Информационные технологии управления проектами.

В современных условиях для успешной реализации проекта необходимо широкое использование информационных технологий.

Информационными технологиями в проектепринято называть совокупность процессов сбора, хранения, поиска, обработки, отображения и доведения до пользователей информации по проекту, реализуемых с помощью современных компьютерных средств.

Методы и средства осуществления информационных процессов по проекту обеспечиваются созданием единой информационной системы управления проектом (ИСУП). Эта система представляет собой комплекс методических, технических, программных, информационных средств, направленных на поддержку и повышение эффективности процессов управления проектами.

Единая ИСУП должна обеспечивать реализацию следующих процедур:

¨ анализа и принятия решений по предметной области проекта, структуре, объемам и срокам выполнения отдельных работ;

¨ разработки сводного плана проекта и согласования решений по отдельным параметрам проекта с основными участниками;

¨ определения требуемого времени и затрат на выполнение отдельных этапов и всего проекта;

¨ распределения во времени ресурсов проекта;

¨ разработки схем финансирования и материально-технического обеспечения проекта;

¨ управления контрактами (подготовки и согласования контрактов, распределения сфер рисков, ответственности и полномочий, проведения организационных мероприятий);

¨ взаимодействия и координации работ;

¨ сбора фактических данных о выполнении работ по проекту;

¨ контроля выполнения и оперативного управления работами;

¨ анализа состояния работ и причин отклонений от плана;

¨ анализа тенденций, прогнозирования параметров хода работ;

¨ выработки и согласования решений по изменениям в плане работ и оперативной корректировки сформированных планов согласно принятым изменениям;

¨ предоставления информации о выполнении работ в соответствующих показателях на все уровни управления с группировкой по контрактам и подразделениям;

¨ формирования внешней и внутренней отчетности по проекту для различных уровней управления.

Эффективность использования ИСУП достигается разработкой и применением информационной модели проекта, которая должна обеспечивать:

¨ централизованное хранение информации по временным, стоимостным и ресурсным параметрам отдельных работ и всего проекта;

¨ анализ влияния изменений в плане проекта на отдельные показатели и конечные результаты;

¨ возможность распределенной поддержки и обновления данных в сетевом режиме функционирования информационной системы;

¨ автоматическое составления требуемой отчетности по проекту.

В любой организации выделяют три уровня управления, требующие специфического вида информационного обеспечения:

1. Стратегический уровень управления проектами.

2. Уровень управления отдельным проектом.

3. Уровень исполнения отдельных работ по проектам.

Принципиальное отличие информационной системы управления проектом от информационной системы управления предприятием (в литературе часто встречается то же сокращение - ИСУП) заключается в постановке целей и особенностях структуризации.

Информационная система управления предприятием, или корпоративная информационная система (КИС) разрабатывается для поддержки отдельных функций управления и структурируется по подразделениям и отделам предприятия.

Современные информационные технологии обеспечивают возможность связи между участниками проекта в локальных (Интранет) и глобальных (Интернет) сетях, реализации концепции распределенной интегрированной системы управления проектом (или комплексом проектов), сбора и распространения информации по проекту в режиме реального времени.

Основными элементами, составляющими ИСУП, являются программные продукты (пакеты программ), которые можно разделить на 4 типа:

1. Программные средства проектного анализа (Project Expert, Альт-Инвест, ТЭО-Инвест, COMFAR, PROPSPIN и т.д.).

2. Программные средства планирования и контроля проектов, основанные на сетевом моделировании проекта (Microsoft Office Project, Open Plan, Time Line, Primavera Project Planner и т.д.).

3. Программные средства формирования документов и отчетов, так называемые офисные программы (Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Access и т.д.), интернет-обозреватели и т.д.

4. Программные средства, обслуживающие операционную систему – утилиты, архиваторы, антивирусные программы, файловые менеджеры и т.д.

Первые программные средства планирования и контроля проектов были представлены в конце 1950-х гг.

В 1960-70 гг. область применения программных комплексов сетевого планирования и управления ограничивалась крупными строительными и оборонными проектами, однако, с появлением сравнительно дешевых персональных ЭВМ и разработкой соответствующего программного обеспечения информационные технологии управления проектами стали доступными для всех предприятий.

В настоящее время к наиболее распространенным в нашей стране компьютерным программам управления проектами можно отнести Microsoft Office Project, Spider Project, Open Plan, Time Line и продукты фирмы Primavera Systems (Primavera Project Planner, SureTrak и др.). Все эти программные средства позволяют формировать сетевые модели выполнения комплексов работ по проекту, производить анализ ресурсной и финансовой реализуемости проекта, контролировать ход производства работ и подготавливать различные формы отчетной документации по проекту.

Кроме того, программные средства управления проектами могут предоставлять некоторые дополнительные возможности, в том числе:

¨ отбора данных по заданным критериям (исключающий и выделяющий отбор);

¨ сортировки данных;

¨ обмена данными (поддержка технологии "клиент/сервер", стандартов SQL; интеграция с ресурсами Web; средства импорта/экспорта данных в/из других программных средств);

¨ работы в сети;

¨ работы с несколькими проектами (многопроектное планирование, связывание проектов, совместные базы ресурсов);

¨ использования встроенных языков программирования и разработки макроопределений, создания пользовательских полей и диалоговых окон;

¨ подготовки и печати разнообразных отчетов.

Можно выделить несколько этапов процесса внедрения ИСУП:

1. Подготовка функций управления проектами к вводу информационной системы.

2. Организационная подготовка отделов и подразделений предприятия, участвующих в выполнении функций управления проектами.

3. Подготовка и обучение сотрудников теории и практике управления проектами и работе с соответствующими программными средствами.

4. Установка и тестирование технических средств и программного обеспечения.

5. Реализация пробного («пилотного») проекта на основе ИСУП. Анализ положительных и отрицательных сторон системы, выявленных в ходе реализации.

6. Разработка технического задания на промышленное внедрение ИСУП.

7. Внедрение ИСУП и приемочные испытания.

Внедрение ИСУП в практику деятельности предприятия должно проводиться в соответствии с заранее разработанным и утвержденным планом и в рамках выделенного бюджета. Сам процесс внедрения информационных систем является по своей сущности инновационным проектом, успешное осуществление которого зависит от грамотного применения методологии и принципов управления проектами.

На основании отечественного и зарубежного опыта внедрения информационных систем выявлены следующие типичные проблемы:

¨ высший уровень управления не хочет знать реальное положение дел по проекту;

¨ отсутствует четкое понимание возможностей информационной системы и ее места на предприятии;

¨ отсутствуют внутрифирменные стандарты в области управления проектами;

¨ существующая организационная структура управления не подходит для внедрения ИСУП (не используется матричная или проектная схемы управления);

¨ отсутствует четко налаженная система внутренних коммуникаций среди участников проекта;

¨ у сотрудников бытует представление, что новая информационная система полностью заменит живое человеческое общение;

¨ сотрудники опасаются, что внедрение новых информационных технологий может выявить недостаточность знаний и умений в сфере планирования и управления;

¨ персонал предприятия не воспринимает всерьез необходимость дополнительного обучения и повышения квалификации;

¨ для внедрения информационных технологий требуется большое количество ресурсов, времени и затрат.

Для преодоления выявленных проблем и успешного внедрения ИСУП в практику управления проектами на предприятии:

¨ необходимо выработать четкое понимание целей и ожидаемых результатов внедрения ИСУП, преимуществ и недостатков системы;

¨ следует проводить совместное внедрение современных методов управления проектами и основывающихся на них информационных технологий поэтапно (от простого к сложному). На первом этапе следует внедрить информационную подсистему управления временем проекта, следующий шаг – управление стоимостью, затем – управление ресурсами проекта. После этого можно переходить к интеграции системы управления проектами с другими системами;

¨ так же последовательно следует внедрять информационные системы по отделам и подразделениям предприятия, начиная с сотрудников, наиболее заинтересованных и способных использовать новые технологии.