Работа с подотчетными лицами

Рассмотрим ситуацию покупки товара через подотчетное лицо. Выдача денежных средств подотчетному лицу осуществляется при помощи документа Расходный кассовый ордер. В качестве вида операции должна быть Выдача денежных средств подотчетнику.

После совершения покупок сотрудник может отчитаться перед компанией о совершенной сделке. Для этого оформляется документ Авансовый отчет. Если после покупки товаров у сотрудника остались неизрасходованные денежные средства, то сотрудник должен вернуть их в кассу компании. Сделать это можно, оформив документ Приходный кассовый ордер. Таким образом, схема документооборота будет следующей:

· Расходный кассовый ордер

· Авансовый отчет

· Приходный кассовый ордер

1.Создайте документ Расходный кассовый ордер (пункт меню Документы – Денежные средства – Касса – Расходные кассовые ордера или кнопка Список документов Расходный кассовый ордер на панели инструментов – добавить новый документ), в документе укажите:

Операция: Выдача денежных средств подотчетнику;

Дата документа: позавчера;

Сумма руб.: 25 000,00

Подотчетник: выберите любого сотрудника;

Валюта: руб.

Проведите документ (кнопка Провести ).

2.Создайте документ Авансовый отчет (пункт меню Документы – Закупки – Авансовые отчеты – добавить новый документ), в документе укажите:

Тип цены (кнопка ): Закупочная ;

Дата документа: сегодня;

Подотчетное лицо: выбранный сотрудник;

Назначение: Покупка телефонов.

На вкладке Авансы нажмите кнопку – Заполнить по остаткам, табличная часть документа заполнится автоматически.

На вкладке Товары по кнопке добавьте в табличную часть товар Nokia 6820 (синий), количество – 3 штуки. Цена и сумма заполнятся автоматически.

Перейдите на вкладку Авансы и отредактируйте значение колонки Израсходовано (укажите в ней значение суммы с вкладки Товары) (рис.4). Проведите и закройте документ.

Рис. 4

3. На основании документа Расходный кассовый ордер введите документ Приходный кассовый ордер. Программа автоматически рассчитает сумму, которую сотрудник должен вернуть в кассу компании. Проведите и закройте документ.

Планирование продаж и платежей

Подсистема планирования продаж позволяет создавать перспективные планы продаж товаров на основе анализа продаж за прошедшие периоды. Планы продаж могут быть составлены в целом по компании или по отдельным ее подразделениям. В дальнейшем эти планы могут сравниваться с фактическими суммовыми и количественными показателями. Для составления плана продаж в системе предусмотрен документ План продаж.

1.Создайте документ План продаж (пункт меню Документы – Планирование – Планы продаж – добавить новый документ), в документе укажите:

Дата документа: последнее число текущего месяца;

Сценарий: создайте новый:

Наименование: План продаж на месяц;

Детализация: Номенклатура;

Периодичность: Месяц;

Учет по суммам (планирование продаж, закупок):

Учет по количеству (планирование продаж, закупок):

Дата планирования: первое число следующего месяца;

Далее нажмите на кнопку – Заполнить план, откроется окно обработки Помощник планирования, в нем укажите:

Вкладка Стратегия расчета количества:

Стратегия: Объем продаж;

Вид стратегии: Объем продаж;

%: 100;

Период: текущий месяц.

Изменить результат расчета (%): 50

округлить до: 1

Вкладка Стратегия расчета суммы:

Стратегия: Объем продаж;

Стратегия расчета суммы: По типу цен номенклатуры;

Тип цен: Розничная;

Дата: последнее число месяца;

Изменить результат расчета (%): 30

Нажмите кнопку , табличная часть документа План продаж будет заполнена, проведите и закройте документ.

2.Сформируйте перечисленные ниже отчеты и проанализируйте полученные данные:

· Отчет Планы продаж (пункт меню Отчеты – Продажи – Анализ продаж – Планы продаж). Отчет предназначен для отражения данных продаж в разрезе основных аналитических признаков планирования. В отчете можно увидеть сводную картину по предполагаемым продажам и проверить источники их образования.

· Отчет План-фактный анализ продаж (пункт меню Отчеты – Продажи – Анализ продаж – План-фактный анализ продаж). Отчет предназначен для выявления и анализа отклонений показателей фактических продаж от плановых. Для формирования отчета устанавливается период выборки данных по каждому виду анализируемых данных (планы продаж и фактические продажи).

· Отчет Рапорт руководителю (пункт меню Отчеты – Рапорт руководителю или кнопка Отчет Рапорт руководителю на панели инструментов). Отчет предназначен для представления сводной информации о текущем состоянии дел компании. В отчете проводится оперативный анализ данных по различным показателям: по объему продаж, по дебиторской и кредиторской задолженности, по исходящим и входящим платежам и т.д.