Лекция 3. Учет использования рабочего времени. Расчет среднего заработка работников.
Вопросы.
1. Учет использования рабочего времени.
2. Первичные документы по учету численности работников, отработанного времени и выработки.
3. Расчет среднего заработка работников: определение отпускных выплат работнику.
4. Расчет сумм пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам.
Вопрос 1. Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается табельный номер. Сущность табельного метода заключается в том, что ежедневно происходит регистрация явки работников на работу, ухода с работы. Всех случаев опозданий, неявок на работу с указанием их причин, а так же часов простоя и часов сверхурочной работы.
Бухгалтерия открывает по каждому табельному номеру лицевой счет, форма Т-54 – это основной документ аналитического характера, в нем регистрирую все сведения, все виду удержаний, а так же сумму выдачи на руки. Лицевой счет является базой для заполнения расчетной ведомости. В лицевом счете показывают данные, которые взяты с первичных документов.
Учет использования рабочего времени ведется в форме Т-12 и Т-13 (табель учета использования рабочего времени). Табель составляется табельщиком или мастером, или лицом на это уполномоченным. Табель передается в отдел кадров для сверки количества работающих, а затем в бухгалтерию для расчета заработной платы за месяц. Табель необходим для контроля за соблюдением персонала установленного режима рабочего времени, расчетов с персоналом по заработной плате и получении данных об отработанном времени. Учет расчетов времени осуществляется методом сплошной регистрации, т.е. отметки всех явившихся и не явившихся, всех опоздавших. В табеле указывают сведения о работниках (ФИО, разряд, табельный номер, должность, проставляют отработанные часы, опоздания, прогулы, часы отпуска и сведения о временной нетрудоспособности работников.
Отметки о причинах неявок на работу или о неполном рабочем дне, о работе в сверхурочное время и другие отступления от установленного режима работы должны вноситься в табель только на основании документов (листки нетрудоспособности, справки, приказы о выполнении государственных или общественных обязанностей).
В конце месяца считают фактически отработанное время. Общее количество отработанных часов каждого работника регистрируют на лицевом счете. За отработанное время начисляют заработную плату. Табель составляют в одном экземпляре. Подписывают: составитель, инспектор отдела кадров, бухгалтер. На основании табелей рассчитывается заработная плата, составляется статистическая отчетность по труду.
Вопрос 2. Первичные документы по учету численности работников, отработанного времени и выработки.
финансово-хозяйственные операции организации, в том числе и начисление заработной платы, должны быть документально оформлены и обоснованы. Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы используют унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 6апреля 2001 г. № 26. Первичный учет численности персонала организации осуществляется на основании следующих документов:
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1) и приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № T-1а) применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию.
Личная карточка работника (форма № Т-2) и личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС) заполняются на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником. Личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС) применяется для учета лиц, замещающих государственные должности государственной службы.
1. Штатное расписание (форма № Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4) применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников. На каждого научного и научно-педагогического работника ведется также личная карточка (ф. № Т-2).
2. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а) используются для оформления и учета перевода работника (работников) на другую работу в организации.
3. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № T-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а) применяются для оформления и учета отпусков. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику".
4. График отпусков (форма № Т-7) предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.
5. Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а) применяются для оформления и учета увольнения работника (работников). На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 "Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником".
6. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а) применяются для оформления и учета направлений работника (работников) в командировки. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.
7. Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11) и приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а) применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе.
Учет времени, потраченного на сверхурочные работы, может осуществляться и на основании списков лиц, выполнявших данные работы. Списки составляются и подписываются начальником структурного подразделения. Руководитель сверхурочных работ делает отметку о количестве фактически проработанных сверхурочных часов. На основании списков с такой отметкой данные вносятся в табель. Время простоев также может учитываться в табеле. Соответствующие данные вносятся на основании листков о простое, выписанных руководителем структурного подразделения. Для расчета и выплаты заработной платы применяются следующие формы ведомостей.
1) расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49);
2) расчетная ведомость (форма №Т-51);
3) платежная ведомость (форма № Т-53).
Для учета выработки продукции применяются различные первичные документы - наряд на сдельную работу, маршрутный лист, рапорт о выработке. Выработка каждым членом бригады устанавливается на основании рапортов о выработке, заполняемых мастером. При серийном производстве выработка учитывается при помощи марщрутных листов в сочетании с рапортом бригадира или мастера, где фиксируется приемка работ (их объем) за смену. При индивидуальном или мелкосерийном характере производства выработка учитывается при помощи нарядов на сдельную работу. Их выписывают на основании технологических карт. Наряды могут выписываться на одну смену или на более продолжительный срок (до одного месяца) в зависимости от времени, необходимого для выполнения производственного задания. После приемки продукции от рабочих мастер подписывает наряд и передает его в бухгалтерию.
3. Расчет среднего заработка работников: определение отпускных выплат работнику.
Особенности расчета среднего заработка определены в Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922. Данным документом регламентирован и порядок расчета при увеличении окладов. В этом случае средний заработок подлежит индексации на коэффициент повышения. Если в организации произошло повышение размеров заработной платы, выплаты, которые учитываются в расчетном периоде при определении среднего заработка, должны быть увеличены на коэффициент повышения должностных окладов.
Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат:
1) заработная плата, начисленная работнику по тарифным ставкам, окладам за отработанное время;
2) заработная плата, начисленная по сдельным расценкам;
3) заработная плата, начисленная работнику за выполненную работу в процентах от выручки от реализации продукции или комиссионное вознаграждение;
4) заработная плата, выданная в неденежной форме;
5) надбавки и доплаты за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет, ученую степень, ученое звание, знание иностранного языка, работу со сведениями, составляющими государственную тайну, совмещение профессий, расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ, руководство бригадой и другие;
6) премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда.
Не учитываются при расчете среднего заработка выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха).
Расчет среднего заработка работника для расчета отпускных и КНО производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 последних календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом из расчетного периода исключается время и начисленные за это время суммы в следующих случаях:
1) за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, например, нахождение в отпуске или в командировке;
2) работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
3) работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
4) работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства.
Средний дневной заработок для расчета отпускных исчисляется по следующей формуле:
СДЗ = ЗП : 12 мес. : 29,3 дн.,
где СДЗ - средний дневной заработок;
ЗП - заработная плата, начисленная за последние 12 календарных месяцев;
29,3 дн. - среднемесячное число календарных дней (Федеральный закон 55-ФЗ «О внесении изменений в статью 10 Закона Российской Федерации «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» и Трудовой кодекс Российской Федерации»).
Пример: Сотрудница уходит в очередной отпуск с 18 июня 20__ года, расчетным периодом будет являться период с 1 июня 20__ года по 31 мая 20__ года. Расчетный период отработан полностью, начисленная заработная плата и др. учитываемые выплаты составила 240 000 рублей. Средний дневной заработок составил 240000 : 12 : 29,3 = 682 руб.59 коп
Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.
СДЗ = ЗП : (29,3 х Кп + Кн),
где СДЗ - средний дневной заработок;
ЗП - зарплата, начисленная за последние 12 календарных месяцев за минусом сумм, исключаемых из среднего заработка в предусмотренных выше случаях;
Кп - количество полностью отработанных месяцев расчетного периода;
Кн - количество календарных дней в календарном месяце расчетного периода, отработанном не полностью;
Кн - рассчитывается по формуле: Кн = 29,3 : Кд х Кот, где
Кд - общее количество календарных дней в месяце;
Кот - количество календарных дней в том же месяце, приходящихся на отработанное сотрудником время.
Пример: Сотрудник уходит в очередной отпуск с 18 июня 2012 года, расчетным периодом будет являться период с 1 июня 20__ года по 31 мая 20__ года. Расчетный период отработан не полностью, с 11 по 14 июля 20__ года он находился на больничном, с 12 по 17 сентября в служебной командировке.
Начисленная заработная плата и др. учитываемые выплаты составила 280 000 рублей.
Кн июля 29,3 : 31 х 27 = 25,52 дней. Кн сентября 29,3 : 30 х 24 = 23,44 дней. СДЗ составил 280000 : (29,3 х 10 + 25,52 + 23,44) = 818 руб 81 коп
Расчет среднего заработка для других целей (командировки, простои) осуществляется по тем же правилами, что и расчет для отпускных и КНО, за исключением трех нюансов:
1) в расчет берется 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата, без упоминания слова "последние" перед 12-ю календарными месяцами. Т.е. разница состоит в том, что при увольнении, например, с 30 июня 2012 года расчетный период берется с 1 июля 2011 по 30 июня 2012 г., а при отправлении в командировку 30 июня 2012 года расчетный период будет с 1 июня 2011 по 31 мая 2012 года.
2) расчет среднего заработка производится в рабочих днях, т.е. средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за отработанные дни в расчетном периоде, включая премии и вознаграждения (список учитываемых вознаграждений в п.15 Постановления) на количество фактически отработанных дней.
3) среднемесячное число календарных дней берется 29,4, а не 29,3. Поскольку норма ТК, устанавливающая среднемесячное число действует только для расчета отпусков.
Пример: Работник отправлен в командировку 30 июня 2012 года. Расчетный период с 1 июня 2011 по 31 мая 2012 года. Указанный период отработан полностью, больничных, отпусков и других исключаемых периодов не было. Количество отработанных дней составило 250. За расчетный период начислена заработная плата и др.начисления, входящие в расчет, составили 240000 руб. Среднедневной заработок 240000 / 250 = 960 руб.
При расчете количества отработанных дней исключаются периоды, указанные в п.5 Постановления, например, командировки, пособия, отпуска.
Расчет сумм пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам.
Для расчета пособия нужно определить среднедневной заработок. Его определяют за два календарных года, предшествующих году начала болезни. Если больничный лист выписан в 2016 году, то средний заработок считается за 2015 и 2014 годы. В средний заработок входят все выплаты в пользу работника, на которые начислялись страховые взносы. Отпускные и квартальные премии учитываются при расчете среднего заработка, а выплаты по пособиям - нет.
Для расчета среднедневного заработка необходимо заработную плату расчетного периода разделить на 730. Полученную сумму умножить на процент, соответствующий страховому стажу. Если стаж 8 и более лет - на 100 процентов. Если стаж от 5 до 8 лет - на 80 процентов. Если стаж менее 5 лет - на 60 процентов. При страховом стаже менее 6 месяце пособие исчисляется в зависимости от МРОТ. Размер дневного пособия по временной нетрудоспособности следует умножить на количество календарных дней болезни. Результатом будет сумма начисленного пособия.
Для пособий по беременности и родам предусмотрены свои особенности. Средний заработок считают аналогично. Разница в том, что средний заработок мы делим не на 730 дней, а на количество календарных дней в двух предыдущих двух годах за минусом дней, когда женщина была на больничном, в декретном отпуске, в отпуске по уходу за ребенком; а также дополнительных оплачиваемых выходных по уходу за детьми-инвалидами и дней, когда женщину освобождали от работы по законам РФ с полным или частичным сохранением зарплаты. Размер пособия не зависит от страхового стажа. В случае, если страховой стаж женщины менее 6 месяцев, пособие по беременности и родам исчисляется в зависимости от МРОТ.