Смета (бюджет) денежных средств

Движение денежных средств — один из наиболее важных аспек­тов операционного цикла организации. В рамках подготовки общего бюджета смету (бюджет) денежных средств разрабатывают после того, как все периодические бюджеты и прогнозный отчет о прибылях и убыт­ках уже завершены.Смета (бюджет) денежных средств (прогноз де­нежных потоков) представляет собой план поступления денежных средств и платежей на будущий период. В нем суммированы все потоки средств как результат планируемых операций на всех фазах формиро­вания общего бюджета. В целом эта смета (бюджет) показывает ожидае­мое конечное сальдо на счете денежных средств и финансовое положе­ние для каждого месяца, для которого ее разрабатывают. Таким образом, могут быть запланированы периоды наибольшего и наименьшего наличия денежных средств. Очень большое сальдо на счете денеж­ных средств означает, что средства не были использованы с наиболее возможной эффективностью. Низкий уровень может указывать на то, что организация не в состоянии расплатиться по своим текущим обяза­тельствам. Вот почему необходимо тщательное планирование денежных средств.

Структура и задачи сметы (бюджета) денежных средств

Смета (бюджет) денежных средств состоит из двух частей:

1. Ожидаемые поступления средств.

2. Ожидаемые платежи.

Для определения ожидаемых поступлений средств за период ис­пользуют информацию из бюджета продаж, данные о продаже в кредит или за наличные, о порядке сбора средств по счетам к получению. Также планируют приток средств и из других источников, таких, как продажа акций, активов, возможные займы.

Суммы ожидаемых платежей берут из различных периодических бюджетов. Ответственный за подготовку сметы (бюджета) денежных средств должен владеть информацией о том, какие затраты на материа­лы и рабочую силу предусмотрены за период, какие товары и услуги не­обходимо приобрести, а также будут ли они оплачены сразу или возмож­на отсрочка платежа. В этой связи очень важно знать политику платежей организации. Помимо регулярных текущих расходов денежные средства могут быть использованы на приобретение оборудования и других акти­вов, возврат займов и иных долгосрочных обязательств. Всю эту инфор­мацию следует собирать, чтобы подготовить правильную смету (бюджет) денежных средств.

Посредством сметы (бюджета) денежных средств достигаются две цели:

1. Показывается конечное сальдо на счете денежных средств, ко­торое необходимо для завершения прогнозного бухгалтерского ба­ланса.

2. Выявляются периоды излишка финансовых ресурсов или их не­хватки.

В первом случае видна роль этой сметы (бюджета) во всем цикле подготовки общего бюджета; во втором — ее значимость как инструмен­та управления финансовыми средствами, которое крайне важно в любом бизнесе. Без денег нет бизнеса.

Взаимоотношения между общим бюджетом и сметой (бюджетом) денежных средств показаны в таблице (см. с. 95).

Взаимосвязь общего бюджета и сметы (бюджета) денежных средств

Существуют и другие источники поступления денежных средств и возможных платежей. В следующей таблице представлены только наи­более общие виды денежных потоков и пример сметы (бюджета) денеж­ных средств.

Смета (бюджет) денежных средств компании ЛВС на 31 декабря 19Х1 г.

(ДЕ)

В этом примере компания ABC рассчитывает поступление денеж­ных средств в следующем году только от продажи товаров. Заметим, что 60% объема всех продаж осуществляется за наличный расчет, а 2% — не будет получено вовсе. Продажа в кредит составляет 35%, и эти сред­ства будут получены в следующем месяце. Эта необходимая информа­ция берется из бюджета продаж.

При подготовке сметы (бюджета) денежных средств необходимо концентрироваться на времени фактических поступлений или платежей средств, а не на времени исполнения хозяйственных операций. В каждой организации на основании прошлого опыта и суждения руководства о текущей ситуации определяют ожидаемый порядок (в процентном отно­шении) поступления денежных средств от продажи в кредит, преду­сматривается и возможное непоступление денег либо создание резер­ва по сомнительным долгам. Кроме того, необходимо учитывать политику платежей и выплат самой организации по приобретению мате­риальных ценностей, оплаты затрат труда и других расходов. Некоторые затраты, например многие виды коммерческих расходов, могут быть сделаны в кредит с оплатой через 30 дней и более, а в большинстве слу­чаев затраты на оплату труда по очевидным причинам не могут быть от­ложены на длительное время. Следует учитывать также, что некоторые статьи затрат, например амортизация, не требуют расхода денежных средств.

Трудности планирования объема продаж

Как уже отмечалось, подготовка бюджета продаж — отправная точка во всем процессе составления общего бюджета. Объем продаж и его товарная структура предопределяют уровень и общий характер дея­тельности организации.

Почти у всех организаций бюджет продаж является наиболее сложным этапом в процессе планирования. Это связано с тем, что объем продаж и, следовательно, выручка от них определяются нe столько про­изводственными возможностями организации, сколько возможностями сбыта на реальном рынке, который подвержен влиянию неконтролируе­мых факторов, часто с большой долей неопределенности.

Перечислим некоторые из этих факторов:

• деятельность конкурентов;

• общее положение на национальном и мировом рынках;

• стабильность поставщиков и покупателей;

• результативность рекламы и средств содействия;

• циклические, сезонные и другие случайные колебания;

• политика ценообразования;

• рентабельность продукта.

Существуют две основные оценки, лежащие в основе бюджета продаж:

1. Статистический прогноз на основе математического анализа об­щеэкономических условий, конъюнктуры рынка, кривых роста производ­ства и т.п.

2. Экспертная оценка, полученная путем сбора мнений управляю­щих и персонала отдела сбыта. В некоторых организациях персонал по сбыту оценивает сбыт каждого товара каждому из клиентов, в других — региональные управляющие оценивают общие объемы продаж в целом по своему региону.

Обе оценки имеют достоинства и недостатки. Практика показыва­ет, что ббльшая часть крупных корпораций использует комбинацию этих оценок.

Многие компании прибегают к сложным методикам, например регрессионному анализу, анализу «выпуск/затраты» в экономической модели.

Резюме

В данном разделе планирование представлено как одна из важ­нейших функций управления, описаны два основных типа деятельности по планированию, которые являются частью процесса управленческого контроля. Первый — программирование — процесс принятия решений по основным принимаемым программам, он включает в себя разработку долгосрочных планов. Второй—это разработка смет (бюджетов)— процесс планирования деятельности всей организации на последую­щий период, обычно год. Освещены основные принципы и последова­тельность подготовки общего бюджета, цели и разработка сметы (бюджета) денежных средств, организация исполнения бюджетов и смет в системе управленческого контроля.

Организации составляют планы двух основных типов: 1) программ­ные, охватывающие несколько лет и включающие основные программы; 2) бюджетные, которые разрабатываются, как правило, на один по­следующий год. Бюджеты используются как средство подготовки и коор­динации планов, доведения этих планов до ответственных за их выпол­нение лиц, стимулирования менеджеров на всех уровнях организации, в качестве средства контроля текущей деятельности, а также в качестве нормативной базы для последующего сравнения с фактическими пока­зателями в целях контроля затрат и управления ими.

Общий бюджет представляет собой скоординированный по всем подразделениям и функциям план работы для организации в целом. Он состоит из двух основных бюджетов — оперативного и финансового. От­правной точкой подготовки общего бюджета является бюджет продаж. Большая часть других бюджетов базируется на информации, зафикси­рованной в этом бюджете.

Смета (бюджет) денежных средств трансформирует доходы и рас­ходы в поступления и выплаты наличных средств, облегчая тем самым финансовое планирование и формируя данные для подготовки прогноз­ных финансовых отчетов

Приложение 1. Хозяйственная ситуация

Данная хозяйственная ситуация рассматривается в разделе 5.

Приложение 2. Домашние упражнения

Задания

1. Компания подготовила бюджет денежных средств за ноябрь. Известна информация, касающаяся запасов товаров:

Определите все оценочные выплаты в ноябре по закупкам.

2. Есть следующая информация:

Определите оценочную сумму средств, которую необходимо занять. Мо­жет быть, она окажется достаточной для выплат займов и процентов.

3. Бюджет производства. Прогноз компании по продаже дверей для гаражей на 19Х2 г.:

Прогноз продаж на январь 19Х3 г. — 50 000 дверей. Начальные запасы на 1 января 19Х2 г. составили 15 000 дверей. Компания придерживается такой политики, что минимальный уровень запасов должен равняться 15 000 шт., а максимальный — половине количества продаж следующего месяца Макси­мальная производительность составляет 65 000 дверей в месяц.

Подготовьте бюджет производства на 19Х2 г. с указанием количества две­рей, которое необходимо производить ежемесячно. Какое количество дверей будут составлять конечные запасы готовой продукции 31 декабря 19Х2 г.?

4. Бюджет закупки/использования материалов.

Бюджет продаж на первые пять месяцев 19Х3 г. для одной произ­водственной линии компании «Артур» выглядит следующим образом:

Запасы готовой продукции на конец каждого месяца должны быть равны 25% продаж, предполагаемых в следующем месяце. На 1 января на складе было 2700 шт. этого вида продукции. На конец месяца незавершенного про­изводства не остается. Для производства единицы продукции требуются два типа материалов в следующих количествах:

В конце каждого месяца на складе должно быть материалов в количест­ве, равном половине потребностей следующего месяца. Это требование было выполнено на 1 января 19Х3 г.

Подготовьте бюджет, показывающий количество материалов каждого типа, которые необходимо приобретать каждый месяц в I кв. 19Х3 г.

5. Бюджеты производства и затрат труда.

Компания «Сигма» производит и продает художественные рамки для свадебных и других фотографий по торжественным случаям. Контролер Андерсон отвечает за подготовку общего бюджета компании. В его распоряжении есть информация за 19Х5 г.:

Связанные с заработной платой затраты включают также: а) 25 ДЕ за 1 час — в Пенсионный фонд; б) 10 ДЕ за 1 час—компенсация страхования рабочих; в) 40 ДЕ за 1 час — медицинское страхование; г) налоги в фонд со­циального страхования.

Предполагается, что на 1 января 19Х5 г. ставки налога в фонд социаль­ного страхования равны 7% для предпринимателя и 6,5% для служащих. Все затраты, оплачиваемые компанией для служащих, рассматриваются как прямые трудозатраты.

В компании существует трудовой договор, который предусматривает увеличение часовой тарифной ставки до 9,00 ДЕ с 1 апреля 19Х5 г. Новые, более производительные станки установлены и будут полностью задейство­ваны с 1 марта 19Х5 г.

Компания «Сигма» рассчитывает к 31 декабря 19Х4 г. иметь на складе 16 000 рамок. Она придерживается такой политики, что запасы на конец ме­сяца должны быть равны 100% продаж следующего месяца плюс 50% про­даж следующего за ним месяца.

Подготовьте бюджет производства и бюджет затрат труда для компании «Сигма» за I кв. 19Х5 г. и на каждый месяц внутри него. Оба бюджета можно объединить в одной таблице. Бюджет трудовых затрат должен включать все элементы прямых затрат труда в часах и в денежном выражении.

6. Обобщающий бюджет. Известна следующая информация о положении дел в фирме:

Текущих обязательств на 30 сентября нет.

Объем продаж в кредит составляет 25% общего объема продаж (75% за наличные или через банк). Предполагается, что вся задолженность по про­дажам в кредит будет погашена в течение 30 дней со дня продажи. На 30 сентября на счетах к получению будет отражен результат от продажи в кредит за сентябрь (25% от 40 000 ДЕ).

Валовая прибыль составляет в среднем 30% объема продаж. Фирма рас­сматривает скидки по закупкам в отчете о прибылях и убытках как «другие расходы».

Расходы: заработная плата и жалованье служащих составляют в сред­нем 15% ежемесячных продаж; аренда помещений — 5%; все другие расхо­ды, за исключением амортизации, — 4%. Предполагается, что выплаты по всем этим расходам осуществлялись каждый месяц. Затраты на амортиза­цию составляют 1000 ДЕ ежемесячно.

Закупки: фирма поддерживает свои запасы на уровне не менее 30 000 ДЕ. Политика фирмы — закупать ежемесячно дополнительные запасы това­ров в количестве, необходимом для обеспечения объема продаж следующе­го месяца. Условия закупок: 2/10, n/30. Предполагается, что все платежи осу­ществляются в месяц закупки и используются все скидки.

Принадлежности: в октябре на них расходуется 600 ДЕ, в ноябре на эти цели выделяется 400 ДЕ.

Предполагается, что минимальное сальдо, поддерживаемое на счете «Денежные средства», должно составлять 8000 ДЕ. Предполагается также, что все займы делаются в начале месяца, а все выплаты — в конце месяца, определенного для возврата. Кредиты возвращаются, когда для этого на­коплены достаточные средства. Проценты выплачиваются только во время возврата основной суммы кредита. Процентная ставка—18% годовых. Ру­ководство фирмы не хочет занимать средств больше, чем это необходимо, и намеревается возвращать так скоро, как сможет.

Подготовьте бюджеты, приведенные ниже (заполните таблицы).

А. Бюджет ежемесячных поступлений денежных средств:

Б. Объем закупок составляет 70% от объема продаж следующего месяца. Бюджет ежемесячных выплат по закупкам:

В. Бюджет ежемесячных операционных (текущих) расходов:

Г. Бюджет общих ежемесячных выплат:

Д. Бюджет поступлений и выплат денежных средств:

Е. Предполагается, что сумма займа должна быть кратна 1000 ДЕ. Финансовые потребности:

Ж.Составьте прогнозный отчет о прибылях и убытках за IV кв. и прогноз­ный бухгалтерский баланс на 31 декабря.

3. В этой задаче были допущены определенные упрощения.Какие ус­ложняющие факторы встречаются в реальном бизнесе?

Приложение 3. Вопросы для самопроверки

1. Какой текущий бюджет является отправной точкой в процессе разра­ботки общего бюджета?

а) бюджет расходов по продаже (коммерческих расходов);б) бюджет продаж;в) бюджет производства;г) бюджет закупки/использования мате­риалов.

2. Какой текущий бюджет должен быть подготовлен, чтобы можно было оценить количество материалов, которое необходимо закупить:

а) бюджет коммерческих расходов; б) бюджет продаж;в) бюджет произ­водства; г) бюджет закупки/использования материалов.

3. Детализированная схема предполагаемых производственных затрат, отличных от прямых материальных затрат и прямых затрат труда, которые должны иметь место для выполнения плана производства в будущем перио­де, есть:

а) бюджет общепроизводственных расходов;б) общий бюджет;в) бюд­жет капитальных затрат;г) бюджет общих и административных расходов.

4. Бюджет денежных средств должен быть подготовлен до того, как один из следующих документов может быть разработан:

а) прогнозный отчет о прибылях и убытках;б) бюджет капитальных за­трат;в) бюджет продаж;г) прогнозный отчет о финансовом положении (бух­галтерский баланс).

5. Из бюджета продаж корпорации следует, что в октябре рассчитывают продать 12 500 ед. продукта А и 33100 ед. продукта В. Продажная цена про­дукта А составляет 22,4 ДЕ, а продукта В — 32 ДЕ. Отдел продаж получает 6% комиссионных от продажи продукта А и 8% — от продажи продукта В.

Сколько комиссионных планируется в бюджете получить от продажизамесяц?

а) 106 276 ДЕ; б) 101 536 ДЕ; в) 84 736 ДЕ; г) 92 436 ДЕ.

6. Компания продала товары на сумму 134 000 ДЕ в июле; на сумму 226 000 ДЕ в августе и на сумму 188 000 ДЕ в сентябре. Из опыта поступле­ния денег за проданные товары известно, что 60% средств от продаж в кре­дит поступает на следующий месяц после продажи; 36% — во втором меся­це, 4% — не будет получено совсем.