Учет личного состава работников организации и использования рабочего времени

При планировании и учете трудовых ресурсов применяется единая классификация работников предприятия. На промышленном предприятии в зависимости от участия в производственном процессе весь персонал подразделяется на промышленно-производственный и непромышленный, то есть персонал непроизводственной сферы.

К промышленно-производственному персоналу относятся работники, занятые в производстве промышленной продукции, работ, услуг: рабочие и служащие основных и вспомогательных цехов, заводоуправления, заводских складов, лабораторий, конструкторских бюро, охраны.

К непромышленному персоналу относятся работники жилищно-коммунального хозяйства, заводских клубов, поликлиник, детских садов и яслей, подсобного сельского хозяйства.

Подобное подразделение персонала по отраслевому признаку имеет важное значение для учета затрат на производство и калькулирования себестоимости продукции, так как заработная плата непромышленного персонала не включается в производственные затраты.

По роли в процессе производства, выполняемым функциям работники подразделяются на две категории: рабочие и служащие.

К рабочим относят лиц, занятых изготовлением продукции, уходом за оборудованием, транспортировкой материалов и готовой продукции, уборкой производственных помещений, учеников, работников охраны. В зависимости от участия в процессе производства рабочих подразделяют на основных, непосредственно занятых изготовлением продукции, и вспомогательных, выполняющих подсобные операции в основных цехах или работающих во вспомогательных производствах.

К категории служащих относятся:

· руководители (руководители предприятия, цехов и отделов, лабораторий, мастера производственных участков);

· специалисты (инженеры, техники, механики, экономисты, бухгалтеры, товароведы и другие работники, как правило, имеющие высшее или средне-специальное образование);

· другие служащие (технические исполнители) - снабженческо-сбытовой и счетный персонал, машинистки, чертежники и другие.

Отнесение работников к той или иной категории персонала определяется классификатором профессий рабочих, должностей служащих.

Внутри категорий персонал подразделяется по профессиям, должностям, квалификации, стажу работы и другим признакам.

Общая численность работников предприятия называется списочной численностью. Для выполнения отдельных работ на определенное время могут приглашаться работники со стороны по трудовым договорам. Такие работники относятся к внесписочному составу.

Оперативный учет состояния и движения личного состава предприятия по профессиям, полу, возрасту и другим показателям ведет отдел кадров. Первичными документами здесь являются приказы (распоряжения) о приеме на работу (ф. Т-1), о переводе на другую работу (ф. Т-5), об увольнении или прекращении трудового договора (ф. Т-8), записка о предоставлении отпуска (ф. Т-6). Каждому работнику при приеме на работу присваивается табельный номер и выписывается трудовая книжка.

На основании первичных документов по движению личного состава организации отдел кадров заполняет личные карточки (ф. Т-2). На руководителей и специалистов заполняется еще и личный листок по учету кадров. Личные карточки, как правило, комплектуются по структурным подразделениям предприятие в алфавитном порядке и образуют картотеку личного состава.

Бухгалтерия предприятия на основании первичных документов открывает на каждого работника карточку-справку или лицевой счет (ф. Т-54), с указанием справочных данных о работнике, для накопления сведений о заработке и учета расчетов по оплате труда.

Учет рабочего времени обязателен по всем работникам независимо от применяемых форм оплаты труда. Он ведется в табеле учета использования рабочего времени (ф. Т-13).

Табель открывают или по предприятию в целом, или по цехам, отделам в разрезе категорий работающих. Он представляет собой именной список работников с отметкой в нем количества отработанных дней и часов. Табель составляется в одном экземпляре табельщиком или мастером и передается в расчетный отдел бухгалтерии два раза в месяц: для корректировки суммы выплат за первую половину месяца (аванса) и для расчета заработной платы за месяц. Для этого табельщик подсчитывает количество отработанных каждым работником часов и дней за первую половину месяца и за месяц в целом.

Учет явок на работу может быть организован методом сплошной регистрации (т.е. отметки всех явившихся, не явившихся, опоздавших и т.д.) или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий). Причем, учет неявок ведется с указанием причин:

В - выходные и праздничные дни,

К - командировка,

О - отпуск,

Б - нетрудоспособность.

При ведении табеля методом регистрации отклонений число фактически отработанных за месяц часов по любому работнику и в целом по цеху (отделу) определяется не суммированием часов, проставленных в графах табеля, а следующим путем:

1. Определяют календарный фонд рабочего времени данного месяца;

2. Рассчитывают табельный фонд рабочего времени в соответствии с установленным режимом работы;

3. Вычитают часы текущих простоев и неявок;

4. Добавляют часы сверхурочной работы.

В настоящее время на предприятии применяют два вида (формы) табеля учета рабочего времени: ф.Т-12 и ф.Т-13.

В ф.Т-12 ведется не только учет использования рабочего времени, но и расчет зарплаты. При использовании ф.Т-13 учитывается рабочее время , а зарплата начисляется в лицевом счете (ф.Т-54), в расчетной ведомости (ф.Т-51) или в расчетно-платежной ведомости (ф.Т-49) .

Для составления отчета по труду на последней странице табеля дана таблица ежедневного учета использования времени и итоговая строка за месяц . Эти же данные используются для анализа организации труда.