Документация по учету персонала организации.

Для учета заработной платы необходимо ведение учета персонала и его труда. Бухгалтерия начисляет заработную плату в том случае, если персонал правильно оформлен в организации. Учет персонала осуществляет обычно отдел кадров, который имеет документальное оформление с бухгалтерией. На малых предприятиях учет персонала может осуществляться самой бухгалтерией.

Для учета кадрового состава и учета заработной платы по нему применяют три уровня документов:

1) заявления работников (о приеме, о переводе на другую работу, об увольнении, о предоставлении стандартных вычетов по НДФЛ).

2) приказы (распоряжения) руководителя организации или уполномоченного им лица о приеме, переводе, увольнении, начислении премий, материальной помощи, депремирование и т.д.

3) бухгалтерские документы по учету заработной платы, которые должны полностью соответствовать приказам, распоряжениям руководителям.

При приеме работника на основании его заявления, руководитель издает приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (УФ Т-1). В приказе указывается наименование структурного подразделения, профессия, испытательный срок, если он назначен, характер работы (основное место или по совместительству), указание на назначение заработной платы, при этом сумма заработной платы может быть установлена согласно штатному расписанию (УФ Т-3), либо индивидуально в приказе по данному работнику.

Если в приказе необходимо отразить несколько лиц, то используют УФ Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».

Штатное расписание представляет собой сведения о необходимом штатном составе и штатной численности организации. В штатном расписании учитывается организационная структура предприятия. По каждой должности назначается оклад или оговаривается система оплаты труда и необходимый уровень разряда. Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителем организации без УФ. Изменения в штатное расписание вносятся только по приказу (распоряжению) руководителя организации. Для бухгалтерии штатное расписание является источником информации о назначенной суммы заработной платы или порядке ее расчета.

При поступлении работника, в его трудовую книжку заносят данные о приеме с указанием структурного подразделения, занимаемой должности, разряда, категории. При этом отражается дата приема, указанная в приказе, кроме того, заносятся реквизиты самого приказа (№, дата), при этом печать предприятия не проставляется.

Для учета кадрового состава предприятия заводят личную карточку работника (УФ Т-2) / личную карточку государственного служащего (УФ Т-2ГС).

В личной карточке отражают сведения о работнике, его паспорте, свидетельстве о пенсионном страховании, о постановке на учет налоговым органам, а также другие сведения, указанные работником. Личная карточка имеет фотографию для возможностей идентификации работника.

Для работников научно-исследовательских, образовательных учреждений, кроме личной карточки по УФ Т-2, заводится учетная карточка научного, научно-педагогического работника (УФ Т-4).

Если работника необходимо перевести на другую работу в этой же организации, то заполняется приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (УФ Т-5) или работников (УФ Т-5а). Работники должны дать письменное согласие о переводе на другую работу.

При предоставлении работнику отпуска на основании его заявления, а также с учетом графика отпусков издают приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (УФ Т-6), работникам (УФ Т-6а). Для организации очередности отпусков отдел кадров должен составить график отпусков (УФ Т-7). Для составления графика, с работников собирают заявления для того, чтобы учесть пожелания работников по периоду предоставления отпуска. Однако, при составлении графика учитывают не только пожелания работников, но и режим, условия работы организации. Отпуск предоставляется в любое время года, а вновь поступившим на данное предприятие отпуск предоставляется не раннее через 6 месяцев (согласно Трудовому Кодексу). Однако администрация может дать разрешение на более ранние сроки предоставления отпуска. Обычная продолжительность отпуска 28 календарных дней, для некоторых категорий предусматривается отпуск большей продолжительности (подросткам до 18 лет-31 день, инвалидам-30 дней). Если работник принят по условию трудового договора на работу с ненормированным рабочим днем, то продолжительность отпуска увеличивается согласно коллективному договору на любое количество дней, но не менее 3-х дней.

При направлении работника в командировку руководителем издается приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (УФ Т-9) или работников (УФ Т-9а). В приказе оговаривается место назначения, цель командировки, время пребывания в командировке. При необходимости указывается за счет какого источника будут оплачены командировочные расходы.

Для конкретизации цели командировки оформляют служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (УФ Т-10а). В задании указывается, какие действия должен выполнять работник и какие результаты он должен при этом получить (проведение переговоров, заключение договора). По окончании командировки работник в соответствии с заданием пишет краткий отчет. Отчет утверждается руководителем организации.

Для возможности удостоверения факта пребывания работника по месту его командировки на предприятии выписывается командировочное удостоверение (УФ Т-10), в котором указывается ФИО, должность, место и цель командировки, реквизиты приказа о направлении в командировку, а также даты выбытия и прибытия по соответствующим местам назначения. Даты, указанные в командировочном удостоверении позволяют произвести расчет суточных. Норма суточных расходов устанавливается приказом руководителя. При этом согласно Налоговому Кодексу в расходы, учитываемые для целей налогообложения налогом на прибыль, можно включать суточные по норме 100 рублей в сутки.

При увольнении работника руководителем издается приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (увольнение) (УФ Т-8), работниками (УФ Т-8а). Прекращение трудового договора может быть связано с различными причинами, в том числе с прекращением срока действия срочного трудового договора, по желанию работника, а также по решению руководителя в связи с не выполнением трудовых обязанностей, не соблюдением трудовой дисциплины.