Синтетический и аналитический учет
Открытый к балансу счет, на котором учитывают видов средств или источников, объединенных в одну ученую группу по определенному экономическому признаку, называют синтетическим счетом, а учет на этих счетах – синтетическим учетом. Название «Синтетические» счета и учет происходит от слова «синтез» (объединять, обобщать и т.д.). К синтетическим счетам относятся «Основные средства», «Материалы», «Расчеты с персоналом по оплате труда» и многие другие.
Практические все счета, открываемые к балансу, являются синтетическими. Это синтетические счета еще называют счетами первого порядка.
Данные синтетического учета необходимы, в основном, для руководства предприятий в целом, не вдаваясь в отдельные подробности, детали и факты. Показатели синтетического учета составляют основу отчетности. Все показатели синтетического учета и сам учет ведется только в стоимостном выражении.
Для управления предприятием, при осуществлении реальных хозяйственных операций руководителям необходимо не только общая, но и конкретная, детализированная информация. Эту подробную, детализированную информацию о составе и движении средств и источников получают при помощи аналитических счетов. Учет осуществляемый на этих счетах называется аналитическим учетом. Свое название аналитический учет получил от слова «анализ» (разделение, расчленение).
Аналитические счета открываются к конкретному синтетическому счету. Записи на аналитических счетах производят строго на основании тех же первичных документов, что и на синтетических счетах. Степень детализации учета зависит от потребности системы управления и учет в аналитических счетах ведется в натуральном так и в денежном измерителе.
Существует строгое правило открытия и ведения учета на аналитических счетах, относящихся к конкретному синтетическому счету. Любые показатели синтетического счета (начальное и конечное сальдо, суммовые и количественные данные по каждой конкретной операции, дебетовой и кредитовой обороты) должны соответствовать сумме аналогичных показателей всех открытых к нему аналитических счетов. Это основная взаимосвязь между аналитическими и синтетическими счетами.
На практике кроме синтетических и аналитических счетов имеет место субсчета или счета второго порядка. Субсчета открываются к конкретному синтетическому счету, который, как правило, имеет большое количество различных аналитических счетов. Порядок открытия субсчетов, записи операций, подсчет дебетовых и кредитовых оборотов и выведения сальдо на них аналогичен основным синтетическим счетам.
Таким образом, на каждом предприятий системы счетов может быть представлена по уровням следующей субсчетов (счета второго порядка) – аналитические счета (счета третьего порядка).
Для наглядности покажем связь между аналитическим и синтетическим учетом на схемах соответствующих счетов.
Синтетический учет Аналитический учет
Дт Материалы Кт Дт Материал «А» Кт
| Сн - 120000 | Сн - 10000 | ||
| 1) 90000 | 2) 40000 | 1) 20000 | 2) 5000 |
| 3) 30000 | |||
| Об - 90000 | Об - 70000 | Об - 20000 | Об – 5000 |
| Ск - 140000 | Ск - 25000 | ||
| Операции, отраженные на аналитических и синтетических счетах 1) Поступили материалы: А – 20000 Б – 70000 Итого – 90000 2) Отпущены материалы А – 5000 Б – 35000 Итого - 40000 3) Отпущены материалы Б – 20000 В – 10000 Итого - 30000 | Дт Материал «Б» Кт | ||
| Сн - 60000 | 2) 35000 | ||
| 1) 70000 | |||
| 3) 20000 | |||
| Об - 70000 | Об – 55000 | ||
| Ск – 75000 | |||
| Дт Материал «В» Кт | |||
| Сн - 50000 | |||
| - | 3) 10000 | ||
| Об – Ск - 40000 | Об – 10000 |
Рисунок 8 Взаимосвязь синтетического и аналитического учета
Благодаря записи на счетах, информация об изменениях только накапливается на счетах, регистрируется, но не обобщается. Для ее обобщения на всех предприятиях, ведущих бухгалтерский учет, установлен внутренней отчетный период и дата проведения итогов. По сложившейся практике этим периодом, в основном, является месяц, а датой – число месяца, следующего за отчетным.
Основными причинами периодического обобщения данных текущего бухгалтерского учета являются:
Ø осуществление контроля за правильностью ведения двойной записи и подсчета итогов на счетах внутренними приемами бухгалтерского учета;
Ø получение в обобщенном виде данных о состоянии средств и источников предприятия, а также об объемах его деятельности и финансовых результатов.
Обобщения данных начинают с подотчета по всем аналитическим и синтетическим счетам дебетовых и кредитовых оборотов и выведением конечного сальдо.
После подсчета оборотов и выведенных сальдо на синтетических и аналитических счетах проводят взаимную сверку показателей рассмотренных видов учета. Для этого составляют оборотные ведомости по аналитическим счетам, открытым к определенному синтетическому счету.
Для примера приведем оборотную ведомость по счетам аналитического учета, составленную на основе показателей схем счетов предыдущего раздела (таблица 3)
Таблица 3 Оборотная ведомость по счетам аналитического учета материалов
| Наименование аналитических счетов | Сальдо на начало месяца | Обороты за месяц | Сальдо на конец месяца | |||
| Д-т | К-т | Д-т | К-т | Д-т | К-т | |
| Материал «А» | - | |||||
| Материал «Б» | - | |||||
| Материал «В» | - | - | ||||
| Итого по синтетическому счету |
Как видно из таблицы 3 итоговые показатели аналитических счетов в оборотной ведомости совпали с показателями синтетического счета 1310 «Сырье и материалы», приведенного на предыдущей схеме (рисунок 8).
После сверки данных аналитического и синтетического учета приступают к проверке правильности записей на всех синтетических счетах, открытых к балансу предприятия.
Для этого составляют оборотную ведомость на счетах синтетического учета за отчетный месяц (период). В ведомость записывают наименование всех счетов, начальное сальдо, дебетовые и кредитовые обороты, конечное сальдо. По всем этим показателям подсчитывают итоги. В результате в ведомости должны получить три пары одинаковых итогов (таблица 4).
Обязательное равенство трех пар итогов объясняется следующим. Сумма дебетовых и кредитовых сальдо на начало месяца по всем счетам взяты соответственно из актива и пассива баланса, где они были равны между собой. Следовательно, в оборотной ведомости эти суммы должны быть не только равны между собой, но и равны сумме баланса на начало месяца.
Итог дебетовых оборотов по всем синтетическим счетам должен равняться итогу кредитовых оборотов по этим же счетам вследствие принципа двойной записи. Кроме того, этот итог должен быть равен итогу регистрационного журнала хозяйственных операций за месяц, так как только эти суммы, занесенные в оборотную ведомость, были отражены по дебету и кредиту различных синтетических счетов.
Равенство дебетовых сальдо по всем счетам на конец месяца и аналогичных кредитовых сальдо должно быть обеспечено вследствие занесения дебетовых сальдо в актив нового баланса на конец месяца, а кредитовое сальдо – в пассив этого баланса. Основные назначения оборотной ведомости – контроль соблюдения принципа двойной записи на основе равенства итогов дебетовых и кредитовых оборотов по всем счетам.
Второе назначение – проверка правильности выведения конечных сальдо и обеспечение правильности и возможности составления сальдового (на конец) баланса.
Таблица 4 Оборотная ведомость (по синтетическим счетам) за ____________ 200__г.
по счетам синтетического учета
| Наименование синтетических счетов | Сальдо на начало месяца | Обороты за месяц | Сальдо на конец месяца | |||
| Д-т | К-т | Д-т | К-т | Д-т | К-т | |
| Основные средства | ||||||
| Материалы | ||||||
| Основное производство | - | |||||
| Готовая продукция | - | - | ||||
| Касса | ||||||
| Расчетный счет | ||||||
| Расчеты с разными дебиторами | - | - | ||||
| Уставный капитал | - | - | - | |||
| Прибыль | - | |||||
| Резервный капитал | - | - | ||||
| Кредиты банка | - | - | ||||
| Расчеты с персоналом по оплате | - | - | ||||
| Расчеты с поставщиками | - | |||||
| Расчеты с бюджетом | - | |||||
| Расчеты с разными кредиторами | - | - | - | |||
| Итого за отчетный месяц |
В системе бухгалтерского учета, наряду с обычной оборотной ведомости, используют шахматную оборотную ведомость.
Шахматная оборотная ведомость получила свое название от шахматного принципа построения самой таблицы ведомости, когда по графам и строкам записывается одни и те же синтетические счета. Но запись сумм, по графам означает только кредитовый оборот этих счетов, а запись, по строкам только дебетовый оборот. В шахматной оборотной ведомости однократной записью суммы производят запись по кредиту одного счета и дебету другого что в действительности представляет собой бухгалтерскую проводку. Этот принцип ведения записей широко используется и при отражении сумм хозяйственных операций в текущем учете.
Шахматная оборотная ведомость имеет следующий вид (таблица 5).
Основным достоинством шахматной оборотной ведомости является представление дебетовых и кредитовых оборотов каждого счета в разрезе корреспондирующих счетов. А по корреспондирующим счетам можно определить экономическую суть или смысл хозяйственных операций. Если экономически смысл операций по проводке однозначно не определяется или такая проводка не предусматривается действующими положениями, то следует проверить правильность составления таких проводок по первичному документу. Это важнейшее свойство шахматной оборотной ведомости широко используется не только в бухгалтерском учете, но и в контрольно-ревизионной и аудиторской работе.
Таблица 5 Шахматная оборотная ведомость по счетам синтетического учета
за ___________ 200__г.
| Кредит счетов | Материалы | Основное производство | Касса | Расчетный счет | Расчеты с поставщиками | Расчеты с бюджетом | Расчеты по оплате труда | Прибыль и убытки | Резервный фонд | Кредиты банка | Итого по дебету |
| Дебет счетов | |||||||||||
| Материалы | |||||||||||
| Основное производство | |||||||||||
| Касса | |||||||||||
| Расчетный счет | |||||||||||
| Расчеты с поставщиками | |||||||||||
| Расчеты с бюджетом | |||||||||||
| Расчеты по оплате труда | |||||||||||
| Прибыль и убытки | |||||||||||
| Резервный фонд | |||||||||||
| Кредиты банка | |||||||||||
| Итого по кредиту счета |
Как видно из примеров, при отражении любой хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета должно обязательно соблюдаться равенство дебетовых и кредитовых оборотов
Типовой план счетов
План счетов бухгалтерского учета представляет собой систематизированный перечень счетов, необходимых для ведения учета на предприятиях, в организациях и учреждениях. В плане приводятся полные наименования синтетических счетов, их цифровой код или номер счета. Применение постоянных цифровых кодов счетов, вместо названия, значительно упрощает составление бухгалтерских проводок, заполнение документации и отчетности.
В республике Казахстан с 1 января 2008 года хозяйствующие субъекты (кроме банков и бюджетных организации) осуществили переход на Типовой план счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности субъектов, утвержденный Постановлением национальной комиссии Республики Казахстан по бухгалтерскому учету от 23.05.2007 г. № 185.
Типовой план счетов является нормативно-правовым актом, определяющим порядок отражения хозяйствующих операций на счетах бухгалтерского учета субъектов (кроме банков и бюджетных организации) представляет собой схему регистрации и группировки фактов хозяйственной деятельности (финансовых, хозяйственных операций и др.). в бухгалтерском учете.
Типовой план счетов содержит наименования разделов, наименования и коды подразделов и синтетических счетов (счетов первого порядка). Субсчеты и аналитические счета определяются самим субъектом и в Типовом плане не отражаются.
Типовой план счетов состоит из 8 разделов.
1. Краткосрочные активы
2. Долгосрочные активы
3. Краткосрочные обязательства
4. Долгосрочные обязательства
5. Капитал и резервы
6. Доходы
7. Расходы
8. Счета производственного учета.
Все разделы состоят из подразделов, которые имеют 4-х значное число, в каждом подразделе имеются счета синтетического учета, которые имеют 4-х значный код. 1 цифра - № раздела, 1 и 2 цифра - № подраздела, а 1.2 и 3 цифра кода означает код счета, а 4 цифра присваивается каждой организацией самостоятельно. В каждом подразделе имеются резервные счета на случай ввода нового счета. В практике ведения бухгалтерского учета бухгалтеры могут вводить субсчета к синтетическим счетам с целью большей детализации синтетического учета.
Классификация счетов по экономическому содержанию разрабатывается для того, чтобы установить, какие счета нужны для отражения каждого объекта учета. Поэтому в ней счеты группируются в зависимости от того, для учета каких объектов они предназначаются.
При классификации счетов по их экономическому содержанию группируются по тем же принципам, что и объекты бухгалтерского учета отражаются кругооборот хозяйственных средств и источников их образования.
Следовательно, все счета можно подразделить на две основные группы:
Ø счета для получение показателей о составе имуществ предприятие
Ø счета для получение показателей об источниках формирования имуществ предприятий.
Счета для учета средств (имущества предприятия подразделяют на счета для учета долгосрочных активов и текущих активов).
Подраздел 2400 «Основные средства» включает следующие группы счетов: 2410, 2420, 2430. Счет 2410 предназначен для учета основных средств, к нему открываются счета: 2411-земля. 2412- здания и сооружения, 2413- машины и оборудование, 2415-суда, 2416-самолеты, 2417-автотранспортные средства, 2418-мебель и движимость, соединенная с недвижимостью, 2419- офисное оборудование.
Эта группа средств в условиях рыночной экономики будет приобретать все большее значение.
Новый классификационной группой средств (третьей) является и долгосрочные финансовые вложения (инвестиции), т.е. вложения средств в другие предприятия с целью постоянного получения прибыли (дивидендов). Эти вложения чаще всего осуществляются путем приобретения акций, облигаций или внесении доли в уставный капитал другого предприятия.
Для учета текущих активов можно выделить пять основных групп счетов. Первая группа – счета для учета производственных запасов. К ним относятся счета подраздела 1300 Запасы.
Второй, наиболее значимой группой счетов для учета текущих активов являются счета для учета средств, затраченных в предприятие на производство продукции. Прежде всего, это счета 8110 «Основное производство» и 8300 «Вспомогательное производство», на которых учитываются затраченные средств при производстве соответствующей продукции. В этой же группе можно отнести затраты, связанные с организацией производства 8400.
Для учета средств, находящихся в процессе реализации предусмотрен третья группа счетов. Прежде всего, это счет 1320 «Готовая продукция», на котором учитывается результат производственной деятельности: изготовленная и сданная на склад готовая продукция.
Счет «Товары», на котором учитывается купленный у поставщиков товар, предназначенные для дальнейшей перепродажи без дополнительной обработки.
Четвертая группа счетов предназначены для учета денежных средств. К ним относятся счета подраздела 1000 Денежные средства:1010 Денежные средства в кассе; 1020 Денежные средства в пути; 1030 Денежные средства на текущих банковских счетах; 1040 Денежные средства на карт-счетах; 1050 Денежные средства на сберегательных счетах; 1060 Прочие денежные средства.
Средства предприятий, временно находящиеся у других юридических или физических лиц и представляющих собой краткосрочную дебиторскую задолженность, учитываются на счетах самой большой пятой группы – счетах по учету расчетов: 1200 Краткосрочная дебиторская задолженность. Например, на таких счетах: 1210 «Краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков», счет 1250 «Краткосрочная задолженность работников и других лиц» и др.
Счета для учета источников средств предприятия подразделяются на счета для учета собственных источников и счета для учета источников заемных средств.
Собственным источником предприятия относятся уставный капитал, резервный капитал и нераспределенная прибыль.
Из счетов для учета источников заемных средств предприятия можно выделить две основные группы: счета для учета кредитов банка и внебанковских учреждений (счет 3040) и счета для учета расчетов с разными кредиторами. К ним относятся 3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда» 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам» 3510 «Краткосрочные авансы полученные» и др.
Рассмотренная классификация счетов по экономическому содержанию информации позволяет определить, какой объект учитывается на данном счете, или наоборот, зная объект учета, можно определить счет, на котором должен учитываться объект.
Классификация бухгалтерских счетов по структуре и назначению не увязывает признаки идентификации счетов с отражаемыми на них экономическими показателями, а исследует и группирует номенклатуру счетов по их назначению в системе бухгалтерских счетов, строению, способом расчета показателей оборотов конечного сальдо, организации аналитического учета. Таким образом, можно обобщить цели и задачи классификации счетов по структуре и назначению: выяснить, как организован и ведется учет на определенных группах счетов.
Классификации бухгалтерских счетов по местонахождению сальдо и по самостоятельности применения можно разделить всю номенклатуру синтетических бухгалтерских счетов на счета применяемые самостоятельно и счета регулирующие (уточняющие оценку основных показателей на счетах, применяемых самостоятельно, и употребляемые только в паре со счетами, которые они регулируют).
Счета, применяемые самостоятельно, по назначению подразделяются на ресурсные (основные) операционные и финансово-результатные.
Ресурсные (основные) счета предназначены для учета на них производственных и финансовых ресурсов и состоит из имущественных, фондовых и расчетных счетов.
На имущественных счетах учитывается основная масса имущества хозяйствующего субъекта. Имущественным счетам относятся счета по учету основных средств, нематериальных активов материальных ценностей и денежных средств. К таким счетам можно отнести подраздел 2410 «Основные средства», подраздел 2700 «Нематериальные активы», подраздел 1300 «Запасы», счета 1030 «Денежные средства на текущих банковских счетах», 1010 «Денежные средства в кассе» и т.д. Все эти счета активные, по дебету счетов отражается поступление, а по кредиту – их расход или выбытие.
Фондовые счета – предназначены для учета фондов предприятия. На этих счетах отражаются хозяйственные факты по образованию и использованию фондов. К этим счетам относятся подразделы 5000 «Уставный капитал», 5310 «Эмиссионный доход», 5400 «Резервы» и др. Фондовые счета имеют начальное и конечное кредитовое сальдо. По кредиту счетов отражается увеличение фонда, а по дебету уменьшение.
Расчетные счета отражает операции по взаимным расчетам между организациями и лицами. Расчетные счета по назначению делятся на счета дебиторов и счета кредиторов. Счета дебиторов активные счета, а счета кредиторов пассивные счета. К счетам дебиторов относятся такие счета, как 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников», 1210 «Краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков», 1610 «Краткосрочные авансы выданные» и др. К счетам кредиторов относятся счета 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам» 3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда», 3510 «Краткосрочные авансы полученные» и др.
Операционная счета предназначены для учета производственных, хозяйственных и финансовых процессов, определения финансовых результатов. К операционным счетам относятся распределительные и калькуляционные и сопоставляющие.
Операционные распределительные счета используются для накопления отдельных видов затрат и распределения их по отчетным периодам, центрам ответственности и носителям затрат. Они подразделяются на распределительные по периодам (бюджетно-распределительные), собирательно-распределительные. Бюджетно-распределительные (по периодам) счета предназначены для отнесения ранее понесенных затрат (например, счета 2920 «Расходы будущих периодов»), в расходы отчетного периода и затраты производства, а также для включения части не заработанных доходов (например, счет 4420 «Доходы будущих периодов).
В первом случае начальное и конечное сальдо дебетовое, по дебету учитываются затраты, подлежащие распределению по периодам, а по кредиту расходы, приходящие на отчетный период. Во втором, сальдо кредитовое: по кредиту счета отражают доходы или резервы, которые следует распределить в течение нескольких периодов, а по дебету – их доля, приходящаяся на отчетный период.
Операционные собирательно-распределительные счета (8410 «Накладные расходы») предназначены для накопления затрат, подлежащих распределению (дебет счета), в местах их возникновения по видам и статьям и переноса накопленных затрат (кредит счета) для включения в себестоимость на калькуляционные счета. На таких счетах учитываются показатели, относящиеся только к текущему отчетному периоду. Начальное и конечное сальдо на них отсутствует, счет открывается в течение отчетного периода и закрывается в конце. В Западном учете их относят к временным (переменным или транзитным) счетам.
Калькуляционные счета используются для обобщения затрат, понесенных хозяйствующим субъектом в течение отчетного периода, и формирование показателей калькулирования себестоимости продукции, работ, услуг и других объектов бухгалтерского наблюдения.
К ним относятся счета производства 8110 «Основное производство», 8310 «Вспомогательное производство» и др. По дебиту этих счетов учитываются затраты по калькуляционным объектам и статьям себестоимости, а по кредиту выход продукции, выполненные работы и услуги по плановой себестоимости с доведением до фактической себестоимости после отчетной калькуляции. Дебетовое конечное сальдо по калькуляционным счетам называется незавершенное производством.
Сопоставляющие счета используются для определения результата от сопоставления измерения одного и того же объекта в разных стоимостных оценках. Результат от сопоставления двух оценок (разница) списывается на какой-либо результатный счет как обычная заключительная хозяйственная операция. Благодаря такой операции, сопоставляющие счета как правило, закрывающие и сальдо на них не бывает. К сопоставляющим счетам относятся счет 5610 «Итоговая прибыль (итоговый убыток)». По дебету этого счета учитываются расходы, а по кредиту доходы. Путем сопоставления дебетовых и кредитовых оборотов определяется финансовый результат от производственно-хозяйственной деятельности предприятия (субъекта). Полученный результат отражается в балансе на финансово-результативном счете 5510 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток) отчетного года». Кредитовое сальдо означает прибыль, а дебетовое убыток.
Регулирующие счета подразделяются на дополнительные и контрарные. Дополнительные счета по всем показателям сохраняют признаки основного счета (значение сальдо, дебетовых и кредитовых оборотов и для получения новых показателей их данные объединяют (суммируют)). Так, например к счетам материалы может быть открыт аналитические счета «Транспортно-заготовительные расходы». Для получения фактической себестоимости имеющихся в запасе материалов их дебетовые сальдо необходимо суммировать.
Контрарные счета получили название от латинского «contro» - против. Это значит, что счета своими показателями противостоят основному счету, к которому они открыты. Контрарные счета подразделяют на контрактивные - противостоящие какому-либо активному счету, и контрпассивные – противостоящие пассивному счету. Например, к активным счетам «Основные средства» и «Нематериальные активы» открываются контрактивные счета «Износ основных средств» и «Износ нематериальных активов». На этих счетах регулируются стоимость основных средств или нематериальных активов в результате износа по мере их эксплуатации. И в любой момент, в том числе и при составлении баланса можно определить реальную (остаточную) стоимость имеющих основных средств путем вычитания из дебетового сальдо счета «Основные средства» кредитового сальдо «Износ основных средств». Контрактивным счет является потому, что он открыт и дополняет активный счет, но имеет противоположные ему кредитовое сальдо и противоположные по знаку обороты, т.е. по характеру сальдо и оборотам этот счет можно отнести к пассивным счетам. Контрпассивные счета, открываемые к пассивному счету, имеют всегда дебетовое сальдо и записи дебетовых и кредитовых оборотов, противостоящие по значению основному пассивному счету. К контрпассивным счетам относятся счета скидка с цены, скидки с продаж (счета 6020,6030).
Тема 5