Глава 5 Система управления персоналом Префектуры Старопромысловского района г. Грозного
Префектура района реализует свои полномочия под руководством и контролем префекта района.
Структура префектуры, а также перечень должностей префектуры утверждаются префектом района в пределах бюджетных средств, выделенных на их содержание.
Префект района руководит деятельностью префектуры на принципах единоначалия и несет ответственность за осуществление её полномочий согласно Положению о префектуре района.
Заместители префекта выполняют функции в соответствии с распределением обязанностей, установленных префектом района.
Документ с резолюцией префекта района, либо подписанное им распоряжение, через отдел делопроизводства и организационной работы доводится до сведения кураторов и исполнителей. Каждый куратор, указанный в резолюции, получает свой экземпляр.
Кураторы определяют ответственных исполнителей, сроки промежуточного контроля, дату и форму предоставления итоговой информации, в обязательном порядке передают документы помощнику (лицу, ответственному за контроль) для организации исполнения документа и контроля за его исполнением.
По результатам исполнения документа помощники (лица, ответственные за контроль) готовят итоговую информацию об исполнении документа для куратора. Куратор определяет фактическое исполнение документа и определяет необходимость дальнейшей работы по реализации данного документа или снимает его с контроля.
Отдел делопроизводства и организационной работы проводит анализ представленной информации и периодическую проверку фактического исполнения документов, о чем информирует префекта.
Отдел делопроизводства и организационной работы также информирует префекта о неисполнении или неоднократном продлении сроков реализации документа.
Если в резолюции указано более одного исполнителя (куратора) и ответ требует обобщения материала об исполнении, то это обобщение делает исполнитель (куратор), фамилия которого указана первой в резолюции.
Информация об исполнении документа направляется в государственные органы власти и управления за подписью префекта района или другого лица по его поручению.
По документам, в которых отсутствуют конкретные сроки исполнения и которые рассчитаны на длительное действие, сроки промежуточного и итогового контроля определяются отделом делопроизводства и организационной работы и куратором вопроса, информация о ходе исполнения в вышестоящий орган предоставляется по запросу этого органа.
Изменение сроков исполнения документа производит по представлению куратора только руководитель, поставивший его на контроль, или другое лицо по его поручению. О новом сроке исполнения документа отдел делопроизводства и организационной работы информируется незамедлительно.
Снятие с контроля распоряжений префекта осуществляет куратор на основании информации исполнителей о выполнении всех пунктов документа.
Документы, снятые с контроля, не прекращают своего действия. После исполнения документа контрольное дело хранится в отделе делопроизводства и организационной работы и сдается в архив в установленном порядке.
Особо важные документы по личному указанию префекта района контролируются начальником отдела делопроизводства и организационной работы.
Поручения префекта района в письменной форме контролируются отделом делопроизводства и организационной работы префектуры района.
Поручения префекта, данные на расширенном плановом совещании с заместителями префекта района и руководителями структурных подразделений, контролируются в соответствии с оформляемым отделом делопроизводства и организационной работы протоколом совещания помощником префекта района.
Функциональные обязанности по контролю:
Отделы, курируемые заместителями префекта района:
- осуществляют организацию контроля за исполняемыми документами, - напоминают исполнителям о приближении контрольных сроков,
- запрашивают и получают от исполнителей информацию, справки, отчеты в соответствии с установленными заданиями;
- информируют куратора о ходе исполнения документа;
- ведут контрольные дела;
Руководители подразделений определяют из числа ответственных работников исполнителя (лицо, ответственное за контроль), который обеспечивает контроль, обработку и обобщение информации, подготовку необходимых документов о ходе и результатах исполнения документа, а также снятие его с контроля;
Отдел делопроизводства и организационной работы на основании резолюции префекта района
- следит за своевременным и правильным оформлением документов на контроле;
- контролирует прохождение документов, состояние исполнительской дисциплины по каждому документу и исполнителю, ведет предупредительный контроль;
- готовит информацию о состоянии контроля и исполнения документов;
- запрашивает от отделов префектуры района материалы, необходимые для анализа выполнения контролируемых документов;
- осуществляет выборочный контроль фактического исполнения контролируемых документов;
- проводит проверки организации контроля и исполнения документов в отделах, и службах префектуры района.
- обобщает результаты работы по контролю и исполнению документов и представляет предложения по осуществлению мер, обеспечивающих безусловное и качественное исполнение руководящих документов;
- осуществляет методическое руководство по организации контроля за исполнением документов в префектуре района, её отделах и службах.
В соответствии с распределением обязанностей между заместителями префекта района ими разрабатываются должностные обязанности, утверждаемые префектом района.
В случае временного отсутствия префекта района его обязанности выполняет первый заместитель префекта, а в случае отсутствия первого заместителя – один из заместителей префекта района.
Структурные подразделения префектуры действуют на основе Положений, разрабатываемых их руководителями и утверждаемых префектом района в месячный срок со дня их образования.
На время отсутствия одного из заместителей префекта района его обязанности, как правило, возлагаются на другого заместителя префекта по распоряжению префекта района.
Руководители структурных подразделений в месячный срок с момента образования разрабатывают и утверждают должностной регламент каждого сотрудника префектуры.
Работу по совершенствованию деятельности сотрудников префектуры, соблюдению трудовой дисциплины, созданию необходимых условий работы координирует начальник отдела делопроизводства и организационной работы префектуры.
Таблица 3.
Кадровый состав Префектуры Старопромысловского района
| Должность | Количество работников (жен) | Количество работников (муж) |
| Префект | ||
| Заместители префекта | ||
| Руководители отделов | ||
| Советники, консультанты | ||
| Ведущие специалисты | ||
| Главные специалисты | ||
| Специалисты первой категории |
Большинство работников префектуры – более 70 % имеют высшее образование, 17% - учатся в высших учебных заведениях, и только 8,9 % - среднее специальное.
60 % специалистов работают свыше 10 лет
Таблица 4.
Анализ работников управы по стажу работы и уровню образования
| Работники, имеющие стаж | Образование | Итого | ||||||
| высшее | высшее неоконченное | среднее специальное | ||||||
| чел. | в % к общей численности | чел. | в % к общей численности | чел. | в % к общей численности | чел. | в % к общей численности | |
| Свыше 10 лет | ||||||||
| От 5 до 10 лет | 8,89 | 6,67 | 2,22 | 17,78 | ||||
| Менее 5 лет | 4,4 | 11,11 | 6,67 | 22,2 | ||||
| Итого | 73,33 | 17,78 | 8,89 |
Можно сказать, что квалификационный уровень руководителей и специалистов достаточно высок. Кадровый состав постоянен, текучесть кадров – низкая.