Типовая должностная инструкция делопроизводителя

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации или иное должностное лицо, уполномоченное утверждать должностную инструкцию Подпись Инициалы, фамилия «___»________________20__г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Делопроизводителя

от _____________ № _____

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее общее среднее образование и индивидуальное обучение не менее 3 месяцев.

1.3. Назначение на должность делопроизводителя и освобождение от нее производится приказом руководителя организации по представлению начальника структурного подразделения.

1.4. Делопроизводитель должен знать:

1.4.1. положения и инструкции по ведению делопроизводства на предприятии;

1.4.2. основные положения государственной системы делопроизводства;

1.4.3. стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

1.4.4. структуру предприятия и его подразделений;

1.4.5. порядок контроля за прохождением служебных документов;

1.4.6. правила внутреннего трудового распорядка;

1.4.7. основы организации труда;

1.4.8. правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

1.5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно________________________________

В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

1.6.1. нормативными документами по вопросам выполняемой работы;

1.6.2. методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;

1.6.3. уставом предприятия;

1.6.4. правилами внутреннего трудового распорядка;

1.6.5. приказами и распоряжениями руководителя предприятия (непосредственного руководителя);

1.6.6. настоящей должностной инструкцией.

1.7. На время отсутствия делопроизводителя (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за качественное и своевременное исполнение возложенных на него обязанностей.

ФУНКЦИИ

На делопроизводителя возлагаются следующие функции:

2.1. Обработка документов.

2.2. Учет, систематизация и хранение документов.

2.3. Контроль за своевременным исполнением документов.

2.4. Выдача справок по зарегистрированным документам.

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Делопроизводитель обязан:

3.1. принимать и регистрировать поступившую корреспонденцию с применением регистрационных карточек или компьютерной обработки, в соответствии с резолюциями руководителей предприятия или его структурных подразделений, передавать документы на исполнение;

3.2. следить за прохождением документов, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам;

3.3. отправлять исполненную документацию по адресатам;

3.4. вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива;

3.5. подготавливать и сдавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, и регистрационную картотеку;

3.6. обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

ПРАВА

Делопроизводитель имеет право:

4.1. знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности;

4.2. вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией;

4.3. получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;

4.4. требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Делопроизводитель несет ответственность:

5.1. за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Республики Беларусь;

5.2. за совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь;

5.3. за причинение материального ущерба организации — в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.

Лицо, уполномоченное составлять должностную инструкцию	Подпись	И.О. Фамилия
Начальник юридического отдела	Подпись	И.О. Фамилия (Дата)
Начальник отдела организации труда и заработной платы	Подпись	И.О. Фамилия (Дата)
С инструкцией ознакомлен	Подпись	И.О. Фамилия (Дата)

ПРИЛОЖЕНИЕ И