити правильність відбору записів.

Перш ніж клацнути по кнопці Запуск, переглянете результат у режимі таблиці, скориставшись кнопкою Вид.

Швидке переключення між режимами Конструктора і Выполнение звичайно здійснюється за допомогою однойменних піктограм, розташованих на панелі інструментів.

5.2. Запити на створення таблиці

Для збереження результатів вибірки в реально існуючій таблиці використовуються Запити на створення таблиці. Це прискорює доступ до даних, отриманим по запиті. Збереження у виді окремої таблиці корисно й у тому випадку, якщо які-небудь дані потрібно зберігати протягом тривалого часу.

Наприклад, зведену інформацію з років необхідно зберігати протягом 5 років. Для цього створюється підсумковий запит і результат його виконання зберігається у виді окремої таблиці. Для цього в режимі Конструктора запросов потрібно вибрати команду Запрос/Создание таблицы.

Access виведе на екран діалогове вікно «Создание таблицы», де потрібно вказати ім'я таблиці, у якій будуть збережені результати вибірки (мал. 9).

Мал. 9. Вид вікна запиту на створення таблиці

5.3. Запити на відновлення всіх записів

Цей тип запитів-дій призначений для зміни значень деяких полів для всіх обраних записів.

Після входу в режим Конструктора запросов потрібно вибрати команду Запрос/Обновление. Після цього в бланку запиту з'явиться рядок Обновление. Цей рядок використовується для того, щоб задати нові значення для обраних записів (Мал. 10).

Мал. 10. Вид вікна запиту на відновлення записів

Обновляти значення можна не тільки в полях критеріїв, а в будь-якім полі таблиці. Також для обраних записів можна створювати що обчислюються поля.

5.4 Запит на видалення записів

Цей вид запитів служить для видалення групи записів бази даних, що задовольняють визначеним умовам. Звичайний запит можна перетворити в Запит на видалення з допомогою команди Запрос/Удаление в режимі Конструктора Запросов. При цьому в бланку запиту з'явиться рядок Удаление, де можна ввести умову для видалення записів (мал.. 4).

*

Мал. 11. Вид вікна запиту на видалення записів

У режимі Конструктора запросов необхідно вказати таблицю, у якій будуть проводитися видалення. Потім визначити критерії й обов'язково переглянути результати виконання запиту на вибірку.

¨ Якщо в результаті запиту присутні тільки підлягаючому видаленню записи, варто перетворити його в запит на видалення.

Видалення записів може привести до непередбачених результатів, у тому числі і до порушення цілісності бази даних, по наступним причинах:

· Таблиця є частиною відносини "один-ко-многим"

· Як умова забезпечення цілісності даних використана опція Каскадное удаление связанных полей.

· Наприклад, ви вирішили виключити деяких клієнтів і видалити відповідні записи з таблиці Клієнты. При цьому існує також таблиця Операции, що зв'язана з таблицею Клієнти, відношенням один – ко многим. Якщо для забезпечення цілісності даних обрана опція Каскадное удаление связанных полей, у результаті видалення записів про клієнтів будуть вилучені записи про їхні операції, тобто інформація про угоди!

· Якщо встановлена опція Каскадное удаление связанных полей і ви намагаєтеся видалити записи в режимі перегляду таблиці, то одержите попередження про можливе видалення даних в інших таблицях. А при використанні запитів на видалення ви не побачите попередження. MS Access видасть тільки інформацію про кількість записів, що видаляються, але нічого не скаже про каскадне видалення.

5.5.Запит на додавання записів

За допомогою запиту на додавання записів можна скопіювати обрані записи і помістити їх в іншу таблицю. Виконання запиту на додавання записів можна почати (також як і в інших запитах-діях) із запуску запиту-вибірки – для того, щоб переконатися, що ви копіюєте необхідні записи. У вікні діалогу, що відкривається, потрібно в поле Ім'я таблиці ім'я таблиці, до якої потрібно приєднати дані з результуючого набору записів запиту. Закриття діалогового вікна кнопкою ОК приводить до того, що Access додає в бланк запиту рядок Добавление (малюнок 5).

Мал. 5. Вид вікна запиту на додавання записів

У рядок Автоматическое добавление (чи вручну ) вставляються імена тих полів цільової таблиці, що збігаються з іменами полів запиту.

Далі треба виконати запит. Для цього виконайте команду Запрос / Выполнить клацніть по кнопці Выполнить на панелі інструментів. У спеціальному діалоговому вікні Access укаже скількох записів буде додано до цільової таблиці, і зажадає підтвердити виконання цієї операції.

Однак при переключенні на запит-вибірку і назад Access не зберігає відповідності імен полів. Так що якщо перед запуском відповідного запиту на додавання записів ви хочете виконати запит-вибірку, приходиться заново задавати відповідності імен двох таблиць.

Примітка. Додані помилково запису легко знаходяться і віддаляються. Проте, можна заощадити час, якщо зробити резервну копію таблиці, у якій буде здійснюватися додавання записів.

6. Порядок виконання роботи на комп'ютері.

При роботі з запитами - діями можна використовувати створені в попередніх лабораторних роботах таблиці (Клієнти, Операції).

Перед виконанням запитів-дій не забудьте створити резервну копію таблиці, щоб не зашкодити дані у вихідній таблиці. Запроси на видалення і відновлення записів робіть тільки в ній!

6.1. Запит на створення таблиці

1. Зробіть запит на вибірку до таблиці Клієнти, вибравши тих, хто є постійним клієнтом. Виконайте запит і переглядіть результат.

2. Перейдіть у режим Конструктора для цього запиту і перетворіть його в Запит для збереження результатів у виді окремої таблиці з ім'ям Постійні клієнти. Для цього потрібно в режимі Конструктора запросов увести команду Запрос/Создание таблицы.

3. Відкрийте будь-який підсумковий запит (створений у попередніх роботах) у режимі Конструктора і також перетворіть його в запит зі збереженням даних в окремій таблиці.

6.2. Запит на відновлення записів

1. Виберіть у копії таблиці Клієнти усіх, хто проживає у визначеному місті, наприклад, Дніпропетровську. Зробивши запит, перевірте правильність відбору записів.

2. Перейдіть у режим Конструктора для цього запиту. і перетворіть його в запит на відновлення даних. У рядку Відновлення задайте нове значення для поля Город (наприклад, перепишіть його з заголовної букви чи введіть скорочену назву міста і т.п.).

Для перегляду результатів виконання запиту на відновлення записів перейдіть у режим перегляду таблиці Клієнти.

6.3. Запит на видалення записів

Створіть запит до копії таблиці Операції, у якій будуть вилучені усі записи про клієнтів визначеного типу (наприклад "випадкові"), операції з якими відбувалися торік.

6. КОНТРОЛЬНІ ПИТАННЯ

1) Як вибрати тип запиту?

2) Чи можна "запити-дії" створити за допомогою майстра?

3) Зі створення якого запиту починається конструювання "запиту-дії"?

4) Як переглянути записи, що складуть нову таблицю, створювану запитом?

5) Чи буде визначений ключ у структурі таблиці, створеної запитом?

6) Як створити запит на відновлення частини даних у таблиці?

7) Як видалити частину даних у таблиці?

8) Які проблеми можуть виникнути при використанні запитів видалення?

9) Як створити таблицю для постійного збереження результатів визначеного запиту?

10) Як можна змінити значення обраного поля по всіх записах таблиці, що задовольняють визначеним умовам?

ПРАКТИЧНЕ ЗАНЯТТЯ № 2.11

СТВОРЕННЯ ФОРМ.

1. ЦІЛЬ РОБОТИ

Вивчення методів створення форм користувача у СУБД MS ACCESS.

2. ЗАДАЧІ РОБОТИ

Створення форм для роботи з таблицями бази даних.

3. ЗМІСТ РОБОТИ

· Створити екранні форми для введення даних у таблиці "Клиенты" і "Операції".

· Створити допоміжну (підлеглу) форму для форми Клиенты, що буде відображати операції тільки по поточному клієнту.

4. ВИМОГИ ДО ЗВІТУ

Звіт про виконану роботу повинний містити файл БД зі створеними формами.

5. ЗАГАЛЬНІ теоретичні відомості

Форма – це об'єкт Access, що відображає дані на екрані в рамках діалогового вікна.

Якщо запити — це спеціальні засоби для відбору й аналізу даних, то форми — це засоби для введення даних. За допомогою форм дані можна не тільки вводити, але і відображати. Запити теж відображають дані, але роблять це у виді результуючої таблиці, що не має майже ніяких засобів оформлення. При виведенні даних за допомогою форм можна застосовувати спеціальні засоби оформлення.

Форма, що відображає одночасно один запис в області даних, називається простій. Форма, що відображає в області даних послідовність з декількох записів, є стрічкової ("ленточной" – рос.).

Для форми, як правило, джерело даних – це таблиця або запит. Дані з джерела даних звичайно розміщають в області даних форми – у полях і елементах керування.

Користувач має можливість створити форму самостійно чи скористатися майстром. Мастер форм прискорює процес створення форми, тому що автоматично виконує всю основну роботу. При використанні майстра Microsoft Access видає запрошення на введення даних, на основі яких створюється форма. У створених формах майстер можна використовувати для швидкого створення елементів керування. Для настроювання форми треба переключитися в режим конструктора.

Крім того, форму можна створити за допомогою кнопки Новый объект, без допомоги майстра, на основі декількох таблиць, із записів, відфільтрованих у таблиці, запиті чи іншій формі.