Функции управления, их взаимосвязь.

Основополагающие функции управления, которые раскрывают содержание процесса управления любой организации вне зависимости от ее особенностей и определяют специфику управленческой деятельности, называют общими, основными функциями управления. Общие функции управления являются обязательными также при осуществлении всех других функций управления.

Впервые разработку общих функций управления выполнил Анри Файоль. По его утверждению, «управлять означает предсказывать и планировать, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать».

Другие авторы предложили иные название этих функций. Обзор современной литературы позволяет сделать вывод, что наиболее последовательно и обоснованно представлено в концепции менеджмента, разработанной Э.М. Коротковым [16]. В соответствии с этой концепцией основой любого управления служит предвидение (планирование), организация и контроль.

Планирование – это определяющая и ведущая функция управления. Планирование осуществляет постановку целей и задач управления, определяет пути и средства их достижения. Планирование выражается в конкретных расчетах, заданиях и показателях. Результатом реализации этой функции выступают бизнес-планы, сбалансированные по всем видам ресурсов.

Посредством планирования устанавливаются основные направления приложения усилий и выработки решений, которые обеспечивают единство целей для всех членов организации. Функция планирования по своей сущности отвечает на вопросы, касающиеся фактического состояния и возможностей организации, ее реально достижимых целей и путей к их реализации. Другими словами, планирование – это один из способов, с помощью которых, руководство обеспечивает объединение усилий всех работников организации, направленных на достижение их общих целей. Планирование – это непрерывный процесс в силу того, что при достижении одних целей заново определяются другие, а также вследствие того, что с изменением окружающей среды цели пересматриваются и согласуются с реальностью. Функция планирования пронизывает все виды управленческой деятельности.

Планирование в организации делится на два вида: перспективное (долгосрочное) и текущее.

Перспективное планирование в современных условиях часто приобретает черты стратегического планирования, или боле того – стратегического управления.

Процесс текущего планирования начинается после одобрения варианта перспективного планирования. На его основе происходит перераспределение заданий отдельным подразделениям организации.

­Организация как функция является базисной функцией менеджмента. В широком смысле организация – это вид деятельности управленческого персонала, направленная на обеспечение нормального функционирования предприятия.

Задачами функции «организация» являются:

- определение круга работ по осуществлению намеченных планов;

- определение характера связей (взаимоотношений) между производственными и управленческими подразделениями, а также между отдельными участками процесса управления;

- установление прав и обязанностей должностных лиц и исполнителей.

В содержание функции «организации» входит проектирование процесса труда, вплоть до разделения работ на отдельные операции; установление прав и обязанностей должностных лиц и исполнителей, определение характера взаимоотношений между подразделениями, а внутри них – между участниками совместного труда (равенство, подчиненность, вертикальная и горизонтальная иерархия).

Поскольку все работы на предприятии выполняют люди, то важным аспектом данной функции является определение исполнителя каждого конкретного задания, включая деятельность по управлению (подбираются исполнители для конкретной работы, выдаются задания и полномочия, или права по использованию ресурсов предприятия). Концепция внесения систематического начала в деятельность людей может быть расширена до создания структуры организации в целом.

Поскольку функция организации предполагает соединение всех специалистов фирмы, то задача состоит в том, чтобы определить миссию, роль, ответственность, подчиненность для каждого из них.

Контроль – составная часть оперативного управления. Контроль имеет большое значение для создания информационной базы, обеспечивающей основное принятие новых решений по определению целей и выработке плана. Контроль является средством обратной связи в системе управления.

Контроль – это процесс, обеспечивающий достижение организацией поставленных целей. Он позволяет устанавливать, на сколько точно достигнуты запланированные на определенный период цели. Он служит средством измерения того, что было в действительности достигнуто по сравнению с ожидаемым результатом. Знание фактического состояния дел, основанное на контроле и анализе позволяет предпринимать грамотные действия для коррекции серьезных отклонений от исходного плана. Одно из возможных действий – пересмотр первоначальных целей, с тем чтобы они стали реальнее и более соответствовали ситуации.

Функция контроля связана с учетом и анализом. Учет во многих случаях является средством контроля. На основе анализа оценивается состояние объекта управления, результаты решения поставленных задач и потенциальные возможности.

Принято различать три вида контроля: предварительный; текущий и заключительный.

Предварительный контроль начинается до решения управленческих задач, т.е. до начала работ. При этом виде контроля анализируются все виды ресурсов организации.

Текущий контроль (оперативный) осуществляется от начала хозяйственной операции, до момента достижения требуемого результата. Цель текущего контроля – вовремя обнаружить отклонения от намеченных планов, чтобы не допустить серьезных ошибок и сбоев в деятельности организации.

Заключительный контроль ставит своей целью помочь предотвратить ошибки в будущем. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после окончания работ.

Планирование, организация, контроль – это основы управления, но это еще не все виды управления, т.к. необходимо мотивировать деятельность людей.

Мотивация людей необходима, т.к. без определенной заинтересованности человек не будет творчески работать, как бы хорошо его организовывали и контролировали. Поведение людей всегда мотивированно.

Люди могут трудиться усердно, с воодушевлением, энтузиазмом, а могут уклоняться от работы. Во всех случаях необходимо искать мотив, стимул поведения. Этот вид деятельности управления в менеджменте Коротков обоснованно назвал функцией активизации, т.к. понятие активизации включает и мотивирование, и воодушевление, и стимулирование.

Активизация – это достижение цели организации на основе обеспечения полноценной отдачи от каждого работника предприятия и слаженной работы всего коллектива. В содержание функции активизации входит разработка и осуществление мероприятий, направленных на то, чтобы система поощрения коллективов и отдельных работников соответствовала задачам и особенностям каждого этапа развития экономики. Основная задача этой функции – применение максимально эффективных форм стимулирования, позволяющих в полной мере раскрыть возможности исполнителей, повысить их трудовую активность.

Активизация, то есть создание внутренних побуждений к действиям, является результатам влияния сложной совокупности потребностей, которая постоянно меняется. Активизация работников для эффективного осуществления их деятельности предполагает правильное определение реальных потребностей людей и их удовлетворения через хорошую работу. Активизация (мотивация) работников должна осуществляться руководителем с учетом знания реальных потребностей своих подчиненных.

Эти потребности имеют определенную иерархию. В частности иерархия может быть представлена в виде пирамиды А. Маслоу.

Рис. 4.1. Пирамида А. Маслоу

В странах с развитой рыночной экономикой в управлении при мотивации поведения человека в основном ориентируются на вторичные потребности, т.к. первичные потребности в основном удовлетворенны.

К основным функциям управления можно отнести также такие функции как регулирование, координирование и исследование.

Регулирование – это действия по устранению отклонений от объективно обусловленных режимов функционирования, обеспечение естественных возможностей проявления закономерных процессов и тенденций.

Регулирование как вид управленческой деятельности направленно на поддержание требуемого соответствия между различными элементами системами, на ликвидацию возможных отклонений от плановых заданий, графиков, норм выработки. В этом плане регулирование базируется на функции контроля и является частью текущего координирования.

Координация – это центральная функция процесса управления, обеспечивающая его бесперебойность и непрерывность. Главная задача координации – достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними и налаживание взаимодействий различных подразделений (отделов, служб) в системе организации.

Исследование Современное управление не возможно без проведения работ по исследованию результатов всех видов деятельности организации. Это вызвано условиями конкуренции, темпами технологического и технического развития, сложностью современной общественной и социально-психологической обстановки.

Рассмотренные основные функции управления (планирование, организация, контроль и мотивация) и производные от них – регулирование, координация и исследование отражают содержание управленческой деятельности (структурно-содержательный аспект управления) независимо от конкретных условий или сфер управления.

Однако основные функции не отражают обязательную последовательность действий, не характеризуют процесс деятельности. Последовательность действий в управлении отражают процессуально-содержательные функции управления: целеполагание, определение ситуации, определение проблемы, осуществление решения проблемы (перевод управляемой системы в новое состояние).

С целеполагания начинается процесс управления. Именно целеполагание определяет всю последовательность действий.

Определение ситуации – это распознавание и оценка положения, в котором находится организация. Другими словами, оценка состояния управляемой системы относительно цели управления. Из неадекватности цели и ситуации вытекает проблема (противоречие), которую необходимо решить в первую очередь. Затем находится решение этой проблемы.

Таким образом, содержание процесса управления характеризуют как структурно-содержательный, так и процессуально-содержательный аспекты управленческой деятельности (рис. 4.2).