Аудит расчетов с подотчетными лицами
Перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную программу изучения документов в зависимости от состояния данного раздела учета на предприятии.
Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно использовать опрос, его результаты могут создать определенное мнение у аудитора.
Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур. Проверка документов по расчетам с подотчетными лицами по форме осуществляется аудитором с использованием специальной карточки.
При тестировании документов на наличие ошибок аудитору достаточно выявить пять одинаковых нарушений, чтобы сделать вывод о значительном распространении данной ошибки. Дальнейший поиск таких несоответствий можно опустить.
Для проверки правильности отражения операций по расчетам с подотчетными лицами аудитор контролирует арифметическую точность и отслеживает взаимоувязку данных аналитического и синтетического учета.
Взаимоувязка аналитических и синтетических данных учета будет зависеть от формы ведения учета на предприятии.
При проверке авансовых отчетов необходимо обратить внимание на:
1) наличие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку с указанием цели командировки, страны пребывания и сроков командировки;
2) правильность возмещения командировочных расходов (суточные, квартирные, стоимость проезда);
3) наличие командировочного удостоверения с отметками в месте пребывания в командировке;
4)правильность и своевременность составления авансовых отчетов;
5) правильность возмещения затрат на хозяйственные нужды;
6) наличие оправдательных документов;
7) полнота и своевременность сдачи в кассу остатка подотчетной суммы;
8)правильность возмещения затрат на представительские расходы;
9) правильность возмещения затрат при краткосрочных загранкомандировках.
Приступая к проверке расчетов с подотчетными лицами, аудитор должен сначала проверить:
1 )кто ведет учет расчетов с подотчетными лицами;
2) имеется ли в наличии нормативная база для работы бухгалтера;
3)кому подотчетен данный бухгалтер и кто его проверяет по исполняемой работе;
4) имеется ли утвержденный руководителем организации список подотчетных лиц.
Далее необходимо сверить остатки сумм по счету 71"Расчеты с подотчетными лицами" в журнале-ордере № 7, Главной книге и балансе организации на первое число последнего месяца перед датой проведения проверки. При наличии расхождений выявить их причины.
Основные нарушения в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:
1)нарушение порядка выдачи подотчетных сумм;
2) нарушения при оформлении командировочных расходов;
3)нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов;
4)нарушение при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами;
5)нарушение порядка учета представительских расходов;
6) нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами.
Контроль расчетов с подотчетными лицами осуществляется бухгалтером на основании приказов по учетной политике организации, а также приказов о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет и о направлении работников организации в командировки, журнала регистрации авансовых отчетов.
Одним из направлений получения аудиторских доказательств является инвентаризация расчетов с подотчетными лицами с целью выяснения соответствия выдачи наличных денег под отчет требованиям, указанным в п. 11 Положения о порядке ведения кассовых операций. При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение).Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами должна проводиться чаще, чем с прочими дебиторами и кредиторами. Это объясняется тем, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы денежные средства (или со дня возвращения из командировки), предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах.
Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Оплата служебных командировок
В соответствии с п.11 Порядка ведения кассовых операции выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Лица, получившие наличные деньги в рублях под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: