Порядок заполнения штатного расписания

Процесс формирования штатного расписания достаточно сложен и состоит из нескольких этапов, поэтому требует привлечения работников не только кадровой, но и бухгалтерской, и экономической служб.

Прежде чем приступать к разработке штатного расписания, необходимо четко определить организационную структуру учреждения.

Для подготовки штатного расписания применяют унифицированную форму N Т-3 "Штатное расписание" (далее - Форма N Т-3), утвержденную постановлением Госкомстата России N 1 от 5 января 2004 г. (см. рис. 1).

Эта форма применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности учреждения в соответствии с его Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Графа 3 "Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации" заполняется в строгом соответствии с:

Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. N 367);

Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37).

Эти справочники устаревают, и многие должности, появившиеся в последние годы, в них отсутствуют (например, должность офис-менеджера). Поэтому различия в наименованиях должностей, профессий, специальностей в квалификационных справочниках и в кадровых документах организации допустимы. Однако если с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ, п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной приказом Минтрудсоцразвития РФ от 10 октября 2003 г. N 69). Иначе права на льготы работник иметь не будет.

Унифицированная форма N Т-3

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. N 1

┌───────────┐

│ Код │

├───────────┤

Форма по ОКУД│ 0301017 │

├───────────┤

Муниципальное убеждение культуры "Радость" по ОКПО| |

─────────────────────────────────────────────────── └───────────┘

наименование организации

Штатное расписание ┌────────────┬─────────────┐

│ Номер │ Дата │

│ документа │составления │

├────────────┼──────────── │

│ 10 │20.10.2009 г │Утверждено

└────────────┴─────────────┘

Приказом организации от "20" октября 2009 г. N 156

── ──────── ─ ────

на период 2010 с "01" января 2010 г. Штат в количестве Одиннадцати единиц

────── ── ────── ─── ───────────

┌───────────────────────────┬─────────────────┬──────────┬────────┬───────────────────────────┬──────────────┬─────────┐

│ Структурное подразделение │ Должность │Количество│Тарифная│ Надбавки, руб. │Всего в месяц,│Примеча- │

├────────────────────┬──────┤ (специальность, │ штатных │ ставка ├───────┬───────┬───────────┤ руб. │ ние │

│ наименование │ код │ профессия), │ единиц │(оклад) │Район- │Север- │Ненормируе-│((гр. 5 + гр. │ │

│ │ │ разряд, класс │ │ и пр., │ ный │ ные │ мый раб. │ 6 + гр. 7 + │ │

│ │ │ (категория) │ │ руб. │коэф., │надбав-│ день │ гр. 8) х гр. │ │

│ │ │ квалификации │ │ │ % │ ки, │ │ 4) │ │

│ │ │ │ │ │ │ % │ │ │ │

├────────────────────┼──────┼─────────────────┼──────────┼────────┼───────┼───────┼───────────┼──────────────┼─────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │

│Администрация │ 01 │Директор │ 1 │ 10000 │ 6000 │ 8000 │ 1000 │ 25000 │ │

│ │ │Заместитель │ 1 │ 8500 │ 5100 │ 6800 │ 850 │ 21250 │ │

│ │ │директора │ │ │ │ │ │ │ │

│Отел сохранения │ 02 │Начальник отдела │ 1 │ 7500 │ 4500 │ 6000 │ 750 │ 18750 │ │

│культурных │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│ценностей │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│ │ │Ведущий │ 2 │ 6000 │ 3600 │ 4800 │ │ 28800 │ │

│ │ │специалист │ │ │ │ │ │ │ │

│ │ │Специалист │ 2 │ 5000 │ 3000 │ 4000 │ │ 24000 │ │

│ │ │категории │ │ │ │ │ │ │ │

│Отдел учета и │ 03 │Начальник отдела │ 1 │ 7500 │ 4500 │ 6000 │ 750 │ 18750 │ │

│отчетности │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│ │ │Ведущий │ 2 │ 6000 │ 3600 │ 4800 │ │ 28800 │ │

│ │ │специалист │ │ │ │ │ │ │ │

│ │ │Специалист I │ 1 │ 5000 │ 3000 │ 4000 │ │ 12000 │ │

│ │ │категории │ │ │ │ │ │ │ │

└────────────────────┴──────┴─────────────────┼──────────┼────────┼───────┼───────┼───────────┼──────────────┼─────────┤

│ 11 │ 55500 │ 33300 │ 44400 │ 3350 │ 177350 │ │

└──────────┴────────┴───────┴───────┴───────────┴──────────────┘ │

Руководитель кадровой службы _______________ __________________ ________________________

должность личная подпись расшифровка подписи

Главный бухгалтер _______________ ___________________________________________

личная подпись расшифровка подписи

Рисунок 1

Последовательность заполнения этой графы по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики конкретного учреждения. Как правило, сначала располагаются должности руководителя структурного подразделения, его заместителей, затем ведущих и главных специалистов, затем исполнителей.

При заполнении графы 4 "Количество штатных единиц" по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 0,75 и пр.

В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и прочего в зависимости от системы оплаты труда, принятой в учреждении в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами учреждения.

Следует помнить, что работникам, замещающим должности с одинаковыми наименованиями, должны быть установлены идентичные оклады, не ниже 1 МРОТ, составляющего в настоящее время 4330 руб.

В графах 6-8 "Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению учреждения (например, связанные с режимом или условиями труда).

При установлении надбавок в графах 6-8 указывается, в каком размере и за что установлена данная надбавка. При невозможности заполнения учреждением граф 5-9 в рублевом исчислении указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).

Если надбавка установлена в процентах, коэффициентах, которые изменяются в зависимости от каких-либо условий (например, в зависимости от стажа работы в районах Крайнего Севера), возможно графы 6-8 оставить незаполненными, а в графе 10 сделать ссылку на соответствующий нормативно-правовой акт, которым регулируется установление работникам Крайнего Севера процентных надбавок к заработной плате.

Разовые премии в штатном расписании не указываются.

Виды премий и надбавок, установленных в учреждении, должны быть зафиксированы в локальном нормативном акте, например, в положении об оплате труда и премировании, утвержденном руководителем учреждения.

Подсчет итоговых данных по графам 5-9 производится в том случае, если тарифные ставки и надбавки установлены в одинаковых единицах, за одинаковый период времени (например, в рублях за месяц).

Форма N Т-3 "Штатное расписание" может рассматриваться только как рекомендательная.

Как сказано в постановлении Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20 "Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации", в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, учреждение при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных форм остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом учреждения.

Не обязательно, но желательно, если дополненный таким образом документ будет зафиксирован в учетной политике учреждения.

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем учреждения (см. образец приказа на рис. 2).

Муниципальное учреждение культуры "Радость"

Приказ
"Об утверждении штатного расписания"

N 156 от 20 октября 2009 г.

В связи с необходимостью документального оформления структуры и штата учреждения приказываю:

Утвердить с 1 января 2010 года штатное расписание в количестве 11 единиц.

Приложение: штатное расписание на 1 листе в 1 экземпляре.

Директор учреждения: подпись Т.Я. Князькова

Рисунок 2. Образец приказа на утверждение штатного расписания