Редактирование содержимого ячейки

Модуль 2.2. Ввод и форматирование данных

Цель модуля: Изучение правил ввода и редактирования данных в документах Microsoft Excel 2007, способов выравнивания данных в ячейках, а также способов форматирования таблиц.

Ввод данных

В ячейки листа можно вводить два типа данных: константы и формулы. Формулы – это инструкции к вычислениям. Константы разделяются на три основные категории: числовые значения, текстовые значения и значения дат и времени. Кроме того, в Excel имеются еще два специальных типа констант: логические значения и ошибочные значения.

Числа, включая даты, представляют собой значения, которые можно использовать в вычислениях. Текст – это информация, которая не является ни числом, ни формулой.

Для ввода данных сначала выберите нужную ячейку, а затем начинайте ввод. В ячейке немедленно появится точка вставки, т.е. курсор, а вводимые символы отобразятся как в ячейке, так и в строке формул. При этом кнопки строки формул включатся, и ими можно будет пользоваться (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Управляющие кнопки в строке формул

Если при вводе данных произошла ошибка, сделайте щелчок по кнопке Отмена, которая имеет вид крестика. отменить ввод можно и при нажатии клавиши Esc на клавиатуре. Нажатием кнопки Ввод (в виде галочки) заканчивают ввод данных. При этом активной остается та ячейка, в которую вводили данные. Если заканчивать ввод данных нажатием клавиши Enter на клавиатуре, то производится переход к другой ячейке. В любом случае кнопки строки формул выключаются, их становится не видно.

В ячейке может находиться до 32767 символов. Исключение составляют формулы. Длина записи для формулы – 8192 символа.

Если весь текст ячейки не помещается по ширине столбца, а ячейки справа не содержат данных, то текст отображается на листе на соседних ячейках справа (ячейка С3 на рис. 2.3). Если же ячейки справа содержат какие-либо данные, то весь текст на листе не отображается. При этом в строке формул этот текст отображается полностью.

При вводе текста нельзя расставлять переносы в словах с использованием клавиши дефис ( - ). Это может затруднить последующую работу с данными с использованием сортировки, выборки и т. п.).

Замена содержимого ячейки

Для замены содержимого ячейки достаточно выделить ее, ввести новые данные и подтвердить ввод.

Следует иметь в виду, что при вводе некоторых типов числовых данных (даты, время, числа с разделителями разрядов, проценты и др.) автоматически устанавливается формат данных в ячейке. Ввод новых числовых данных вместо существовавших может привести к их неправильному отображению. Так, если в ячейке была ранее введена дата, то после ввода обычного числа Microsoft Excel преобразует его в дату. Например, число 178 будет отображено как дата 26.06.1900. В этом случае следует очистить формат ячейки.

Редактирование содержимого ячейки

Содержимое ячейки можно редактировать непосредственно в ячейке или в строке формул.

При правке содержимого непосредственно в ячейке необходимо щелкнуть по ней два раза левой кнопкой мыши так, чтобы текстовый курсор начал мигать в ячейке, или выделить ячейку и нажать клавишу F2. После этого произвести необходимое редактирование и подтвердить ввод данных.

При правке содержимого ячейки в строке формул необходимо щелкнуть в строке формул левой кнопкой мыши так, чтобы в ней начал мигать текстовый курсор. После этого произвести необходимое редактирование и подтвердить ввод данных.

Для удаления символа, стоящего справа от текстового курсора, следует нажать клавишу Delete, для удаления символа, стоящего слева от текстового курсора, – клавишу BackSpace. Для удобства работы в режиме редактирования ячейки можно выделять фрагменты текста. Для выделения одного слова достаточно дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Для выделения произвольного фрагмента следует провести по нему указателем мыши при нажатой левой кнопке мыши. Кроме того, фрагменты текста ячеек можно выделять перемещением курсора клавишами клавиатуры при нажатой клавише Shift.

Форматирование данных

Установка параметров шрифта изменяет отображение данных на листе и при печати. Отображение данных в строке формул не изменяется.

Параметры шрифта можно устанавливать для диапазона выделенных ячеек, а также для отдельных фрагментов текста ячеек. В этом случае необходимо войти в режим редактирования ячеек и выделить оформляемый фрагмент ячейки (символ, число, слово, несколько слов и т. п.). Параметры шрифта отдельных цифр в числах, датах или времени изменить невозможно.

Для установки параметров шрифта используют элементы группы Шрифт вкладки Главная, мини-панель инструментов, а также вкладку Шрифт диалогового окна Формат ячеек (рис. 2.2).

Рис. 2.2. Элементы Excel для установки параметров шрифта

Для перехода к вкладке Шрифт диалогового окна Формат ячеекможно щелкнуть по значку группы Шрифт вкладки Главная (см. рис. 2.2).

Выбор шрифта (гарнитуры) определяет внешний вид символов текста, цифр, знаков и т. д. При выборе шрифта следует иметь ввиду, что не все шрифты отображают русские буквы, а некоторые шрифты вообще не отображают никаких букв (например, шрифт Webdings). В списке шрифтов шрифты, отображающие русские буквы, отмечены некоторыми характерными буквами русского алфавита.

Размер шрифта определяет высоту и ширину символов текста. Размер шрифта устанавливается в специальных единицах – пунктах. 1 пункт (1 пт) равен 0,35 мм. Можно выбрать любой размер шрифта из раскрывающегося списка. Если же подходящего размера в списке нет, то необходимо щелкнуть левой кнопкой в поле раскрывающегося списка, ввести требуемое значение размера и нажать клавишу Enter. Размер шрифта может быть установлен от 1 пт (0,3528 мм) до 409,5 пт (144 мм) с точностью 0,5 пт.

Начертание определяет особенности внешнего вида символов. Можно установить полужирное начертание и курсив. Можно установить одинарное или двойное подчеркивание.

Задание 1.Форматирование текста.

1. Откройте книгу с именем Упражнения из своей личной папки. Сделайте активным лист упр.1.

2. В ячейках С3, С6, А9, Е9, В12, F12 и и С15 введите текст, показанный на рис. 2.3.

Рис. 2.3. Примеры форматирования текста

3. Выделите ячейку С3.

4. В раскрывающемся списке Шрифт вкладки Главная выберите шрифт, например, Arial. При наведении указателя мыши на выбираемый шрифт срабатывает функция предпросмотра, и содержимое ячейки отображается указанным шрифтом.

5. В раскрывающемся списке Размер шрифта вкладки Главная выберите размер шрифта, например, 16 пт. При наведении указателя мыши на выбираемый шрифт срабатывает функция предпросмотра, и содержимое фрагмента листа отображается указанным размером шрифта. Для изменения размера шрифта можно воспользоваться также кнопками Увеличить размер и Уменьшить размер вкладки Главная.

6. Для установки полужирного начертания шрифта нажмите кнопку Полужирный , а для установки курсивного – кнопку Курсив вкладки Главная.

Обе эти кнопки работают в режиме переключателя, то есть после того, как будет установлено начертание для выделенного фрагмента, кнопка так и останется нажатой. Для того чтобы убрать оформление полужирным начертанием или курсивом следует еще раз нажать на соответствующую кнопку.

7. Сделайте активной ячейку С6 и назначьте элементы форматирования, указанные в этой ячейке.

8. Выделите ячейку А9.

9. Сделайте шелчок по стрелке кнопки Подчеркнутый вкладки Главная и выберите способ подчеркивания (рис. 2.4). При наведении указателя мыши на выбираемый способ функция предпросмотра не работает.

Рис. 2.4. Выбор вариантов подчеркивания

10. Сделайте активной ячейку Е9 и назначьте двойное подчеркивание.

11. Сделайте активной ячейку В12 и в строке формул выделите слово «верхний».

12. Откройте диалоговое окно Формат Ячеек и на вкладке Шрифт в поле Видоизменение установите флажок надстрочный, как показано на рис. 2.5.

Рис. 2.5. Установка видоизменений

13. Выделите ячейку F12и для слова «нижний» установите флажок подстрочный (см. рис. 2.5).

14. Выделите диапазон ячеек C15:F15.

15. Наэначьте выделенным ячейкам светлый цвет шрифта и темный фон заливки.

Можно отказаться от всех установленных параметров шрифта. Для этого:

1. Выделите весь лист.

2. Отобразите вкладку Шрифт диалогового окна Формат ячейки.

3. Установите флажок Обычный .

4. В результате этих действий текст в ячейках примет первоначальный вид.

5. Отмените предыдущую команду, чтобы вернуть назначенное форматирование.

6. Выполните команду сохранения.