Первичные документы учёта наличия и движения материалов

Все операции, связанные с поступлением, перемещением и отпуском материальных ценностей должны оформляться унифицированными формами первичной учетной докумен­тации, которые утверждены Госкомстатом России (постановление ГК РФ по статистике от 30 октября 1997 г. № 71а, в редакции от 6 апреля 2001 г. № 26), а при их отсутствии - отраслевыми фор­мами, утверждаемыми соответствующими министерствами и ины­ми органами исполнительной власти. Если унифицированные и отраслевые формы первичных документов не предусмотрены, их разрабатывают и утверждают организации самостоятельно в соот­ветствии с требованиями, сформулированными в Федеральном законе «О бухгалтерском учете».

К унифицированным формам первичной документации по уче­ту производственных запасов относятся:

· доверенность (формы № М-2 и № М-2а) применяется для оформления права выступать в качестве доверенного лица орга­низации при получении материальных ценностей от поставщи­ка. Доверенность от имени коммерческой организации выда­ется за подписью его руководителя или иного лица, уполномо­ченного на это учредительными документами: от имени юридического лица, основанного на государственной или му­ниципальной собственности — за подписями руководителя и главного бухгалтера. Доверенность должна быть полностью за­полнена и иметь образец подписи лица, на имя которого она выписана.

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей выдается, как правило, на 15 дней, а при расчетах в порядке пла­новых платежей — на календарный месяц. Доверенность оформ­ляется в одном экземпляре и выдается под расписку получателю.

Выданные доверенности регистрируются в пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Вы­дача доверенностей лицам, не работающим в организации, не до­пускается. Доверенность, в которой не указана дата ее соверше­ния, ничтожна.

Форма № М-2а применяется организациями, получение мате­риальных ценностей в которых по доверенности носит массовый характер;

· приходный кассовый ордер (форма № М-4)используется дляучета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный кассовый ордер составляется в одном эк­земпляре материально ответственным лицом в день поступле­ния ценностей на склад. При неоднократном получении в течение дня однородного груза можно выписывать один приходный ордер за день. На оборотной стороне приходного ордера делается отметка о каждой партии с подведением итога за день.

Для сокращения количества первичных учетных документов и снижения трудоемкости начальной стадии учета по усмотрению руководства организации вместо приходного ордера могут исполь­зоваться сопроводительные документы поставщика (спецификация, сертификат, удостоверения качества и др.), в которых на обрат­ной стороне работником склада проставляется штамп с указани­ем даты приемки, количества материалов и подписи материально ответственного лица.

· акт о приемке материалов (форма № М-7)предназначен дляоформления поступивших материальных ценностей в тех случаях, когда имеются расхождения по количеству, качеству, ассортименту с данными сопроводительных доку­ментов поставщика, а также при приемке материалов, поступивших без документов поставщика (неотфактурованных поставок). Акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, составляется членами комиссии по приему материалов с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика либо незаинтересованной организации. Утверждается руководителем организации или другим уполномоченным ли­цом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию для учета движения материальных ценностей, другой — в отдел снабжения или в бухгалтерию для направления претензии поставщику;

· лимитно-заборная карта (форма № M-8) используется дляоформления отпуска со склада в производственные подразделения организации в пределах установленного лимита матери­алов, систематически потребляемых при изготовлении продук­ции, выполнении работ, оказании услуг. Лимит отпуска мате­риальных ценностей устанавливается отделом снабжения либо плановым отделом исходя из объемов производственных зада­ний цехов и норм расхода предметов труда, с учетом перехо­дящих остатков неиспользованных материалов на начало отчет­ного периода. Рассматриваемый документ служит для текуще­го контроля за соблюдением лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является основанием для списания материальных ценностей со склада.

Лимитно-заборная карта выписывается, как правило, в двух эк­земплярах на одно наименование (номенклатурный номер) мате­риала сроком на один месяц, а при сравнительно редком отпуске ресурсов в производство — на квартал. Один экземпляр карты до начала месяца передается структурному подразделению — потре­бителю материалов, второй — складу. Отпуск материалов в про­изводство осуществляется складом при предъявлении представи­телем структурного подразделения лимитно-заборной карты. Кла­довщик отмечает в картах склада и подразделения дату и количество отпущенных материалов, записывает остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной кар­те подразделения расписывается кладовщик, а в лимитно-забор­ной карте склада — представитель структурного подразделения. После использования лимита лимитно-заборные карты со склада передаются в бухгалтерию;

· план-картаиспользуетсяв случае, если в организации органи­зована централизованная доставка материалов со складов в про­изводственные подразделения. Снабженческими или плановы­ми службами составляется специальный оперативный документ на отпуск (план-карта), в котором отражаются лимиты и ка­лендарные сроки доставки материалов. На основе этого доку­мента работником склада выписывается накладная на отпуск материалов в пределах месячного лимита и производится пе­редача материалов по назначению;

· требование-накладная (форма № М-11) применяется для уче­та движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответ­ственными лицами. Составляется она в двух экземплярах ма­териально ответственными лицами склада или цеха, сдающего ценности, подписывается названными лицами и получателя­ми. Один экземпляр документа предназначен для списания ценностей подразделением-поставщиком, второй - для опри­ходования ценностей подразделением-получателем. Требование-накладная может использоваться для оформления отпуска материалов сверх установленных норм и лимита, по за­мене с разрешения руководителя или главного инженера. В этом случае, как правило, на бланке документа по диагонали наносит­ся отличительная полоса. На основании требования-накладной в лимитной карте заменяемого материала корректируется лимит. Изменение лимита производится теми лицами, которым предо­ставлено такое право.

В требовании-накладной указываются причины сверхлимитно­го отпуска материалов (например, исправление брака, покрытие перерасхода материалов), ставится штамп (надпись) «Сверх лими­та». При получении материалов для производства продукции вза­мен забракованной и для исправления брака к лимитно-заборной карте или требованию-накладной следует прилагать акты (изве­щения) о браке с указанием кода изделия, детали, заказа, по ко­торым изготовлена забракованная продукция;

· накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15)предназначена для учета отпуска материальных ценностей структурным подразделениям организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям. На­кладная выписывается в двух экземплярах по предъявлении по­лучателем заполненной в установленном порядке довереннос­ти на получение ценностей. Первый экземпляр передается на склад в качестве основания отпуска материалов, второй — по­лучателю;

· карточка учета материалов (форма № М-17)заполняется на каждый номенклатурный номер материала, служит для коли­чественного учета движения материалов на складе по сортам, видам и размерам. Записи в карточках складского учета осуще­ствляются материально ответственными лицами на основании первичных документов учета поступления и выбытия матери­алов в день совершения операции. В карточках учета материа­лов систематически выводятся остатки ценностей по их видам, сортам, размерам и другим технико-эксплуатационным пара­метрам, что позволяет своевременно обеспечить руководство организации, службы снабжения и маркетинга информацией, необходимой для управления запасами, выявления неисполь­зуемых материалов сверхнормативных запасов.

По истечении календарного года на карточках учета материа­лов выводятся остатки на 1 января следующего года, которые пе­реносятся во вновь открытые карточки на следующий год. Карточки истекшего года закрываются, брошюруются и сдаются архив организации. По указанию руководителя службы снабже­ния и разрешению главного бухгалтера карточки учета материа­лов могут продолжаться и в следующем календарном году, а так­же закрываться и открываться в середине года.

Складской учет материалов можно вести в книгах сортового учета, которые содержат те же реквизиты, что и карточки;

· акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № M-35), применяется для оформления поступления пригодных к ис­пользованию в организации материальных ценностей, получен­ных в процессе ликвидации основных средств.

Совершенствование содержания первичных учетных докумен­тов способствует рационализации документооборота. Так, ecли в карточке учета материалов предусмотреть графу для подписей получателей ценностей, такие документы, как требование-на­кладная, лимитно-заборная карта, можно выписывать в одном экземпляре. При этом сведения об отпуске материалов со скла­да подтверждаются подписями кладовщика, получателя ценнос­тей в карточке складского учета и в указанных выше первичных учетных документах. Требование-накладная и лимитно-заборная карта при этом возвращаются получателю материальных ценно­стей.

Нестабильность цен материалов в современных условиях хозяйствования и актуальная потребность организации учета материа­лов по поступающим партиям материальных ценностей обуслоЕ ливают целесообразность перенесения реквизита «цена материа­лов» в табличную часть документа, что позволит регистрировать цену в форме № М-17 по каждой поставке материальных ценно­стей.

Оснащение рабочих мест кладовщиков, бухгалтеров, персона­ла других подразделений организации современными компьюте­рами, которые используются локально либо в сети, объединяю­щей терминалы персонала различных служб организации, так­же способствует сокращению количества экземпляров первичных учетных документов, упрощению их форм и трудоемкости фор­мирования, а в некоторых случаях — исключению первичные учетные документы в традиционной форме при сохранении юри­дического статуса первичной информации. Первичные учетные документы обладают юридической силой при наличии обязатель­ных реквизитов, подписей исполнителей и должностных лиц, печатей.

Для усиления контрольных функций бухгалтерского учета ре­комендуется приказом руководителя организации утвердить спи­сок лиц, имеющих право подписи на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов, а также перечень материалов, отно­сящихся к названной категории. Бланки первичных учетных до­кументов целесообразно пронумеровать до передачи материально ответственным лицам для заполнения.

Кроме перечисленных документов для учета материальных ценностей используются:

а) инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ 3);

б) сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-мтериальных ценностей (форма № ИНВ-19);

в) сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения);

г) акт о покупке материалов на рынке;

д) акт перевода единиц измерения материалов;

е) акт-заключение о чрезвычайных ситуациях;

ж) акт на списание материалов.

В расчетах за приобретенные организацией материальные цен­ности применяются:

а) товарно-транспортная накладная (форма № 1-T);

б) счет-фактура;

в) расчетно-платежные документы по банку;

г) приходный и расходный кассовые ордера;

д) и др.

Порядок формирования и движения документов должен соот­ветствовать графику документооборота, который разрабатывает­ся организацией с учетом условий поставок, транспортировки, организационной структуры и функциональных обязанностей подразделений и должностных лиц.

Первичные учетные документы могут составляться на бу­мажных и машинных носителях информации. Программы ко­дирования, идентификации и машинной обработки данных до­кументов на машинных носителях должны обладать системой защиты и храниться в организации в течение срока, установ­ленного для хранения соответствующих первичных учетных Документов.