Учет расчетов с подотчетными лицами. Подотчетными лицами являются работники организации, по­лучившие авансом наличные

Подотчетными лицами являются работники организации, по­лучившие авансом наличные суммы денежных средств на пред­стоящие операционные, административно-хозяйственные и коман­дировочные расходы.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации выдача наличных денег под отчет произ­водится из кассы организации. При отсутствии у организации своей кассы им разрешается выдавать кассирам организаций или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег не­посредственно из кассы учреждения банка.

Организации выдают наличные деньги под отчет на операци­онные и хозяйственные расходы, а также на расходы отдельных подразделений, в том числе филиалов, не состоящих на самосто­ятельном балансе, в размерах и на сроки, определяемые руково­дителями организации.

Наличные деньги под отчет на командировочные расходы вы­даются в пределах сумм, устанавливаемых организацией самосто­ятельно. Нормы на командировочные расходы для целей налого­обложения регламентируются постановлениями Правительства РФ.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведет­ся на активно-пассивном счете 71 "Расчеты с подотчетными ли­цами".

Командировочные расходы включаются в издержки производ­ства в фактически произведенном размере. Для целей налогооб­ложения затраты на командировки принимаются в пределах ус­тановленных норм. Командировочные расходы сверх норм уве­личивают налогооблагаемую базу. НДС по сверхнормативным затратам в зачет бюджету не представляется, а списывается за счет собственных средств организации.

Д Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" К

Увеличение задолженности подотчетных лиц	Коррес­понди­рующий счет	Уменьшение задолженности подотчетных лиц	Коррес­понди­рующий счет
Сальдо — сумма долга подотчетных лиц на нача­ло периода	—	Сальдо — сумма долга	—
	подотчетным лицам на
	начало периода
Выданы денежные сред­ства на хозяйственные нужды, командировочные расходы, в возмещение перерасходов подотчет­ных сумм		Использованы подотчет­ные суммы:
	• на приобретение мате­риальных ценностей	07, 08,
	10, 12, 41
	• на производственные	20, 25, 26,
	цели	28, 44
		• на отгрузку и реализа­цию готовой продукции
Перечислены денежные средства по месту нахож­дения подотчетного лица
	• НДС по приобретенным материальным ценностям, работам и услугам в уста­новленных законом случа­ях
51, 52
Выданы денежные доку­менты под отчет
Положительная курсовая		Возврат неиспользован­ных подотчетных сумм:
разница по подотчетным
суммам	80, 83	• в кассу
		• удержанием из заработ­ной платы
		Отрицательная курсовая
		разница по подотчетным
		суммам	80, 83
Сальдо — сумма долга	—	Сальдо — сумма долга	—
подотчетных лиц на конец		подотчетным лицам на
периода		конец периода

Суточные, выданные сверх норм, включаются в совокупный годовой доход подотчетного лица и облагаются подоходным на­логом с физических лиц. Кроме того, на выданные сверх норм суточные начисляются страховые взносы в Пенсионный фонд, фонд медицинского страхования и фонд занятости.

Пример. Инженеру Иванову И. И. выдано на командировочные расходы 1100 руб., срок командировки — 3 дня. Нормы на командировочные расходы: по найму жилья — по фактическим расходам, но не больше 145 руб. за сутки, при отсутствии документов — 11 руб. за сутки; суточные — 22 руб. за сутки; расходы за проезд — по фактически представленным билетам.

Иванов И. И. представил квитанцию за проживание в гостинице (двое су­ток) — 504 руб.; билеты — 378 руб.

В авансовом отчете Иванова И. И. отражено:

за проживание в гостинице (2 суток) — 504 руб. с учетом НДС и налога с продаж;

проезд — 378 руб.;

суточные за 3 дня — 150 руб. по распоряжению руководителя.

Делаем расчет по авансовому отчету.

Показатель	По нормам, руб.	Сверх норм, руб.
1. За проживание в гостинице:
налог с продаж		-
	(504 – 4,76 / 100)
НДС
	[(504 - 24) - 16,67 / 100]
расходы за проживание
	(145 • 2)	(504 - 290 - 80)
НДС по расходам за
проживание	(290 • 20 / 100)	(80 - 58)
2. По проезду:
налог с продаж		-
	(378 • 4,76 / 100)
НДС		-
	[(378 - 18) • 16,67 / 100]
расходы по проезду		-
	(378 - 60)
3. Суточные
	(22 • 3)	(150 - 66)

Отражаем перечисленные операции на счетах.

1. Выдано Иванову И. И. под отчет:

К-т сч. 50 "Расчетный счет" 1100 руб.

Д-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами" 1100 руб.

2. Расходы по авансовому отчету:

Д-т сч. 26 (в пределах норм) — 674 руб. (290 + 318 + 66)

Д-т сч. 26 (сверх норм) — 218 руб. (134 + 84)

Д-т сч. 19 (в пределах норм) — 118 руб. (58 + 60)

Д-т сч. 19 (сверх норм) — 22 руб.

К-т сч. 71 — 1032 руб.

3. Списан НДС по авансовому отчету:

Д-т сч. 68 НДС — 140 руб.

Д-т сч. 88 — 22 руб.

К-т сч. 19 — 118 руб.

3. Начислен подоходный налог по ставке 12% по превышению суточных (в составе совокупного годового дохода) [(84 • 0,12) = 10,08 руб.]

Д-т сч. 70 — 10,08 руб.

К-т сч. 68 (подоходный налог) — 10,08 руб.

5. Начислены страховые взносы в социальные фонды с суммы суточных расходов, выплаченных сверх норм 84 • (0,28 + 0,036 + 0,015);

Д-т сч. 26 — 27,80 руб.

К-т сч. 69 — 27,80 руб.

Для целей налогообложения принимается сумма в размере 674 руб., а пре­вышение расходов в сумме 218 руб. присоединяется к балансовой прибыли при расчете налога на прибыль.

Неизрасходованные наличные деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены в кассу предприятия не позднее трех дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны предъявлять в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов, вернуть неизрасходо­ванные суммы или получить из кассы перерасходованные суммы.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным под отчет суммам.