Разработка штатного расписания.
Штатное расписание – организационно-распорядительный документ, содержащий сгруппированный с учетом структуры управления организации перечень наименований должностей служащих и профессий рабочих с указанием их количества по каждому наименованию, квалификации и размеров должностных окладов (ставок).
Оно является одним из важнейших локальных нормативных документов, определяющих трудовой распорядок организации (ст. 194 ТК). Обязательной формы штатного расписания не имеется, поэтому в каждой организации оно разрабатывается самостоятельно. В его разработке принимают участие различные службы организации, в том числе кадровая.
Правила и рекомендации по составлению штатного расписания, основанные на законодательстве и существующей практике:
1. Штатное расписание организации, являющейся юридическим лицом, утверждает руководитель. Как правило, лицо, утверждающее этот документ, указывается в учредительных документах организации.
2. Расчет количества рабочих мест и численности работников (трудоемкости) осуществляется с учетом утвержденных нанимателем норм труда и планируемого объема работ (услуг).
3. Определение наименования профессий рабочих и должностей служащих, их квалификации должно производиться с учетом распределения работ по рабочим местам и расстановки работников, а также тарификации работ.
4. Производится распределение обязанностей между руководителем организации и его заместителями, разработка и утверждение положений о структурных подразделениях организации.
5. Разрабатывается и утверждается положение об оплате труда, материальном стимулировании работников.
6. Рассчитывается фонд заработной платы с учетом планируемого объема работ (услуг) и численности работников.
7. Структура штатного расписания состоит из разделов: «Руководители», «Специалисты», «Служащие», «Рабочие». При этом группировка должностей производится по структурным подразделениям.
8. Штатное расписание составляется на календарный год либо на другой срок (период). Как видно из перечня, ряд вопросов относится к функциям кадровой службы, в подготовке которых она должна принимать активное участие.
Ведение трудовых книжек.
Порядок ведения трудовых книжек работников регулируется постановлением Совета Министров Республики Беларусь .
Трудовые книжки ведутся кадровой службой на всех работников, т. е. лиц, заключивших трудовой договор (контракт), в том числе срочный, а также на внештатных работников.
Трудовые книжки ведутся также на лиц, работающих в профсоюзных и других общественных организациях, на выборных должностях, если эти лица получают заработную плату по месту работы. Они ведутся на лиц, работающих у нанимателя более пять дней, если эта работа является для них основной. Для лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки не заводятся.
Прием на работу без трудовой книжки не допускается. Сведения о работнике записываются на первой странице трудовой книжки при ее первом оформлении либо при выдаче дубликата исходя из предъявленного работником паспорта или свидетельства о рождении. В трудовую книжку кадровая служба вносит все данные о трудовой деятельности работника в организации (переводы, изменение квалификации, увольнение и т. п.). Порядок внесения записей в нее осуществляется в соответствии с требованиями упомянутой выше Инструкции.
При выдаче работнику трудовой книжки (дубликата), а также вкладыша в нее с работника взимается сумма, затраченная на ее приобретение. Трудовые книжки хранятся в специально оборудованном месте как документы строгой отчетности. Не полученная работником при увольнении трудовая книжка остается на хранении у нанимателя в течение двух лет.
Невостребованные трудовые книжки передаются в архив нанимателя, где хранятся 50 лет, а по истечении указанного срока могут быть уничтожены. При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (в последний день работы). За задержку выдачи трудовой книжки по вине нанимателя работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула, а дата увольнения при этом изменяется надень выдачи трудовой книжки.