Изменение содержимого ячейки.

1. Выберите ячейку, содержимое которой необходимо изменить.

2. Щелкните в строке формул и измените содержимое ячейки.

3. Для сохранения изменений нажмите клавишу ENTER. Для отмены изменений нажмите клавишу ESC.

Очистка ячейки.

1. Выделите ячейки, строки или столбцы, которые следует очистить.

2. В меню Правка выберите команду Очистить, а затем один из пунктов - Все, Содержимое (del), Форматы или Примечания.

Примечание. При нажатии клавиш DELETE и BACKSPACE удаляется только содержимое. Значение очищенной ячейки равно 0.

Перемещение и копирование ячеек.При использовании перетаскивания, а также команд Вырезать , Копировать и Вставить , Microsoft Excel полностью копирует ячейку, включая формулы и возвращаемые ими значения, примечания и форматы.

Изменение ширины столбца. Установите указатель мыши на правую границу заголовка, щелкните левой клавишей мышки и перемещайте до тех пор, пока ширина столбца не достигнет необходимого размера.

Для подгонки ширины столбца в соответствии с содержимым его ячеек дважды щелкните на правой границе заголовка.

Вставка строк и столбцов.

1. Для вставки строки выберите ячейку в строке, над которой следует вставить новую строку. Для вставки столбца выберите ячейку в столбце, слева от которого следует поместить новый столбец.

2. В меню Вставка выберите соответственно команду Строка или Столбец.

Форматирование текста и размещение его внутри ячейки.

1. В меню Формат выберите команду Ячейки, затем перейдите к вкладке Выравнивание (рис. 2.3-а). Выберите соответствующие параметры выравнивания по горизонтали и вертикали, а также, если необходимо, ориентацию текста.

2. Для размещения текста в нескольких ячейках установите флажок Объединение ячеек. Для размещения текста в несколько строк установите флажок Переносить по словам. Чтобы поместить текст, не изменяя ширины столбца, установите флажок Автоподбор ширины.

Примечание. Для объединения ячеек и центрирования их содержимого можно также нажать кнопку Объединить и поместить в центре на панели инструментов.

Изменение способа отображения чисел, дат и времени. Для изменения формата чисел, дат и времени в меню Формат выберите команду Ячейки, на вкладке Число (рис. 2.3-б) выберите необходимый формат.

а) Вкладка Выравнивание б) Вкладка Число

Рис. 2.3. Окно выбора формата ячеек

Для изменения основных форматов также можно воспользоваться кнопками на панели инструментов Форматирование, в том числе - Денежный формат, Процентный формат, Формат с разделителями, Уменьшить разрядность, Увеличить разрядность .

Использование рамок и фона в ячейках.Выделите ячейки, в которые необходимо добавить рамку. Для использования рамки, выбранной в предыдущий раз, нажмите кнопку Границы на панели инструментов Форматирование (рис. 2.4-а). Для использования другого типа рамки нажмите стрелку рядом с кнопкой Границы и выберите желаемый тип рамки.

Чтобы использовать дополнительные типы рамок, в меню Формат выберите команду Ячейки и перейдите к вкладке Граница. Выберите желаемый тип линии, а затем укажите место применения выбранной рамки.

Для использования цвета фона, выбранного в предыдущий раз, нажмите кнопку Цвет заливки на панели инструментов Форматирование (рис. 2.4-б). Для использования другого цвета нажмите стрелку рядом с кнопкой, а затем выберите необходимый цвет. Аналогичные действия требуются для изменения цвета шрифта в ячейке - кнопка Цвет шрифта на панели инструментов Форматирование (рис. 2.4-в).

а) б) в)

Рис. 2.4. Кнопки Граница, Цвет заливки и Цвет Шрифта

Создание формул.Формула является основным средством для анализа данных. С помощью формул можно складывать, умножать и сравнивать данные, а также объединять значения. Формулы подчиняются определенному синтаксису, в который входят знак равенства (=), вычисляемые элементы (операнды) и операторы (рис. 2.5). Операндами могут быть: константы, ссылки или диапазоны ссылок, заголовки, имена или функции.

Ссылка на ячейку

Числовая константа

Функция

=(B4+25)/СУММ(D5:$A$5)

Ссылка на диапазон ячеек

Оператор деления

Оператор сложения

Рис. 2.5. Элементы формулы

Применение операторов в формулах. Операторами обозначаются операции, которые следует выполнить над операндами формулы. В Microsoft Excel включено четыре вида операторов - арифметические, текстовые, а также операторы сравнения и адресные операторы.

Арифметические операторы используются, для выполнения основных математических вычислений над числами. Результатом выполнения арифметической операции всегда является число. Обозначаются следующими символами:

+ сложение;

- вычитание или унарный минус;

* умножение;

/ деление;

% процент;

^Ù возведение в степень.

Операторы сравнения используются для обозначения операций сравнения двух чисел. Результатом выполнения операции сравнения является логическое значение «ИСТИНА» или «ЛОЖЬ». Операторы сравнения обозначаются следующими символами:

= равно;

> больше;

< меньше;

>= больше или равно;

<= меньше или равно;

<> не равно.

Текстовый оператор& используется для обозначения операции объединения последовательностей символов в единую последовательность. Например, результатом выполнения выражения «учебная» & «группа» будет: «учебная группа».

Адресные операторы объединяют диапазоны ячеек для проведения вычислений над ними. Обозначаются символами:

:- оператор диапазона, который ссылается на все ячейки между границами диапазона включительно;

, - оператор объединения, который ссылается на объединение ячеек диапазонов;

пробел - оператор пересечения, который ссылается на общие ячейки диапазонов.

Порядок выполнения действий в формулах.Сначала выполняются действия в скобках, далее операции умножения и деления, сложения и вычитания, в порядке их следования. Чтобы порядок вычислений проходил правильно, необходимо использовать круглые скобки.

Ссылки на ячейку или на группу ячеек.

В формулах могут быть ссылки на ячейки или на диапазоны ячеек текущего листа, листов той же книги или других книг, а также на имена или заголовки, представляющие ячейки или диапазоны ячеек.

Примеры использования ссылок:

СРЗНАЧ (С2:С6) - вычисление среднего значения содержимого ячеек с С2 по С6;

СУММ (D4; Лист2! D6:E6) - вычисление суммы содержимого ячейки D4 и диапазона ячеек D6:E6 на листе Лист2;

СУММ (В1; [Книга1]Лист1!$D$4) - вычисление суммы содержимого ячейки В1 и ячейки D4 на листе Лист1 в книге Книга1.

В зависимости от поставленной задачи можно использовать либо относительные ссылки, которые ссылаются на ячейки относительно позиции формулы, либо абсолютные ссылки, которые ссылаются всегда на одну и ту же ячейку.

При создании формулы ссылки обычно изменяются относительно расположения ячейки, содержащей формулу. В относительных ссылках хранится расстояние от ячейки с формулой до ячейки, на которую ссылаются (рис. 2.6). В следующем примере ячейка B2 содержит формулу =А1; искомое значение находится на одну ячейку выше и левее ячейки В1. Такая ссылка будет относительной.

Рис. 2.6. Относительная ссылка

Если необходимо, чтобы ссылки не изменялись при копировании формулы в другую ячейку, воспользуйтесь абсолютными ссылками. Например, если имеется формула, умножающая содержимое ячейки E5 на ячейку Q1, (=E5*Q1), то при копировании формулы в другую ячейку изменятся обе ссылки. Для создания абсолютной ссылки на ячейку Q1 поставьте знак доллара ($) перед той частью, которая не должна изменяться. Чтобы создать абсолютную ссылку на ячейку Q1, поместите знак доллара перед именем строки и номером столбца $Q$1 .

Кроме относительных и абсолютных, ссылки бывают и смешанными, когда изменяется только одна часть адреса ячейки, например:

$B2 - изменяется только номер строки, а столбец всегда постоянный;

B$2 - изменяется только буква столбца, номер строки - постоянный.

Для изменения типа ссылки можно воспользоваться клавишей F4, предварительно в формуле выделив адрес нужной ячейки.

Ввод формулы.

1. Выберите ячейку, в которую необходимо ввести формулу.

2. Введите = (знак равенства). Чтобы начать набор формулы с функции нажмите кнопку Вставка функции или используйте меню Вставка и команду Функция. При этом автоматически вставляется знак равенства.

3. Введите формулу. Если в формуле используются ссылки, выделите необходимые ячейки при вводе. Если используется внешняя ссылка, выберите лист, содержащий связываемые ячейки, и выделите их.

4. Для окончания ввода формулы нажмите клавишу ENTER или кнопку , находящуюся слева от строки формулы.

Автозаполнение формулами. Эта операция выполняется так же, как автозаполнение числами. Ее особенность заключается в необходимости копирования ссылок на другие ячейки. В ходе автозаполнения во внимание принимается характер ссылок в формуле: относительные ссылки изменяются в соответствии с относительным расположением копии и оригинала, абсолютные остаются без изменения.

Для примера предположим, что значения в первом столбце рабочего листа (столбце А) вычисляются как суммы значений в соответствующих ячейках столбцов B и С. Введем в ячейку А1 формулу =B1+С1. Теперь скопируем эту формулу методом автозаполнения во все ячейки первого столбца таблицы. Благодаря относительной адресации, формула будет правильной для всех ячеек данного столбца.

В таблице 2.1 приведены правила обновления ссылок при автозаполнении вдоль строки или вдоль столбца.

Таблица 2.1.

Правила обновления ссылок при автозаполнении

Ссылка в исходной ячейке	Ссылка в следующей ячейке
При заполнении вправо	При заполнении вниз
А1 (относительная)	В1	А2
$А1 (абсолютная по столбцу)	$А1	$А2
А$1 (абсолютная по строке)	В$1	А$1
$А$1 (абсолютная)	$А$1	$А$1