Оперативный учет личного состава предприятия И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
Оперативный учет численности работников РУПП «Витязь» ведется в отделе кадров с использованием типовых документов по приему, увольнению и перемещению работников и типовых регистров учета личного состава (см. приложение).
Основным показателем численности персонала РУПП «Витязь» является списочная численность работающих за отчетный период. В списочную численность включаются не только постоянные работники предприятия, но и временные, принятые на работу на срок не менее 5 дней, а также работники, оформленные на временную работу по основной деятельности на срок более 1 дня. Списочная численность персонала постоянно изменяется в связи с приемом новых работников, увольнением, переводом на другую работу. Каждый случай изменений в численном составе оформляется отделом кадров выпиской документа типовой межведомственной формы.
Каждому работнику, принятому на работу, присваивается табельный номер, который проставляется в регистрах по учету личного состава, а также во всех первичных документах по начислению заработной платы. Вновь поступившему работнику, начинающему свою трудовую деятельность, выписывается трудовая книжка (типовой формы). Если на предприятие поступает работник, ранее работавший в другом месте, то он должен сдать в отдел кадров трудовую книжку с отражением в ней последнего места работы.
Таблица 2.1 – Первичные документы по учету личного состава
| Наименование документом | Назначение |
| Приказ (распоряжение) о приеме на работу | Для оформления вновь принятых работников. Используется: отделом кадров для заполнения личной карточки и проставления отметки о зачислении на работу в трудовой книжке работника; бухгалтерией для оформления карточки-справки (лицевого счета работника) |
| Личная карточка | Заполняется на работников всех категорий. Используется: отделом кадров для учета изменений численности и состава работников |
| Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу | Для оформления перевода работников из одного цеха (отдела) в другой. Используется: отделом кадров для отметок в личных карточках, трудовых книжках работников; бухгалтерией для отметок в лицевых счетах |
| Записка о предоставлении отпуска | Для оформления отпусков Используется: отделом кадров для отметки в личных карточках; бухгалтерией для расчета отпускных сумм |
| Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора | Для оформления увольнений работников. Используется: отделом кадров для отметок в личных карточках и трудовых книжках работников; бухгалтерией для расчета заработной платы, причитающейся в окончательный расчет |
По данным картотеки личного состава ведется учет движения численности и состава рабочих и служащих предприятия в разрезе следующих показателей:
-среднесписочная численность работников (месячная, квартальная, годовая);
-количество принятых на работу за отчетный период (по категориям персонала, по профессиям и квалификации);
-количество перемещений и увольнений с работы (по категориям персонала, по профессиям и квалификации).
Показатели учета численности персонала предприятия являются объектами оперативного учета и статистического обобщения, но они органически связаны с учетом заработной платы, поэтому контролируются бухгалтерией.
Контроль изменения численности и структуры персонала предприятия со стороны бухгалтерии осуществляется при визировании приказов дирекции, формировании и анализе сводных показателей, характеризующих состав этого главного ресурса.
В тесной связи с учетом численности персонала организуется оперативный учет рабочего времени. Учет использования рабочего времени необходим для контроля за своевременной явкой и уходом рабочих и служащих, фактически отработанным временем, временем простоев и другими причинами потерь рабочего времени.
Контроль за своевременной явкой рабочих и служащих на работу и уходом с нее организуется на РУПП «Витязь» с помощью контрольно-пропускного устройства. Основным источником сведений об использовании рабочего времени являются табели типовых форм № 0311901 «Табель учета использования рабочего времени» и «Ведомость учета времени работы в бригаде», которые применяются при машинной обработке данных (см.приложение № 1).
Табель составляется в структурных подразделениях предприятия (цех, отдел, участок) табельщиком или мастером и представляет собой именной список работников подразделения с указанием фамилии, имени, отчества, должности, профессии, категории, табельного номера, тарифного разряда или оклада. Включение в табель и исключение из него рабочих и служащих производится на основании первичных документов по учету численности персонала предприятия.
Учет явок на работу и использования рабочего времени осуществляется: методом отклонений. В табеле регистрируют только отклонения от нормальной продолжительности рабочего дня: неявки, опоздания, сверхурочные часы, часы простоя и т.д.
Отклонения в использовании рабочего времени, подлежащие оплате перед регистрацией в табеле оформляются специальными первичными документами (сверхурочные часы – ведомостями на сверхурочные работы, часы простоя не по вине рабочих – листками о простое и др. ( см. приложение . 2,3.)). Все первичные документы, на основе которых были сделаны отметки, прилагаются к табелю.
Для упорядочения заполнения и обработки табелей обозначения отработанного и неотработанного времени закодированы.
В конце месяца в табеле по каждому работнику подсчитывают общий календарный фонд рабочего времени, количество неявок по причинам и других потерь. Затем определяют фактически отработанное за месяц число часов (общий календарный фонд рабочего времени минус потери рабочего времени). Общие итоги тех же данных подсчитывают в табеле по всем работникам цеха, отдела, участка. Оформленный табель на вычислительный центр два раза в месяц: за первую половину месяца - для корректировки сумм аванса, в конце месяца - для расчетов по заработной плате (начисление заработной платы при повременной оплате труда и контроль начисленной заработной платы при сдельной оплате труда). Кроме того, данные об использовании рабочего времени, содержащиеся в табелях, обобщаются в сводках по цехам, предприятию в целом и используются для составления баланса рабочего времени, показателей статистической отчетности о фактически отработанном времени.