Типовая должностная инструкция заведующего канцелярией

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации или иное должностное лицо, уполномоченное утверждать должностную инструкцию Подпись Инициалы, фамилия «___»________________20__г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Заведующего канцелярией

от _____________ № _____

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей, принимается на работу и увольняется с работы приказом директора предприятия.

1.2. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее высшее образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 3 лет.

1.3. Заведующий канцелярией подчиняется

__________________________________________________________________.

1.4. В своей деятельности заведующий канцелярией руководствуется:

- нормативными документами по вопросам выполняемой работы;

- методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;

- уставом предприятия;

- правилами трудового распорядка;

- приказами и указаниями директора предприятия (непосредственного руководителя);

- настоящей должностной инструкцией.

1.5. Заведующий канцелярией должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, методические, нормативные и другие руководящие материалы по организации делопроизводства;

- государственную систему делопроизводства;

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

- структуру предприятия;

- организацию делопроизводства на предприятии;

- схемы документооборота;

- порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности, сроки и порядок сдачи дел в архив;

- системы организации контроля за исполнением документов;

- оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда;

- основы экономики, организации производства, труда и управления;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- основы трудового законодательства Республики Беларусь;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

1.6. Во время отсутствия заведующего канцелярией его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за

их надлежащее исполнение.

ФУНКЦИИ

На заведующего канцелярией возлагаются следующие функции:

2.1. Руководство службой делопроизводства на предприятии.

2.2. Руководство работниками канцелярии.

2.3. Обеспечение здоровых и безопасных условий труда для подчиненных исполнителей, контроль за соблюдением ими требований законодательных и нормативных актов по охране труда.

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Для выполнения возложенных на него функций заведующий канцелярией обязан:

3.1. Руководить службой делопроизводства на предприятии.

3.2. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению, осуществлять систематический контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

3.3. Организовывать работу по приему документов, в том числе приказов и распоряжений руководства предприятия, их регистрации, учету и передаче в соответствующие структурные подразделения, по хранению материалов текущего делопроизводства, формированию дел и их сдаче на хранение.

3.4. Составлять инструкции по ведению делопроизводства на предприятии и в его подразделениях, номенклатуру дел.

3.5. Разрабатывать предложения по совершенствованию системы делопроизводства, организовывать их внедрение, принимать меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, средствами организации и механизации управленческого труда.

3.6. Осуществлять методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием и хранением материалов и своевременной сдачей в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

3.7. Обеспечивать печатание и размножение служебных документов.

3.8. Участвовать в подготовке созываемых руководством совещаний и организовывать их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку на предприятие.

3.9. Руководить работниками канцелярии.

ПРАВА

Заведующий канцелярией имеет право:

4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися деятельности канцелярии.

4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы канцелярии.

4.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.4. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений предприятия, получать информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.

4.5. Вносить на рассмотрение директора предприятия представления о назначении, перемещении, увольнении подчиненных ему работников, предложения об их поощрении или наложении на них взысканий.

4.6. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Заведующий канцелярией несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Республики Беларусь.

5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.

5.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.

Руководитель структурного подразделения	Подпись	И.О. Фамилия
Начальник юридического отдела	Подпись	И.О. Фамилия (Дата)
С инструкцией ознакомлен	Подпись	И.О. Фамилия (Дата)

ПРИЛОЖЕНИЕ Л