Расчёты с подотчётными лицами

Расчёт с работниками предприятия по суммам, выданным под отчёт на административно-хозяйственные нужды, а также на служебные командировки, учитывают на счёте 71 Расчёты с подотчётными лицами. При этом по дебету фиксируются полученные под отчёт денежные средства, по кредиту – фактически израсходованные средства.

Кассир выдаёт подотчётному лицу денежные средства на основании приказа руководителя или заявления работника с разрешительной надписью руководителя. При этом должен быть указан срок, на который выдаются средства.

Выдача денег под отчёт производится при условии полного отчёта подотчётного лица по ранее выданному ему авансу.

Выдача денег под отчёт оформляется Расходным кассовым ордером.

При компенсации затрат работника личных автомобилей средства под отчёт выдаются при предъявлении копии техпаспорта с учётом действующих норм.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить бухгалтеру авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. К данным документам относятся счета и чеки магазинов, квитанции ПКО, акты-справки, приходная накладная (покупки должны быть оприходованы на склад). Образец авансового отчёта показан на странице 124-125 Пособия.

Командированному работнику возмещаются произведённые им расходы:

§ Расходы по найму жилого помещения;

§ Расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая страховые платежи и расходы за пользование постельными принадлежностями;

§ Суточные за всё время пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также время нахождения в пути.

Суточные и расходы по оплате найма жилого помещения должны возмещаться работнику в пределах установленных норм.

После проверки бухгалтером авансового отчёта он утверждается руководителем.

Остаток неиспользованных сумм сдаётся в кассу по ПКО. Перерасход выдаётся из кассы по РКО.

В случае не предоставления отчёта и невозвращения в кассу неиспользованных сумм в установленные сроки, бухгалтер имеет право удержать из заработной платы данную задолженность.

Подотчётные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по дебету счёта 94 Недостачи и потери от порчи ценностей. В дальнейшем эта сумма списывается со счёта 94 в дебет счёта 70 Расчёты с персоналом по оплате труда или 73 Расчёты с персоналом по прочим операциям (когда удержания не могут быть произведены).

Кроме того необходимо помнить о включении в облагаемый налогом НДФЛ доход работника суммы, за который работник не отчитался в срок.

Подотчётные суммы учитываются в разрезе каждого работника.

От цели командировки зависит бухгалтерский учет расходов на нее. Командировочные могут включаться в стоимость приобретенных ценностей, а могут списываться непосредственно на расходы.

Проводки по бухучету командировочных расходов

Дебет	Кредит	Название операции
20, 44		Списаны командировочные расходы, связанные с основным видом деятельности предприятия
08, 10		Списаны расходы по командировке, связанные с приобретением основного средства, материально-производственных запасов
		Командировочные расходы, связанные с повышением квалификации, переподготовкой, отдыхом и культурно-развлекательными мероприятиями

Задание 4.13.Составьте авансовый отчёт по командировке по следующим представленным документам:

§ Электронный билет № 73351414391753, маршрут Челябинск – Нижневартовск, дата оформления 03.04.2015, цена 2632,20 руб., отправление из Челябинска 14.05.2015;

§ Электронный билет № 73651482152991, маршрут Нижневартовск – Челябинск, дата оформления 24.05.2015, цена 2468,30 руб., прибытие в Челябинск 27.05.2015;

§ Страховой полис № 1000000526431, приобретён 03.04. 2015, цена 100 руб.;

§ Страховой полис № 1000000644132, приобретён 24.05.2015, цена 100 руб.

Цель командировки - повышение квалификации. Размер суточных 400 руб., получено на командировку перечислением на зарплатную карту 8000 руб. + 5 600 руб.

Авансовый отчёт

Наименование показателя	Сумма, руб. коп.
Предыдущий аванс	остаток
перерасход
Получен аванс 1. из кассы
2. Перечислено в банк
Итого получено
Израсходовано	10900,5
Остаток	2699.5
Перерасход

Приложение 4 документов на 4 листах

Номер по порядку	Документ, подтверждающий расходы	Наименование документа (расхода)	Сумма расхода
дата	номер	в руб. коп
	03.04.15		Электронный билет	2632,20
	24.05.15		Электронный билет	2468,30
	03.04.15		Страховой полис
	24.05.15		Страховой полис
			Суточные 400х14
			Итого	10900,50