Роль документирования в управлении организацией

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Документ есть первоисточник информации, поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.

Стандарт ИСО 9001 предусматривает 6 обязательных документированных процедур:

1. Управление документацией.

2. Управление записями.

3. Управление несоответствующей продукцией.

4. Внутренний аудит.

5. Управление корректирующими действиями.

6. Управление предупреждающими действиями.

Типы документов в организации, имеющей СМК

Основные типы документации:

1. Документация, которая предоставляет информацию о системе менеджмента качества.

Как правило, это руководство по качеству.

2. Документация, которая описывает как система менеджмента качества или ее элементы

применяются к определенному продукту, проекту или контракту. Как правило, это планы по качеству.

3. Документы, устанавливающие требования к преобразуемым ресурсам. Это технические требования, спецификации.

4. Документация, содержащая рекомендации или предложения, к ним относятся методические документы.

5. Документация, которая предоставляет информацию о том, как выполняются действия

или процессы. Многие организации представляют такую документацию в виде процедур, инструкций, конструкторской, технологической или другой документации.

6. Документация, которая предоставляет объективное свидетельство выполненных

действий или достигнутых результатов. Это записи по качеству. Такая документация

представляется в виде отчетов.

Требования ИСО 9001 к документации

4.2.Тре6ования к документации

4.2.1.Общие положения

Документация системы менеджмента качества должны включать:

а) документально оформленные заявления о политике и целях в области качества;

б) руководство по качеству;

в) документированные процедуры, требуемые настоящим стандартом;

г) документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими;

д) записи, требуемые настоящим стандартом (4.2.4).

Примечания

1 Там, где в настоящем стандарте встречается термин "документированная процедура», это означает, что процедура разработана, документально оформлена, внедрена и поддерживается в рабочем состоянии.

2 Степень документированности системы менеджмента качества одной организации может отличаться от другой в зависимости от:

а) размера организации и вида деятельности;

б) сложности и взаимодействия процессов;

в) компетенции персонала.

3 Документация может быть в любой форме и на любом носителе.

34 При планировании разработки документации надо учитывать: …

· контрольные требования потребителей и других заинтересованных сторон

· решения организации

· информацию о потребностях и ожиданиях заинтересованных сторон

· источники внешней информации, касающиеся компетенции организации

· соответствие требованиям, установленные законами и регламентами

· использование организацией международных, национальных, региональных и отраслевых стандартов на продукцию и методы испытаний