Информационные ресурсы, их формы и особенности

Информация - это новые сведения, которые могут быть использованы человеком для совершенствования его деятельности и пополнения знаний. Информацию можно хранить, передавать, преобразовывать, должны быть ее носители, передатчики и приемники. Менеджмент в полной мере использует объективную и своевременную информацию собираемую, обрабатываемую, сохраняемую и распространяемую с помощью современных научных методов и технических средств. Сейчас – это объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях. Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности управления.

Объединившись, источники информации создают информационную систему (ИС), активными участниками которой являются люди. Для управления информацией необходимо разбить ее на части, например - деловая информация, информация о клиентах, о сырье, и т.д. Необходимо продумать о способах сбора, хранения, обработки и распространения информации в каждой части. Все, что вы будете делать с информацией и сама информация - это и есть ваша информационная система. ИТ реализуется в рамках ИС. ИТ - это ваш способ преобразования информации. В одной системе может использоваться несколько ИТ. В основе ИС лежит процесс производства информации.

Наиболее высокие требования к информации предъявляются при принятии решений.

"Менеджмент" - в переводе "управление" - вид деятельности по руководству людьми в самых разнообразных организациях. Основное качество менеджера - управлять эффективно, с наименьшими потерями реализовать увиденную цель.

Менеджеру приходится принимать решения в условиях большой неопределенности: инфляция, пляшущий валютный курс, изменение налоговых и правовых условий труда, конкуренция. Персональные компьютеры (ПК) могут быстро и хорошо просчитать варианты и дать ответы на многие вопросы. В этом главное преимущество ПК над человеком, но это не значит, что все решения вместо менеджера будет принимать ПК. Компьютерная программа выполнит то, что ей приказали делать, а не то, что хочет человек. Поэтому ПК выступают в роли консультантов, соответствующие информационные системы называются системами поддержки принятия решений, а принятие решение остается за менеджером.

Например, менеджер по продажам рассылает прайсы, по звонкам принимает заявки (очень много звонков), выписывает счета и рассылает. В данной работе сможет разобраться только один менеджер, знающий то, что он делал. При внедрении ИТ накапливается база данных и очень легко выяснить – на каком этапе находится тот или иной заказ, может разобраться любой менеджер, умеющий работать с ПК. Преимущества ИТ – снижение издержек на расходы, экономия времени, а при современной Веб-интеграции – ВРЕМЯ + ИНФОРМАЦИЯ = КАПИТАЛ.

Данные- это сведения, факты, преобразование и обработка которых позволяет получать информацию, т.е. знания о том или ином предмете, процессе или явлении. Данные - это сырье для создания информации, получаемой в результате обработки данных.

Функции данных и знаний в процессе принятия решений:

Информационные ресурсы (ИР) - это совокупность знаний и информации - семантическая информация , т.е. в виде понятийного знака.

Знание - это отражение той или иной стороны объективной действительности, выраженной в виде идей, понятий представлений о каком-то предмете или явлении. Знания передаются другим людям, материализуются и существуют в трех формах: "живые" (квалификация); овеществленные; информация (сведения). Перед человеком стоит громадная по важности и сложности задача - извлечь максимум информации из накопленных за всю историю сообщений и превратить ее в активно функционирующий ресурс. ИР - это интеллектуальный ресурс - фактор коллективного творчества.

Особенности ИР:

· неисчерпаемы (знания растут);

· по мере использования не исчезают, а увеличиваются;

· несамостоятельны, а соединяясь с другими ресурсами - опытом, трудом, квалификацией, техникой , энергией, сырьем - проявляются как движущая сила.

· превращение знаний в ИР зависят от возможностей их кодирования. распределения и передачи.

Существует 2 формы ИР:

1. Пассивные - книга, газета, журнал, статья и т.д.

2. Активные - модель, алгоритм, проект, программа и т.д.

Модель - описание системы, отображающая определенную группу ее свойств. Создание модели системы позволяет предсказывать ее поведение в определенных условиях.

Программа и проект - конечные формы существования ИР в его жизненном цикле.

Информационное общество - это общество, структуры, техническая база и человеческий потенциал которого приспособлены для превращений знаний в ИР и переработки ИР с целью перевода пассивных форм в активные.

Информационные ресурсы –отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и др.)