Заполнение формы штатного расписания
Штатное расписание разрабатывается на основе устава общества и других документов, определяющих организационно-территориальную структуру страховщика, а также внутренних организационно-нормативных документов, как, например:
- положения, инструкции и решения работодателя, регулирующие систему оплаты труда;
- постановления, приказы, распоряжения, коллективный договор, иные решения по организации работ, выплате заработной платы, премий, материальной помощи или иных вознаграждений;
- договоры, по которым предусмотрена выплата заработной платы или иных вознаграждений;
- другие документы, имеющие отношение к выплатам в пользу работников.
В таблице представлен порядок заполнения формы N Т-3.
Вопросы заполнения отдельных граф
Графа "Наименование структурного подразделения" заполняется в соответствии с уставом общества, положением об организационной структуре или иным документом, определяющим структуру страховщика. Порядок расположения подразделений организация определяет самостоятельно. Это может быть структура по территориальному или функциональному распределению. Например, по территориальному признаку подразделения приводятся по группам "Головной офис" и "Филиал". По функциональному признаку подразделения могут быть представлены четырьмя группами: "Администрация", "Финансовые подразделения", "Подразделения по оказанию страховых услуг", "Общехозяйственные подразделения". Удобнее всего располагать структурные подразделения по иерархии, в порядке подчиненности подразделений. Например, если в структуре организации числятся управление учета и два подчиненных ему отдела - отдел учета страховых операций и отдел учета бланков строгой отчетности, то отделы будут располагаться в таблице следом за управлением. Также допускается располагать структурные подразделения в алфавитном порядке.
Требования по заполнению формы N Т-3 "Штатное расписание"
┌─────────────────────────────────────────┬──────────────────────────────────────────────────────┐
│ Наименование показателя │ Расшифровка │
├─────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤
│Наименование организации │Наименование организации в соответствии с уставом │
├─────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤
│Номер документа │Присвоенный номер документа │
├─────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤
│Дата составления │Дата составления штатного расписания в формате │
│ │"дд.мм.гггг" │
├─────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤
│На период____________ с "__" __________ │Период, на который утверждается штатное расписание │
│20__ г. │(обычно один год), и дата, с которой штатное │
│ │расписание вступает в действие (обычно ранее даты │
│ │начала периода, на который утверждается штатное │
│ │расписание) │
├─────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤
│Приказ от "__" __________ 20__ г. │Дата и номер приказа, которым руководителем или иным │
│ │уполномоченным лицом утверждено штатное расписание │
├─────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤
│Штат в количестве ____единиц │Количество утвержденных штатных единиц, │
│ │соответствующее сумме гр. "Количество штатных единиц" │
│ │формы N Т-3 │
├─────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤
│Наименование структурного подразделения │Принятое организацией наименование подразделений │
│ │(например, дирекция медицинского страхования, отдел │
│ │маркетинга, бухгалтерия, управление продаж, │
│ │административно-хозяйственный отдел и т.п.) │
├─────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤
│Код структурного подразделения │Код, присвоенный подразделениям организации │
├─────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤
│Должность (специальность, профессия), │Наименования, принятые организацией с учетом │
│разряд, класс (категория), квалификация │требований трудового законодательства │
├─────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤
│Количество штатных единиц │Общее количество планируемых штатных единиц по одной и│
│ │той же должности в подразделении (например, если в │
│ │бухгалтерии вводятся две ставки по должности │
│ │бухгалтера-кассира, то количество составит 2 штатные │
│ │единицы) │
├─────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤
│Тарифная ставка (оклад) и пр., руб. │Месячная заработная плата по тарифной ставке, тарифной│
│ │сетке и определяемая иным образом в зависимости от │
│ │системы оплаты труда, принятой в организации │
├─────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤
│Надбавка, руб. │Стимулирующие и компенсационные выплаты: премии, │
│ │надбавки, доплаты, поощрительные выплаты │
├─────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤
│Всего в месяц, руб. │(Тарифная ставка + Надбавка) х количество штатных │
│ │единиц │
├─────────────────────────────────────────┼──────────────────────────────────────────────────────┤
│Примечание │Дополнительные сведения, необходимые для уточнения │
│ │данных, отраженных в предыдущих графах. Могут делаться│
│ │ссылки на законы, постановления и т.п., а также на │
│ │внутренние акты (приказы, распоряжения). Например, при│
│ │выплате северных надбавок делается ссылка на Закон РФ │
│ │от 19.02.1993 N 4520-1 "О государственных гарантиях и │
│ │компенсациях для лиц, работающих и проживающих в │
│ │районах Крайнего Севера и приравненных к ним │
│ │местностях" │
└─────────────────────────────────────────┴──────────────────────────────────────────────────────┘
Графа "Код подразделения" может не заполняться. Однако следует принимать во внимание, что присвоение кодов нужно для того, чтобы можно было легко определить место каждого отдела или группы в общей структуре организации. Для примера, представленного выше, коды могут быть присвоены в следующем порядке: управление учета - 0200, отдел учета страховых операций - 0201, отдел учета бланков строгой отчетности - 0202.
При заполнении графы "Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация" следует учитывать, что в отдельных случаях наименование должно указываться в строгом соответствии с квалификационными справочниками. Так, согласно статье 57 ТК РФ, если с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках:
- Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, утвержденном постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 367;
- Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37.
Квалификационные справочники могут использоваться и в других случаях, но при этом следует учитывать, что справочники устаревают и в них могут отсутствовать должности, предлагаемые на рынке. Это, однако, не означает, что страховщик не может установить должности, не указанные в справочниках.
Так, наименование должности руководителя организации определяется учредителями (участниками) организации. В соответствии со статьей 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" единоличный исполнительный орган может именоваться "генеральный директор", "президент" и т.д. Если в штатном расписании должность руководителя организации поименована "президент", а должность его заместителя - "вице-президент", то указанные наименования будут использоваться в трудовом договоре, трудовой книжке и иных документах.
При совмещении должностей одним работником в штатном расписании указывается каждая должность, которая совмещается, с присвоением штатных единиц. Так, при совмещении двух должностей одним работником каждой должности соответствует одна штатная единица (всего две штатные единицы).
В случае же двойной должности, указываемой через дефис и являющейся названием одной должности, например, "секретарь-машинистка", в штатном расписании указывается одна должность, которой соответствует одна штатная единица.
В графе "Количество штатных единиц" следует указать число штатных единиц по должностям и подразделениям. Так, если в отделе автострахования вводится 3 единицы должности консультанта по продажам и в отделе страхования от несчастных случаев 2 единицы аналогичной должности, то запись в штатном расписании производится по двум строкам:
┌───────────────────────────────┬───────────────────────────────────┬────────────────────────────┐
│ Наименование структурного │ Должность (специальность, │ Количество штатных единиц │
│ подразделения │ профессия), разряд, класс │ │
│ │ (категория), квалификация │ │
├───────────────────────────────┼───────────────────────────────────┼────────────────────────────┤
│Отдел автострахования │Консультант по продажам │ 3 │
├───────────────────────────────┼───────────────────────────────────┼────────────────────────────┤
│Отдел страхования от несчастных│Консультант по продажам │ 2 │
│случаев │ │ │
└───────────────────────────────┴───────────────────────────────────┴────────────────────────────┘
При этом обратим внимание на то, что трудовые функции и должностные инструкции работников, занимающих одинаковые должности, но в разных подразделениях, могут различаться.
В случае, когда предусматривается неполная штатная единица, данные в графе указываются в долях. Например, для совместителей могут указываться ставки, равные 0,25; 0,5; 0,75. В случае, когда предполагаются несколько совместителей на должности, их ставки суммируются. Например, 5 совместителей по ставке 0,25 составят 1,25 ед.
В случае, когда в организации вводятся временные ставки на период менее срока, на который утверждено штатное расписание (например, на срок менее одного года), рекомендуется наряду с утвержденными ставками также указывать среднее значение ставок за период (через дробь). Например, если количество утвержденных штатных единиц составляет 6, количество временных штатных единиц - 2 на срок 6 месяцев, а штатное расписание вводится на один год, то в графе указывается 6/7 (среднегодовое значение определяется как: 6 + 2 ед. х 6 мес. / 12 мес.). Для учета срока, на который вводится временная ставка, форма может быть дополнена графой "Количество месяцев работы".
Обратим особое внимание на то, что в графе "Количество штатных единиц" указываются все планируемые штатные единицы, а не фактически занятые на момент составления штатного расписания. Так, принимать новых работников можно только на свободные вакансии, указанные в штатном расписании. При этом согласно статье 57 ТК РФ должность в трудовом договоре указывается в соответствии со штатным расписанием. В случае же, когда работник принимается или переводится на должность, которая отсутствует в штатном расписании, необходимо внести соответствующие изменения в штатное расписание или оформить с работником договор гражданско-правового характера.
Также возникает вопрос о необходимости заполнения всех должностей, указанных в штатном расписании. У работодателя нет обязанности принять работников на все вакантные должности, он имеет право заполнять их по мере производственной необходимости. К такому выводу пришел Верховный суд РФ в постановлении пленума от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации".
Кроме того, следует учитывать и ситуацию, когда работник принимается на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, если в штатном расписании по должности значится полная единица. В этом случае неполное рабочее время может быть установлено только с письменного согласия работника (ст. 93 ТК РФ).
При заполнении графы "Тарифная ставка" следует учитывать, что каждой должности по структурному подразделению должен соответствовать только один размер оклада. Установление диапазона недопустимо, так как в этом случае нарушаются общие принципы, установленные статьей 22 ТК РФ, а именно обеспечение работникам равной оплаты за труд равной ценности. В этом смысле одни и те же должности, установленные в разных структурных подразделениях, могут иметь различия в трудовых функциях, а следовательно, и в оплате труда. В случае же необходимости учесть разную интенсивность и качество работы следует прибегать к использованию надбавок.
Обратим внимание на то, что работники с разной квалификацией должны иметь разные должности, например, возможна следующая градация: инспектор отдела продаж, старший инспектор отдела продаж, главный инспектор отдела продаж и т.п.
В графе "Надбавки" указывается размер дополнительных выплат работнику за особые условия труда, режим работы либо поощрительные премии. Они делятся:
- на установленные законодательством (северные надбавки и пр.);
- утвержденные по решению организации.
Если размер надбавки зависит от определенных условий (например, стажа работы по специальности), которые могут быть неизвестны или изменены на момент формирования штатного расписания (на должность могут быть приняты сотрудники с разным стажем работы), то в штатном расписании рекомендуется отразить минимальный размер надбавки. Это действительно и для надбавок, установленных законодательно, и для занятых должностей (сотрудники в любой момент могут уволиться). Кроме того, следует учитывать, что сумма надбавки, которая будет установлена работнику, во многом зависит от руководителя организации.
В случае, если системой оплаты труда предусмотрена возможность установления индивидуальных надбавок, каждую должность, по которой предусмотрена такая надбавка, нужно выделить в отдельную строку.
Надбавки, как и тарифная ставка, определяются в соответствии с утвержденными внутренними актами (положением) об оплате труда. Надбавки могут устанавливаться в виде фиксированной суммы и процентной надбавки. В то же время надбавки в штатном расписании рекомендуется устанавливать в рублях. Так, если надбавка составляет 10% от оплаты труда, то эту величину нужно перевести в рубли в зависимости от тарифной ставки, установленной по должности.
В штатном расписании для определения надбавок предусмотрены три графы. В зависимости от принятой в организации системы оплаты труда надбавки могут быть распределены по видам, например, надбавки за выслугу лет, надбавки за знание иностранного языка и т.д. Организация должна указать все виды надбавок, которые установлены по каждой должности. Если же все надбавки невозможно перечислить, то необходимо выделить наиболее существенные, а остальные включить в группу "другие надбавки". Если отведенных граф не хватит, могут быть введены дополнительные графы. Наименование надбавки в предусмотренных и дополнительно введенных в форму графах организация устанавливает самостоятельно.
Тарифная ставка (оклад) и надбавка в обязательном порядке должны указываться в трудовом договоре, а при их изменении - устанавливаться в дополнительном соглашении к трудовому договору. Установление надбавки в трудовом договоре может оформляться путем отсылки к соответствующему локальному нормативному акту или коллективному договору, предусматривающим основания и условия выплаты надбавок. В таком случае работник должен быть ознакомлен с содержанием локальных нормативных актов и коллективным договором под роспись (письмо Роструда РФ от 24.12.2007 N 5275-61). Подобная возможность не предусматривается для тарифной ставки (оклада).
Например, если надбавка работнику выплачивается только на основании приказа руководителя, то организация не может учитывать свои расходы при налогообложении налогом на прибыль. На основании статьи 270 Налогового кодекса РФ при определении налоговой базы не учитываются расходы в виде расходов на любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров (контрактов), а также в виде премий, выплачиваемых работникам за счет средств специального назначения или целевых поступлений.
Обратим внимание на то, что итоговые строки таблицы заполняются только по графам "Количество штатных единиц", "Всего в месяц, руб.".
Штатное расписание филиала
При наличии филиалов в страховой организации или при их создании штатное расписание может формироваться по одному из двух вариантов.
Первый вариант
Страховая организация формирует единое штатное расписание, в котором выделяется структура в виде филиала. Такое штатное расписание утверждается руководителем организации. Один экземпляр штатного расписания или выписка из него передается филиалу.
Второй вариант
Филиал формирует штатное расписание самостоятельно и согласовывает его с головной организацией. Для закрепления данной функции директору филиала выдается соответствующая доверенность. Указанные полномочия также могут быть закреплены в Положении о филиале. Один экземпляр штатного расписания передается в головную организацию.
Штатная расстановка
Для контроля движения кадрового состава, наличия и заполненности штатных единиц, соответствия тарифной ставки и надбавки организация может вводить штатную расстановку. Штатная расстановка, в отличие от штатного расписания, определяет список сотрудников, занимающих штатные должности.
Такой документ удобен для управленческих целей, но не обязателен для составления. Форму штатной расстановки страховщик разрабатывает самостоятельно. За основу может быть взято утвержденное штатное расписание, которое дополняется графами "Ф.И.О. сотрудника", "Табельный номер", "Стаж работы", "Категория" и т.п. К категориям могут быть отнесены, например, инвалид, учащийся, пенсионер, лицо, имеющее детей до трех лет, и т.д.