Моделирование бизнес-процессов

Любая деятельность, или комплекс деятельности, в которой используются ресурсы для преобразования входов в выходы, может рассматриваться как процесс. (Определение по международному стандарту ISO 9000:2000)

Термин «бизнес-процесс» в современный управленческий лексикон был введен Томасом Дэвенпортом и Майклом Хэммером в 1990 г. и термин этот впоследствии прижился. Бизнес-процесс – это совокупность различных видов деятельности, в рамках которой "на входе" используется один или более видов ресурсов, и в результате этой деятельности "на выходе" создается продукт, представляющий ценность для потребителя. (Определение по М. Хаммер и Д. Чампи).

Процессы – это связанный набор повторяемых действий (функций), которые преобразуют исходный материал и/или информацию в конечный продукт (услугу) в соответствии с предварительно установленными правилами. (А.-В. Шеер)

Бизнес-процесс - это поток работ, переходящий от одного человека к другому, а для больших процессов, от одного отдела к другому. (Майк Робсон, Филип Уллах)

Бизнес-процесс - это поток работ (набор действий), протекающих внутри организации от одного исполнителя к другому, в результате которых мы имеем продукт, представляющий ценность для потребителя. Бизнес-процессы существуют в любой организации. Бизнес-процессы взаимосвязаны друг с другом через информационные, финансовые и материальные потоки, общие ресурсы и образуют единую систему процессов в компании.

Все бизнес-процессы должны быть оптимальными и правильно описанными. Если организация работ по их описанию будет проведена неправильно, то это принесет компании колоссальный вред. От выполнения бизнес-процессов строго по описанию зависят результаты работы всей компании.

Основная цель бизнес-процесса – преобразование ВХОДА в ВЫХОД, т.е. преобразование входящих в процесс ресурсов, необходимых для реализации процесса в результат, т.е. продукцию процесса. Входом бизнес-процесса может являться: комплектующие, сырье, деньги, товар, заявление, заказ, услуга, деньги, описание требований клиента на товар или услугу и т.д. Выходом или результатом бизнес-процесса является произведенный товар, оказанная услуга, или результат, полезный для клиента (продукт, услуга, деньги, отчет, подписанный документ, оформленный заказ и т.п.).

Бизнес-процесс состоит из составляющих его функции (подпроцессов, операций), осуществляемых над входами для получения выходов. Процесс происходит ни сам по себе, он управляется и производится конкретным исполнителем или группой исполнителей.

Участники бизнес-процесса

1. Владелец бизнес-процесса – должностное лицо, которое отвечает за организацию и эффективность процесса и может изменять его структуру. Имея в своем распоряжении ресурсы, он планирует и контролирует результаты выполнения бизнес-процесса. Имея определенные полномочии, он несет ответственность за результативность и эффективность бизнес-процесса.

Функции владельца процесса:

· идентификация бизнес-процесса;

· организация описания и регламентации процессов;

· планирование бизнес-процесса с определением плановых значений показателей процесса;

· контроль достигнутых результатов процесса

· анализ значений показателей процесса и организация необходимых корректировок.

2. Менеджер бизнес-процесса –лицо, отвечающее за оперативное управление выполнением бизнес-процесса.

Функции менеджера процесса:

· оперативный контроль хода бизнес-процесса и формирование значений показателей процесса;

· оперативный контроль за соблюдением регламентов бизнес-процесса.

3. Рабочая экспертная группасостоит из экспертов, обладающих знаниями о правилах функционирования бизнес-процесса, о методах его моделирования. В группу должны быть включены бизнес-аналитики. Группа формируется для создания, анализа и актуализации бизнес-процесса.

4. Участник процесса– это лицо (лица) или функциональное подразделение, выполняющее в рамках бизнес-процесса отдельные функции.

5. Клиент процесса – это сотрудники, подразделения компании (если речь идет о внутренних процессах, использующих результаты бизнес-процесса для своей внутренней деятельности, не связанной с работой с внешними клиентами). Клиентом может быть и внешний потребитель – клиент компании (если речь идет о внешних процессах).

Моделирование бизнес-процессов – это построение модели бизнес-процессов. Для построения модели бизнес-процессов необходимо особое программное средство, где эти бизнес-процессы будут представляться в наглядной форме, понятной менеджменту компании. Существующие программы помогают описать бизнес-процессы на языке диаграмм, что привычно для бизнес-аналитика и понятно руководству компании. В программах используется особый язык описания - язык BPMN.

Модель бизнес-процессов описывает процессы всех сотрудников компании с их взаимодействием и описывает эти процессы в графическом виде. Модель бизнес-процессов графически показывает как именно организована трудовая деятельность сотрудников организации, как устроено их взаимодействие с сотрудниками других отделений, как построены взаимоотношения с клиентами, поставщиками, контрагентами.

В компаниях, где отсутствуют стандартные описания бизнес-процессов, сотрудники выполняют свои функции так, как умеют, а не как надо для правильного ведения бизнеса. Стандартизация снижает зависимость бизнеса от квалификации и компетентности сотрудника. Сотрудников становится возможным заменить, а при необходимости и нанять более дешевый персонал, что обеспечит компании функционирование без зависимости от «человеческого фактора».

Графические модели бизнес-процессов предназначены для разных пользователей: сотрудников, руководства компании, бизнес-аналитиков, программистов. Сотрудники получают возможность наглядно «увидеть» что они делают и как результаты их процессов влияют на общий результат, а новичку легче обучиться своим должностным обязанностям. Руководство компании «видит» как сотрудники взаимодействуют между собой и могут при необходимости осознанно изменить эти взаимодействия. Бизнес-аналитик совместно с экспертами проектирует бизнес-процессы сотрудников в наглядной, графической форме, обычно в виде особой диаграммы. При этом он должен делать это или без участия программиста или с его минимальным участием. Программисты и сотрудники ИТ-отделов компании занимаются разработкой информационных систем, их внедрением, настройкой, поддержанием ее работоспособности. Построение информационной системы без описания бизнес-процессов невозможно.

Для описания бизнес-процессов на сегодняшний день разработаны десятки методологий, такие как ARIS, BPWIN, IDEF0 (см. рис.6), IDEF3, DFD и многие другие. Обычно бизнес-процесс изображается на диаграммах в виде прямоугольника и олицетворяет собой конкретную функцию/процесс. Стрелками отображают связи, описывающие взаимоотношения бизнес-функций/бизнес-процессов друг с другом.

Рис. 6 Функциональная схема бизнес-процесса по выпуску банковских пластиковых карт по методологии IDEF0

Моделирование бизнес-процессов помогает менеджменту компании «увидеть» свой бизнес, сделать его прозрачным, совершенствовать деятельность персонала, и, при необходимости реорганизовать ее. Четкое понимание того как работает компания повышает управляемость бизнеса и положительно влияет на ее конкурентоспособность. Т.о. менеджмент компании получает качественный инструмент, с помощью которого можно устранить «узкие» места в управлении компанией.