Связь контура бухгалтерского учета с контуром оперативного учета

Концепция автоматизированной системы предполагает четкое разграничение функций между специалистами оперативных подразделений и бухгалтерией. Все документы, сформированные в контуре оперативного управления при выполнении закупок, продаж, приемке и отпуске товаров, считаются первичными и для учета в главной книге и других бухгалтерских отчетах должны быть проведены по счетам бухгалтерского учета специалистом бухгалтерии. Для автоматизации выполнения проводок в системе рекомендуется создать каталог типовых хозяйственных операций и определить содержание проводок по счетам для каждой хозяйственной операции. Типовое описание проводок состоит из:

номеров корреспондирующих по дебету и кредиту счетов и их субсчетов;

процента суммы проводки относительно ключевой суммы типовой хозяйственной операции или сложной формулы для расчета суммы проводки;

признака входимости суммы по данной проводке в общую сумму по документу.

Выполняя разноску (привязку) первичных документов по типовым хозяйственным операциям, специалист бухгалтерии тем самым определяет алгоритм подлежащих выполнению проводок. При наличии хорошо настроенного каталога типовых хозяйственных операций функции разноски и печати платежных документов можно поручить человеку, не имеющему специальной подготовки в области бух. учета. При необходимости сформированные проводки могут быть отменены.

Основные задачи бухгалтерского учета

Основные задачи бухгалтерского учета в большинстве автоматизированных систем решены достаточно подробно и имеют одинаковую структуру. В них обеспечивается ввод первичных документов, на основании которых формируются необходимые отчеты. Схемы построения модулей изображены на приведенных ниже рисунках.

Кассовые и финансово-расчетные операции

Учет материальных ценностей и малоценных быстроизнашиваемых предметов

Расчет зарплаты

Модуль "Расчет заработной платы" имеет тесную взаимосвязь с задачей "Учет и управление кадрами". Все изменения в учетных данных сотрудников, производимые в одной из этих задач, тут же появляются в таблицах другой задачи. Таким образом, исключается двойной ввод идентичных данных о сотрудниках предприятия.

В связи с большим количеством видов оплаты, подсистема "Расчет заработной платы" автоматизирует учетные и вычислительные процедуры по ведению табелей и расчету зарплаты (начислений и удержаний) для рабочих и служащих при повременной и сдельной формах организации труда. Должна предоставляться возможность осуществления перенастройки стандартных и ввода новых видов оплат. Для определения алгоритмов оплат пользователю, как правило, предоставляется большой набор функций, позволяющих извлекать любую информацию из классификаторов подсистемы, рассчитывать начисления и удержания за определенный период, округлять значения. Кроме алгоритмов вычислений задается процент оплаты и приоритет последовательности выполнения расчетов.

Обеспечивается расчет больничных, отпускных, пособий на детей, аванса, индивидуальных и бригадных нарядов, учет районных надбавок и переход сотрудников из одного подразделения в другое.

Для получения новых граф в лицевых карточках и произвольных по форме ведомостей, как правило, имеется встроенный генератор отчетов. Функция "Календарь" позволяет рассчитать табель-календарь на любой год, учитывающий режим работы сотрудников конкретного предприятия. При работе с лицевыми карточками сотрудников и связанными с ними таблицами обеспечивается быстрый поиск по табельному номеру или начальным буквам фамилии.

Учет основных средств и нематериальных активов

Учет нематериальных активов производится аналогично приведенной схемы для ОС, с тем отличием, что переоценка их не производится.

Главная книга. Баланс

Функция расчета Главной книги в системах заключается в выборке записей по всем проводкам, расчете входящих и исходящих остатков, сальдо, сумм и оборотов по счетам бухгалтерского учета. В ходе расчета осуществляется проверка на закрытие счетов, и, если какой-либо временный счет не закрыт, выдается предупреждающее сообщение.

В отличие от Главной книги, алгоритм расчета Баланса предприятия и многочисленных приложений к нему не является строго детерминированным и может иметь массу особенностей на различных предприятиях в зависимости от используемого плана счетов и требований местных вышестоящих организаций. Поэтому, все выходные отчетные бухгалтерские формы должны поставляться в составе комплекса в открытом виде (т.е. вместе с исходными формулами расчета, доступными для коррекции пользователем). Пользователь должен иметь полную независимость от поставщика при желании модифицировать ту или иную форму или расширить список этих форм. Для редактирования и создания отчетных форм обычно имеется встроенный в систему язык проектирования бухгалтерских и экономических расчетов.