Организация документооборота при осуществлении кассовых операций
Кассовые расходные операции, выполняемые бухгалтерскими работниками, контролируются контролером, рабочее место которого размещается в непосредственной близости от кассы. Контролер ведет кассовый журнал по расходу. Контроль расходных операций должен исключить возможность:
а) оплаты неправильно оформленных документов, оплаты чеков с подписями и оттиском печати, не соответствующими заявленным образцам, и чеков, выписанных из книжки, не принадлежащей данному клиенту;
б) поступления в кассу чеков и других расходных документов, минуя соответствующих бухгалтерских работников и контролера кредитной организации;
в) внесения необоснованных исправлений и дописок в кассовые документы и журналы.
Кассовый журнал по расходу составляется работником бухгалтерии (контролером) на соответствующих бланках в 2 экземплярах.
При ведении бухгалтерского учета с применением ЭВМ для передачи информации на обработку направляются отдельные листы кассового журнала по расходу по мере их заполнения либо при незначительном объеме операций – одновременно вес листы кассового журнала с подписью кассира о сверке оборотов с кассой.
Направление расходных кассовых документов контролером в кассу для оплаты производится внутренним порядком. Передача документов в кассу оформляется в специальном журнале под расписку.
Если кассовый журнал по расходу ведется в двух экземплярах под копирку, то расходные документы можно передавать в кассу под расписку кассира на первом экземпляре журнала. При таком порядке передачи расходных документов в кассу второй экземпляр кассового журнала остается у контролирующего работника, который проверяет, не внесено ли каких-либо исправлений и дописок и первый экземпляр. Первый экземпляр кассового журнала помещается в кассовые документы дня, второй экземпляр – в мемориальные документы дня.
Документооборот по приходным кассовым операциям должен быть организован так, чтобы выдача квитанций клиентам и зачисление сумм на их счета производились только после фактического поступления денег в кассу, за исключением взносов во вклады граждан, которые могут записываться в лицевые счета вкладчиков до приема денег. При этом документы, подтверждающие внесение денежных средств во вклад, выдаются вкладчику только после фактического поступления денег в кассу.
Прием денежной наличности производится по объявлению на взнос наличными, представляющему собой комплект документом, состоящий из объявления на взнос наличными, квитанции и ордера.
Объявление на взнос наличными принимается бухгалтерским работником, который подписывает его, отражает в кассовом журнале сумму и необходимые реквизиты, предусмотренные кассовым журналом, и внутренним порядком передает в кассу. Объявление на взнос наличными помещается в кассовые документы дня, квитанции выдается вносителю денег после приема их в кассу. Получив обратно из кассы ордер с подписью кассира, свидетельствующей о приеме кассиром денег, бухгалтерский работник проверяет подлинность подписи кассира на ордере с образцами подписей, делает условную отметку в кассовом журнале о возврате ордера из кассы, передает кассовый журнал для отражения операций в бухгалтерском учете, после чего прилагает ордер к выписке соответствующего лицевого счета клиента.
Учет и оформление кассовых операций
Результаты проверки удостоверяется ПОДПИСЬЮ бухгалтера-контролера или ответственного исполнителя в ордере к объявлениям.
Неиспользованные денежные чеки по закрываемым счетам и по счетам, передаваемым в другую кредитную организацию, принимать от клиентов имеет право только главный бухгалтер или его заместитель, или начальник отдела, который одновременно должен погасить каждый сданный чек путем вырезания части чека, предназначенной для подписи. После этого чеки передаются соответствующему бухгалтерскому работнику, который составляет ордер на закрытие счета и представляет его для проверки и подписания главному бухгалтеру или его заместителю, или начальнику отдела.
Неиспользованные расчетные чеки при наличии остатка на счете по учету депонированных средств принимаются от клиентов и погашаются в таком же порядке бухгалтерским работником, который одновременно проверяет и подписывает платежное поручение клиента на закрытие лицевого счета по учету депонированных ос тавшихея неиспользованных средств.
Сданные неиспользованные денежные и расчетные чековые книжки, погашенные в указанном выше порядке, помещаются соответственно в кассовые и мемориальные документы дня.
Кредитная организация определяет документооборот по выдаче (продаже) чеков (чековых книжек) клиентам. При этом из кассы чеки должны выдаваться оформленные штампом кредитной организации с указанием на каждом чеке номера счета клиента, с которого будет оплачиваться чек, при выдаче чеков за плату — после внесения (пс речисления) денежных средств. Выданные (проданные) за день чеки списываются с внебалансового счета по их учету на основании мемо риалыюго ордера, выписанного бухгалтерским работником.
Бланки, разные документы и ценности выдаются из кассы ш основании переданных внутренним порядком в кассу мемориал!. ных ордеров. На ордерах делается расписка получателя бланком, ценностей и документов.
При работе с этими бланками рекомендуется осуществляи. контроль за получением, хранением, выдачей и их использовами ем, обеспечивать своевременное и полное отражение их движении в учете. Начки (посылки) с бланками проверяются. Бланки в пач ках с поврежденной упаковкой пересчитываются. При обнару.м нии в упаковках недостач или излишков бланков составляется аК1 за подписями лиц. участвовавших в приеме бланков. Указании'
И'Ч'чЛик отражения кассовых операции...
1ЫШС бланки хранятся в хранилище ценностей. При выдаче блан-мч1 для использования производится их полистный пересчет, Проверка правильности нумерации, а также приемка по качеству. 11 1ЫЯ8ленных при этом недостачах и излишках бланков, а также "н пииаружении в них дефектов составляются акты и вносятся ис-II]>ипления в учете.