Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами
Подотчетными лицами являются работники организации, которым додаются денежные средства из кассы для покрытия предстоящих расходов.
При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение) (п. 3.47 Методических указаний по инвентаризации).
Для отражения результатов инвентаризации расчетов с подотчетными лицами постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N° 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» предусмотрена форма № ИНВ-17. Однако эта форма не позволяет отразить все необходимые сведения с учетом специфики инвентаризируемого объекта учета. Поэтому авторы рекомендуют составлять специальную инвентаризационную опись расчетов с подотчетными лицами или акт выявленных в расчетах с подотчетными лицами отклонений.
В этих документах указывают:
- все выявленные случаи превышения фактически выданных сумм над суммами, которые должны быть выданы по документам, являющимся основанием для выдачи аванса;
- общую сумму авансов, по которым не отчитались в срок;
- общую сумму авансов, которые использовали не по целевому назначению.
Разработанные самостоятельно в организации формы документов (в том числе и вышеперечисленных) являются элементом учетной политики. Соответственно они должны быть утверждены приказом (или иным организационно-распорядительным документом) и отражены либо непосредственно в учетной политике организации (в разделе «Организация учета»), либо в ином документе, ссылка на который отражается в учетной политике (таким документом может быть, например. Положение о ведении учета в организации, Положение о документах и документообороте в организации и т.п.).
Задание. Составление инвентаризационной описи расчетов с подотчетными лицами
По состоянию на 1 октября 2012 г. в ООО «Звук») у работников числились подотчетные суммы, по которым они еще не отчитались:
· у Флейт иной О. В. (1355 руб. выданы 26.09.2012 по приказу № 29 от 25.09.2012 на командировочные расходы;
· у Виалончелева П. С. (8500 руб. выданы 15.09.2012 по. приказу № 26 от 15.09.2012 на хозяйственные расходы)
· у Органова Т. Р. (6000руб. выданы 15.08.2012 по приказу № 19 от 15.08.2012 на хозяйственные расходы).
Действие первое. Издание приказа и формирование инвентаризационной комиссии.
Перед проведением инвентаризации руководитель организации издает приказ (постановление, распоряжение), в котором устанавливаются сроки ее проведения и состав инвентаризационной комиссии.
Действие второе. Проведение инвентаризации.
Инвентаризация проводится в соответствии с общими правилами проведения инвентаризации.
Действие третье. Составление инвентаризационной описи.
В шапке инвентаризационной описи необходимо указать:
- полное наименование организации;
- код по ОКПО;
- наименование и код структурного подразделения;
- код вида деятельности по Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности, продукции и услуг ОК 004-93, утвержденному постановлением Госстандарта России от 06.08.93 № 17;
- наименование, дату и номер документа, служащего основанием для проведения инвентаризации;
-дату начала и дату окончания инвентаризации;
- код операции;
- номер и дату самой описи.
В заголовке также указывают, по состоянию на какую дату проведена инвентаризация расчетов с подотчетными лицами.
Инвентаризационная опись выполнена в виде таблицы. Рассмотрим порядок заполнения этой таблицы.
В графе I «Номер по порядку» указывают порядковый номер записи.
В графе 2 «Фамилия, И. О. подотчетного лица» необходимо указать фамилию и инициалы работника, которому выданы деньги под отчет.
В графе 3 «Целевое назначение аванса» указывают целевое назначение выданного работнику аванса.
В графе 4 «Основание для выдачи» необходимо указать документ, который является основанием выдачи сумм под отчет. Это может быть приказ (распоряжение) руководителя, заявление работника (с визой руководителя), командировочное удостоверение.
В графе 5 «Дата выдачи аванса» записывают дату, когда деньги были выданы под отчет.
В графе 6 «Установленный срок возврата подотчетных сумм» записывают дату, когда необходимо вернуть в кассу предприятия деньги, выданные под отчет.
В графах 7 и 8 указывают суммы, которые должны были быть выданы по документам, являющимся основанием для выдачи аванса (графа 7 «по документам»), и суммы, выданные фактически (графа 8 «фактически»).
В графе 9 «Излишне выданные суммы» необходимо указать размер превышения фактически выданной суммы над суммой по документам, являющимся основанием для выдачи аванса, если такое превышение было выявлено при проведении инвентаризации, в противном случае ставится прочерк.
В графе 10 «Суммы, по которым не отчитались в срок» записывают подотчетные суммы, по которым не отчитались в установленные сроки.
В конце таблицы в строке «Итого» указывают общие суммы:
- ту, что должна быть выдана по документам, являющимся основанием для выдачи аванса;
- выданную фактически;
- общую сумму превышения фактически выданных сумм над суммами по документам, являющимся основанием для выдачи аванса;
- общую сумму авансов, по которым не отчитались в срок.
Количество порядковых номеров, а также фактическую итоговую сумму выданных авансов записывают прописью в конце страницы с начала предназначенной для этого строки с большой буквы. Если в конце строки останется свободное место, то оно прочеркивается.
Действие четвертое. Составленную опись подписывают члены комиссии и бухгалтер, ответственный за ведение операций по расчетам с подотчетными лицами.
Члены комиссии и бухгалтер, ответственный за ведение операций по расчетам с подотчетными лицами, подписывают опись. Рядом указываются также должности, расшифровки подписи (инициалы и фамилии), затем ставят дату, когда опись была заверена.
Действие пятое. Бухгалтерское оформление.
Согласно п. 2.9 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.95 № 49, на последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке подсчета данных и итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.
В случае превышения фактически выданных сумм над суммами по документам, являющимся основанием для выдачи аванса, необходимо получить объяснительную записку от бухгалтера, составившего расходный кассовый ордер на выдачу денег под отчет.
На основании объяснительной записки руководитель принимает решение: Обязать Виолончелева П.С. вернуть излишне полученную сумму.
Возврат оформляется следующей проводкой:
Дебет счета 50 Кредит счета 71 - возврат излишне полученной суммы.
Задание. Составление акта выявленных отключений по расчетам с подотчетными лицами
При инвентаризации были проверены 3 авансовых отчета — с 01.01.2012 по 30.09.2012. По результатам проведенной инвентаризации необходимо составить акт выявленных отклонений.
Действие первое. Издание приказа и формирование инвентаризационной комиссии.
Перед проведением инвентаризации руководитель организации издает приказ (постановление, распоряжение), в котором устанавливаются сроки ее проведения и состав инвентаризационной комиссии.
Действие второе. Проведение инвентаризации.
Инвентаризация проводится в соответствии с общими правилами проведения инвентаризации.
Действие третье. Составление акта выявленных отклонений в расчетах с подотчетными лицами.
В шапке акта выявленных отклонений необходимо указать:
- полное наименование организации;
- код по ОКПО;
- наименование и код структурного подразделения;
-код вида деятельности по Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности, продукции и услуг ОК 004-93 утвержденному постановлением Госстандарта России от 06.08.93 N17
-наименование, дату и номер документа, служащего основанием для проведения инвентаризации;
- дату начала и дату окончания инвентаризации;
- код операции;
-номер и дату самого акта.
В заголовке также указывают, за какой период проверялись авансовые отчеты. Это должен быть период с даты проведения предыдущей инвентаризации по дату, предшествующую дате, по состоянию на которую проведена инвентаризация расчетов с подотчетными лицами.
Состояние расчетов отражается в таблице. Рассмотрим порядок ее заполнения.
В графе 1 «Номер по порядку» указывают порядковый номер записи в акте.
В графе 2 «Фамилия, И. О. подотчетного липа» необходимо указать фамилию и инициалы работника предприятия, которому выданы деньги под отчет.
В графе 3 «Наименование аванса» указывают целевое назначение выданного работнику аванса.
В графе 4 «Основание выдачи» необходимо указать документ, который является основанием выдачи сумм в подотчет. Это может быть приказ (распоряжение) руководителя, заявление работника (с визой руководителя), командировочное удостоверение.
В графе 5 «Дата выдачи аванса» записывают дату, когда деньги были выданы под отчет.
В графе 6 «Установленный срок возврата подотчетных сумм» записывают дату, когда необходимо было вернуть в кассу предприятия деньги, выданные под отчет.
В графах 7 и 8 указывают суммы, которые должны были быть выданы по документам, являющимся основанием для выдачи аванса (графа 7 «по документам»), и суммы, которые были выданы фактически (графа 8 «фактически»).
В графе 9 «Номер и дата отчета о выданных суммах» указывают дату и номер авансового отчета.
В графе 10 «Излишне выданные суммы* необходимо указать размер превышения фактически выданной суммы над суммой по документам, являющимся основанием для выдачи аванса, если такое превышение было выявлено при проведении инвентаризации, в противном случае ставят прочерк.
В графе 11 «Суммы, по которым не отчитались в срок записывают подотчетные суммы, по которым не отчитались в установленные сроки.
В графе 12 «Суммы, использованные на нецелевые нужды» указывают суммы, использованные на цели, отличные от указанных в документах, согласно которым выдавались авансы.
В конце таблицы в строке «Итого» указывают:
- общую сумму, которая должна быть выдана по документам, являющимся основанием для выдачи аванса, и сумму, которая была выдана фактически;
- общую сумму превышения фактически выданных сумм над суммами указанными в документах, являющихся основанием для выдачи аванса;
- общую сумму авансов, по которым не отчитались в срок;
- общую сумму авансов, которые использовали не по целевому назначению.
Количество порядковых номеров, а также фактическую итоговую сумму выданных авансов записывают прописью в конце страницы.
Действие четвертое. Составленный акт подписывают члены комиссии и бухгалтер, ответственный за ведение операций по расчетам с подотчетными лицами.
Члены комиссии и бухгалтер, ответственный за ведение операций по расчетам с подотчетными лицами подписывают акт. Рядом указывают их должности и расшифровки подписей (инициалы и фамилии). Затем ставят дату, когда акт был заверен.
Действие пятое. Бухгалтерское оформление.
Согласно п. 2.9 Методических указаний по инвентаризации на последней странице акта должна быть сделана отметка о проверке подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.
Все ошибки, выявленные актом, исправляются в бухгалтерском учете так же, как и в предыдущем примере.