Дать характеристику организационно-распорядительным документам, их роль в управлении организацией.

Организационно-распорядительная документация – это документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда.

ВОРД выделяются следующие основные группы документов:

· Распорядительные (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение)

· Организационные (устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении организации, должностная инструкция работнику и др.)

ОРД является одной из подсистем управленческой документации.

С её помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении всех управленческих функций на любом уровне управления и во всех отраслях.

Организационные:

· Реализуют нормы административного и гражданского права и являются обязательными для исполнения. Эти документы проводят обязательную процедуру утверждения руководителем с проставлением грифа утверждения.

Устав– правовой акт, определяющий порядок компетентных организаций, её функции, задачи, порядок работы.

Положения– правовые акты, определяющие права, обязанности организаций, работы в учреждениях или структурных подразделениях. Бывают: индивидуальные, типовые.

Инструкция – правовой акт, содержащий правила регулирования организационных, научно-технических, технологических, финансовых и иных сторон деятельности учреждений или должностных лиц.

Регламент – документ, устанавливающий порядок деятельности руководителя организации, коллегиального или совещательного органа.

Структура и штатные числа – документ, который закрепляет наименование всех структурных подразделений, должностей и кол-во штатных единиц каждой должности. Текст оформляется в виде таблицы.

Штатное расписание – документ, закреплённый должностным и числовым состав.предприятием, указывающий фонд заработной платы. Оформляется в виде таблицы.

Распорядительные:

· Распорядительные документы –это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Приказ – это правовой акт, который создается единолично руководителем организации (лицом, исполняющим его обязанности), в целях разрешения вопросов основной деятельности или по личному составу.

Распоряжение – это правовой акт, который издается руководителем организации преимущественно по оперативным вопросам деятельности организации, в том числе по вопросам, связанным с организацией по исполнению приказов, инструкций и др. нормативно-правовых актов, доведения решений руководства до работников структурных подразделений.

Указание– правовой акт, издаваемый органом государственного управления, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления

Постановление - это правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.

Решение– это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельн

БИЛЕТ 19

Реквизиты документа-это обязательные элементы, сведения, которые должен содержать документ (например, контракт, вексель, чек), чтобы обладать подлинной юридической силой, служить основанием совершения операций (например, название документа, сумма, подлежащая оплате, наименование плательщика, его банк и номер счета

Состав:

1 — Государственный герб Республики Беларусь;

2 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

3 — код организации: код ОКОГУ по [1] для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП по [2] для других организаций;

4 — код документа по [3];

5 — наименование вышестоящей организации;

6 — наименование организации;

7 — наименование структурного подразделения;

8 — почтовый адрес отправителя;

9 — коммуникационные и коммерческие данные;

10 — название вида документа;

11 — дата;

12 — регистрационный индекс;

13 — ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

14 — место составления или издания;

15 — гриф ограничения доступа;

16 — адресат;

17 — гриф утверждения;

18 — резолюция;

19 — заголовок к тексту;

20 — отметка о контроле;

21 — текст;

22 — отметка о наличии приложения;

23 — подпись;

24 — гриф приложения;

25 — гриф согласования;

26 — визы;

27 — печать;

28 — отметка об исполнителе;

29 — отметка о заверении копии;

30 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31 — отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);

32 — отметка о переносе данных на машинный носитель.

1. Государственный герб Республики Беларусь: Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых штампах государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь. Негосударственные организации помещают изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов и угловых штампах, если такое право предоставлено им в соответствии с законодательством. Установлено, что изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланкахрасполагается в центре верхнего поля. Диаметр изображения — не более 17 мм.

2. Эмблема орг.: помещается на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь. На бланках документов без изображения Государственного герба эмблема или товарный знак (знак обслуживания) помещается на верхнем поле бланка. При продольном расположении реквизитов эмблема или товарный знак (знак обслуживания) организации помещается в центре верхнего поля бланка, при угловом — над серединой строки реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»).

3. Код организации: что код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа. Органы государственной власти и управления проставляют код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ). Для других организаций код проставляется по Общегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП).

4. код документа: Он проставляется на верхнем поле справа под кодом организации. При составлении конкретных документов код проставляется только на тех из них, унифицированные формы которых включены вОбщегосударственный классификатор Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» (ОКУД).

5. наим. вышест. орг.: при наличии вышестоящей организации указывается ее полное официальное наименование.

6. наим. орг. : Инструкции наименование организации обозначает автора документа, которым является юридическое лицо, создавшее документ. Наименование организации указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней. Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации

7. наименование структурного подразделения указывается на документе в том случае, если документ издается (составляется) от имени этого подразделения.

8. почт.адрес отправителя: оформляется в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи. То есть указывается сразу улица (проспект, площадь и т.д.), затем номер дома, после чего идет почтовый индекс и город, если город небольшой, например, районного подчинения, то следует указать еще и область.

9. ком.икомерч. данные: Коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, включая код автоматической междугородней (международной) телефонной связи) помещаются ниже почтового адреса отправителя. Следует иметь в виду, что группы цифр в номерах телефонов дефисом или другими знаками препинания не разделяются. Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению организации. Коммерческие данные включают номер расчетного счета, наименование банка и так далее и располагаются ниже коммуникационных данных.

10. назв. вида док: определяется его назначением и должно соответствовать компетенции организации, содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю. То есть если у вас общество с ограниченной ответственностью или унитарное предприятие, то в его компетенции издавать приказы, утверждать инструкции касающиеся деятельности организации, но это никак не могут быть законы или указы или еще что-то такое, что выходит за пределы вашей компетенции. В то же время подчеркивается, что на письмах название вида документа не указывается. Следует знать, что название вида документа печатается прописными буквами без разрядки. При использовании общих бланков с продольным расположением реквизитов на двух языках название документа печатается на двух языках.

11. дата- Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, указание, письмо и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение), — дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и др.) — дата утверждения.

12. регистр.инд.- состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями. на документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

13. — ссылка на рег. индекс располагается на бланке для писем и включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.

14. место составления или издания: располагается под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс».

15. располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».

16. адресат : адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные лица, граждане, в том числе ИП. При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже. При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном. При адресовании документа руководителю организации (его заместителю) наименование организации входит в состав наименования должности адресата. При направлении документа в несколько однородных организаций их наименования указываются обобщенно в именительном падеже.реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов.

17. Документ может утверждаться двумя способами: изданием дополнительного распорядительного документа (например, приказа) или должностным лицом.гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения. проставляется в правом верхнем углу документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.

18. Резолюция включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована. При наличии нескольких исполнителей первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу. Что касается места размещения резолюции, то она располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом.

19. Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа. Заголовок к тексту допускается не указывать на документах, оформляемых на бланках или стандартных листах бумаги формата А5.

20. отметка о контроле располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль». Отметка проставляется от руки или с помощью штемпеля. Отметка может быть дополнена контрольной датой.

21. .

22. «Отметка о наличии приложения» располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатается с прописной буквы от нулевого положения табулятора от границы левого поля, после него ставится двоеточие. Если документ имеет приложение, названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается только количество листов и экземпляров.

23. Реквизит «Подпись» располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

24. Если к документу имеются приложения, то реквизиты этих приложений должны быть тоже надлежащим образом оформлены. В п. 58 Инструкции говорится, что гриф приложения располагается в правом верхнем углу первого листа приложения. Гриф приложения состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (указывается арабскими цифрами без знака №), названия вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного индекса.

25. Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты. Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля. Слово «СОГЛАСОВАНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.

26. внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева.

27. Устанавливается три вида печатей: печать организации, печать структурного подразделения организации, печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.). В свою очередь печати организаций подразделяются на гербовые (печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь) и простые.

28. «Отметка об исполнителе» располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Отметка об исполнителе включает фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания.

29. опия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации. А вот копия документа, воспроизводящая часть его реквизитов, заверенная в установленном порядке, является выпиской из документа. Выписки из документов оформляются на общем бланке. В выписках из документов слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа.

30. отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя и даты направления документа в дело.

31. Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа. Пунктом 66 Инструкции установлено, что на документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой допускается указывать время поступления (часы, минуты).

32. отметка о переносе данных на машинный носитель располагается на середине нижнего поля.состоит из адреса переноса или хранения файла на ПК.

БИЛЕТ 20

20 ТВ«Дать понятие «унифицированная форма документа», объяснить значение униф. форм документов, определить их назначение и особенности.

Унификация документов — это установление единого комплекса видов иразновидностей документов для аналогичных операций. Основной задачей унификации является целесообразное уменьшение разнообразия документов за счет совершенствования их формы и содержания.

Объектами унификации являются:

• форма документов и состав включенных в неё реквизитов

• система документации

• тексты документов

• виды и разновидности документов.

Унификация документов в организации направлена на:

· определение объема информации в документе, необходимой и достаточной для выполнения стоящих перед конкретным документом и всей организацией в целом функций и задач;

· исключение дублирующих и неиспользуемых форм документов.

Содержание документов в управлении определяется составом и значением реквизитов, используемых при его составлении. Унификация реквизитов, используемых при составлении и оформлении документов, заключается в отборе реквизитов, соответствующих назначению документа и особенностям работы с ним. Унификации могут подвергаться все создаваемые в организации виды и разновидности документов независимо от частоты их использования.

Унификация позволяет решить следующие задачи:

· упорядочить состав док-тов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций

· унифицировать формы и тексты управленч. документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе гос. стандартов

· сократить затраты на создание документов

· использовать унифицированные шаблоны документов для компьютерных систем делопроизводства

· ускорить процессы принятия управленческих решений.

Результатом унификации документации является создание унифицированных форм документов. Унифицированная форма документа — это бланк с реквизитами (совокупность реквизитов, расположенных на носителе информации в определенном порядке), обязательными для данной разновидности документа, в соответствии с задачами, решаемыми данным документом.

Кроме того, рационально организованный комплекс взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности всех организаций, образует УСОРД(унифицированнную систему организационно-распорядительной документации). УСОРД способствует оперативному решению управленч. задач, снижению трудовых и материальных затрат на работу с документами, повышению качества ОРД и сокращению объема документооборота.

В состав УСОРД входят:

1. СТБ 6.38-2004

2. методические указания гос. стандарта РБ по практическому применению указанного СТБ

3. классификатор унифицированных форм ОРД

4. альбом унифицированных форм ОРД

БИЛЕТ 21

21. Дать определение основных реквизитов документа, выделить состав реквизитов, используемых при оформлении документов, дать значение и особенность реквизита «Заголовок к тексту».

Основные реквизиты документов: наименование организации или структурного подразделения, дата, регистрационный индекс, подпись.

Наименование организации

Обозначает автора документа, указывается в точном соответствии с уставом. Сокращенное наименование может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах.