III. Учет наличия и движения материалов на складах. Отчетность материально-ответственных лиц.

Одной из задач бухгалтерского учета материалов является обеспечение сохранности материалов в местах их хранения (на складах, кладовых) и контроль за их расходованием в процессе производства продукции (работ, услуг).

Для хранения МПЗ в организациях создаются:

а) центральные (базисные) склады, которые находятся в ведении непосредственно руководителя организации или службы (отдела снабжения и сбыта);

б) склады (кладовые) цехов, филиалов и других подразделений организации.

Каждому складу приказом по организации присваивается постоянный номер, который указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.

Материальные ценности, хранящиеся на складах, размещаются в определенном порядке и последовательности в штабелях, на стеллажах, полках, шкафах и специально приспособленных площадках для материалов открытого хранения. Склады должны быть оснащены мерной тарой, весоизмерительными устройствами, подъемно-транспортными средствами для перемещения грузов.

В зависимости от характера МПЗ, порядка их приобретения и использования единицей материально-производственных запасов может бытьноменклатурный номер, партия, однородная группа и т.д.,разрабатываемые организацией в разрезе их наименований и (или) однородных групп (см. ПБУ 5/01 п. 3).

Номенклатурный номер представляет собой числовой код, проставляемый в дальнейшем во всех первичных учетных документах, которыми оформляется движение материалов.

Как правило, номенклатурный номер состоит из 7-ми, 8-ми значных кодов:

первые два знака - синтетический счет:

третий - субсчет;

один или два последующих - группу (вид) материально-производственных ценностей;

остальные - различные признаки, дающие дополнительную характеристику материалов.

В местах хранения каждого вида материалов прикрепляется складской ярлык, на котором указываются наименование материала, номенклатурный номер, установленные нормы запаса, единица измерения и учетная цена.

Приемка, хранение и отпуск материалов на складах возлагается на заведующих складами, кладовщиков и других лиц, несущих полную материальную ответственность за сохранность вверенных материалов. Для этого с каждым из них должен быть заключен договор о материальной ответственности, который заключается в письменной форме.

Прием на работу и увольнение завскладом (кладовщика) и других материально-ответственных лиц осуществляется по согласованию с гл. бухгалтером.

Складской учет ведется материально-ответственным лицом в карточках складского учета (ф. № М-17), которые открываются службой снабжения организации на календарный год и выдаются на склад под расписку в специальном реестре карточек.

Вместо карточек М-17 допускается ведение учета в книгах складского учета с открытием лицевых счетов на каждый номенклатурный номер.

Книги регистрируются, пронумеровываются и прошнуровываются. Количество листов в книге заверяется подписью Главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и печатью.

Правильная и рациональная организация учета материальных ценностей обеспечивается четкой системой документооборота и строгим порядком оформления операций по движению материалов. Поэтому все записи в карточках учета материалов (ф. № М-17) по приходу и расходу материалов производятся на основании первичных документов. После каждой записи выводится остаток материалов. В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

Работники бухгалтерской службы орга­низации, ведущие учет материальных запасов, обязаны систематически, в установленные орга­низацией сроки, ноне реже одного раза в месяц, осуществлять непосредственно на складах (в кла­довых) в присутствии заведующего складом (кла­довщика) проверку своевременности и правиль­ности оформления первичных документов по складским операциям, записей (разносок) опера­ций в карточках складского учета, а также полно­ты и своевременности сдачи исполненных доку­ментов в бухгалтерскую службу организации.

При ведении в бухгалтерской службе сальдо­вого метода учета материалов работник бухгал­терской службы сверяет все записи в карточках складского учета с первичными документами и подтверждает своей подписью правильность вы­ведения остатков в карточках. Сверка карточек с документами и подтверждение операций подпи­сью проверяющего может производиться также в случаях, когда в бухгалтерской службе учет ма­териалов ведется с использованием оборотных ве­домостей.

При ведении карточек учета в бухгалтерской службе организации (первый вариант оборотного метода) сверяются карточки бухгалтерской служ­бы со складскими карточками.

В сроки, установленные в организации графиком документооборота, заве­дующие складами обязаны сда­вать, а работники бухгалтерии (или вычислительного центра) - принимать от них все первичные учетные документы, прошедшие по складам за соответст­вующий период. На основании первичных документов бухгалтерия отражает движение материалов.

Таким образом, в бухгалтерской службе дублируется складской учет, с той лишь разницей, что в бухгалтерской службе ведется количественный и суммовой учет, а на складах и подразделениях - только количественный учет. В карточках ежемесячно выводятся обороты за месяц и остатки на начало следующего месяца. На основании карточек в бухгалтерской службе ежемесячно составляются оборотные ведомости материалов отдельно по каждому складу и подразделению.

Прием-сдача первичных учетных документов оформляется, как правило, составлением реестра, на котором работник бухгалтерской службы или иного подразделения организации расписывается в получении документов.

Если склады под­разделений расположены от бухгалтерии на отда­ленном расстоянии, прием первичных учетных документов и проверка могут осуществляться не­посредственно в бухгалтерии (ВЦ). В этом случае первичные учетные документы в установленные сроки передаются в соответствующие подразделения организа­ции с реестром сдачи документов, в котором ука­зываются номера и наименования сдаваемых документов.

При небольшой номенклатуре материа­лов и небольших оборотах разрешается на всех или на отдельных складах организа­ции и подразделений вместо карточек (книг) складского учета вести месячные материальные отчеты ф. МХ-20 (в строительстве ф. М-19).

В месячном материальном отчете отражаются данные (реквизиты), которые имеются в карточ­ках складского учета: остаток материалов на на­чало месяца, приход и расход за месяц и остаток на конец месяца. При этом для записи операций по приходу и по расходу могут отводиться не­сколько граф, в том числе для отражения сведе­ний о поступлении материалов (от поставщиков, от других складов и подразделении организации и т. д.), отпуск (производственным подразделени­ям, обслуживающим производствам и хозяйст­вам, для продажи и т. д.) и (или) для каких целей.

В материальных отчетах указывается количество и сумма (по приходу, расходу и остаткам) матери­альных ценностей. Сумма заполняется (таксиров­ка) бухгалтерией или заведующим складом.

Материальные отчеты с приложением всех первичных документов представляются в бухгал­терскую службу организации в установленные в организации сроки.

Вывод по вопросу: Для хранения МПЗ в организациях создаются соответствующие склады. Прием, хранение, отпуск и учет МПЗ по каждому складу возлагаются на соответсвующие должностные лица:

- заведующий складом;

- кладовщик;

- и другие, которые несут ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных им запасов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску.

С указанными должностными лицами заключаются договоры о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством РФ.

Прием на работу и увольнение материально-ответственных лиц осуществляется по согласованию с главным бухгалтером организации.

Заключение

Таким образом полнота и достоверность информации о наличии, движении, использовании материально-производственных ресурсов в организации в целях управления и контроля за ними зависит от:

1) правильно выбранного в бухгалтерском учете метода оценки материально-производственных запасов;

2) обеспечения своевременности и правильности документирования хозяйственных операций, фиксирующих факт их поступления, выбытия и расхода на производство;

3) рациональной системы организации складского хозяйства и складского учета.