Компьютерные технологии бухгалтерского учета

Учетная система предполагает последовательность шагов от фик­сации событий до подготовки отчетов и закрытия счетов. Данная после­довательность называетсяучетным циклом.

Учетный цикл можно представить следующим образом:

• отражение операций в первичных документах;

• запись операций в журнал;

• перенесение записей в Главную книгу;

• формирование финансовых отчетов;

• обработка счетов для закрытия текущего периода и подготовки к началу нового учетного цикла.

Использование метода двойной записи позволяет трансформиро­вать каждый факт хозяйственной деятельности в бухгалтерскую провод­ку, фиксируемую на счетах.

С одной стороны, синтетические счета являются элементами ин­формационной системы, видовыми признаками, по которым совокуп­ность информации разделяется на локальные части, позволяющие полу­чать обобщенные показатели для контроля и анализа хозяйственной деятельности. С другой стороны, синтетический счет выступает в каче­стве информационной подсистемы, состоящей из аналитических счетов и субсчетов, в которых детализируется и группируется информация, объединяемая на данном синтетическом счете.

Счета бухгалтерского учета можно рассматривать как локальные са­мостоятельные (взаимосвязанные) информационные элементы, отражаю­щие движение определенных объектов учета, связанные в единую инфор­мационную систему. Размеры этой системы определяются Планом счетов бухгалтерского учета, который содержит обязательную для применения во всем народном хозяйстве номенклатуру счетов, обеспечивающую:

• взаимосвязанную систематизацию, группировку и обобщение информации о хозяйственной деятельности;

• единообразную методологию учета в народном хозяйстве;

• обобщение и контроль показателей в условиях рациональной организации бухгалтерского учета, основанной на применении прогрес­сивных форм и методов учета.

Обработка данных является важнейшей и трудоемкой функцией учета. Эта функция должна реализовываться с учетом следующих огра­ничений: оперативность (работа в реальном режиме времени) и затраты на обработку. Речь идет о способности системы бухгалтерского учета обрабатывать определенные объемы информации, поступающие с опре­деленной частотой. При этом, поскольку поступающие данные относятся к определенному временному периоду, система учета должна решать проблему хранения и архивации данных, относящихся к прошедшим пе­риодам, а также обеспечивать доступ к данным, которые могут быть скорректированы или использованы для оперативного анализа.

Обобщение информации в учете и формирование финансовой отчет­ности необходимо для вывода обработанной информации за пределы ука­занных выше ограничений, чтобы обеспечить доступ к ней любому пользо­вателю. Дополнительная потребность в информации о хозяйственной деятельности предприятия восполняется за счет экономического анализа.

В процессе развития бухгалтерский учет использовал различные формы, которые разрабатывались с целью усовершенствовать систему учета и облегчить труд бухгалтера. В настоящее время в России применяют­ся в основном, как мы уже говорили, простая, мемориально-ордерная и журнально-ордерная формы учета. Наряду с этими ручными формами учета все большее распространение получают специальные программы по бух­галтерскому учету, решающие задачи его автоматизации.

Программное обеспечение — это тот инструментарий, при помощи которого бухгалтер может вести весь процесс обработки данных начиная с ввода в машину информации и заканчивая получением регистров бухгал­терского учета. Использование вычислительной техники решает ряд про­блем, связанных с ручным ведением учета, обеспечивая:

• уменьшение объема рутинных операций;

• ускорение обработки данных первичных документов;

• автоматизацию расчетов (налоги, износ и т.д.);

• автоматизацию формирования отчетных форм;

• углубление аналитического учета;

• отказ от пользования типографскими бланками первичных до­кументов и отчетности и т.д.

Новые информационные технологии в области бухгалтерского учета открывают большие возможности для руководителей предприятий в процессе принятия решений. Программное обеспечение позволяет бо­лее оперативно получать информацию по всем вопросам, связанным с деятельностью предприятия, и своевременно принимать управленче­ские решения.

Схематично сравнение ручных (на примере журнально-ордерной формы) и компьютерных форм учета можно представить следующим об­разом: