Документация по учету материалов

В соответствии с производственной программой и нормами расхода предприятия определяют потребность в материальных ресурсах.

Поступление материалов на предприятие контролирует в первую очередь отдел маркетинга, который следит за выполнением поставщиками договорных обязательств, предъявляет им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивает грузы, если они своевременно не прибыли на предприятие.

Материалы на склад от поставщиков доставляет экспедитор. Принимая грузы, экспедитор следит за состоянием пломб, тары. Если обнаружится недостача или порча груза составляется коммерческий акт на право предъявления претензий к транспортной организации или к поставщику. В момент сдачи экспедитором материалов на склад материально-ответственное лицо (зав.складом, кладовщик) проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика. Одни из них отражают количество отправленного груза (отвесы, накладные) другие – качество (сертификаты, удостоверения).

При полном соответствии количества фактически поступивших ценностей документам поставщика материально-ответственное лицо выписывает приходный ордер (ф. № М-4).

В случае централизованной доставки материалов автотранспортом со склада поставщик выписывает товарно-транспортную накладную (ф. М-5 и М-6) в 4-х экземплярах:

1. покупателю – для оприходования материалов вместо приходного ордера

2. поставщику – для списания ценностей

3. для начисления заработной платы водителям автотранспорта

4. для предъявления в банк на оплату.

Для оформления поступивших материалов без платежных

документов и в случае расхождений с данными сопроводительных документов поставщика применяется акт о приемке материалов (ф. М-7)

Акт составляется приемной комиссией с обязательным участием представителя поставщика.

Приходные документы составляются в день поступления материалов.

Обособленно хранятся на складах материалы, принятые на ответственное хранение, а также материалы, подлежащие лабораторному анализу и техническому осмотру. Приходные ордера на них не выписываются. Расходовать их не разрешается до выявления результатов анализа. Их учет организуется в специальной книге.

Кроме перечисленных документов составляются накладные-требования на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (ф. М-11). Они составляются в 2-х экземплярах. Один цеху, другой складу.

Ежедневный отпуск материалов на производственные нужды (изготовление продукции), на хозяйственные нужды (содержание зданий, ремонтные работы), реализацию на сторону излишних, не используемых материалов оформляются лимитно-заборными картами, требованиями, накладными.

Лимитно-заборная карта (ф. М-8, М-9) выписывается на один или несколько видов материалов в 2-х экземплярах. Один цеху, другой складу. В конце месяца в них выводится неиспользованный остаток лимита. По использовании лимита и по окончании месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию. На их основании оформляется учет отпуска материалов и осуществляется текущий контроль за соблюдением установленных лимитов их отпуска на производственные нужды.

В целях сокращения количества лимитно-заборных карт возможно применение поквартальных карт с отрывными месячными талонами.

Для однократного отпуска материалов применяется акт-требование (ф. М-10).

Всякий сверхлимитный отпуск материалов на производство (возмещение брака, перерасход, перевыполнение производственной программы оформляется выпиской специального требования с отметкой в нем причины и виновника перерасхода.

Накладные (ф. М-11) применяются для учета и оформления отпуска материалов на сторону или хозяйством своего предприятия, расположенным за пределами его территории.

При перевозке автотранспортом материалов, отпущенных на сторону выписывается товарно-транспортная накладная.