Международные стандарты в области работы с документами

По мере своего развития стандартизация стала выходить за национальные государственные рамки. В 1875 г. появилась Междунар комиссия мер и весов, в 1906 г. - Междунар электротехническая комиссия (МЭК), 1926 г. - Международная ассоциация национальных организаций по стандартизации (ИСА), в которую вошли 20 стран.

В настоящее время междунар стандартизация осуществляется Международной организацией по стандартизации (ИСО - ISO), которая была основана в 1946 году, в нее входят 146 стран, в т.ч. и РФ.

Разрабатывают международные нормы и стандарты обычно технические комитеты ИСО. Всего 188 комитетов и 546 подкомитетов.

Международный стандарт ИСО 5127-2001 «Информация и документация – словарь» содержит основные термины и определения, применяемые в сфере работы с информацией и документацией. Стандарт используют при разработке прикладных стандартов по информационным наукам, в том числе библиотечному делу, управлению документацией и архивному делу.

Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе установлены: форматы бумаги для документов (ИСО 216:1975); межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979); формуляр – образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (ИСО 3535:1977); основные требования к бланкам документов (ИСО 8439:1990); принципы компоновки торговых документов (ИСО 6422:1985).

Проставляют даты и время в документах в соответствии с ИСО 8601:1988, оформляют конверты для корреспонденции – с ИСО 269:1985. Адрес на конвертах и письмах пишут, соблюдая положения ИСО 11180:1993.

Стандартизацией в области информационной деятельности, издательского дела, деятельности по индексированию и реферированию, практической деятельности библиотек, документационных и информационных центров, а также архивов занимается технический комитет ТС 46 «Информация и документация».Комитет ТС 46 и меет в своей структуре 4 подкомитета: подкомитет SC 4 «Техническое взаимодействие»; подкомитет SC 8 «Качество-Статистика и оценка технических характеристик»; подкомитет SC 9 «Идентификация и описание»; подкомитет SC 11«Управление архивами/документами».

В целях стандартизации в сфере делопроизводства и архивного дела подкомитетом SC 11 разработаны 3 международных стандарта: 2 части ИСО 15489 – 2001 «Информация и документация – Управление документами» и первая часть стандарта ИСО 23081 «Информация и документация – Процессы управления документами – Метаданные документов».

ИСО 15489 определяет, что управление документами в организации включает в себя:

· Разработку политики (регламентов) и стандартов;

· Распределение ответственности и полномочий;

· Разработку и распространение процедур и руководящих указаний;

· Предоставление услуг, связанных с управлением документами и их использованием;

· Разработку, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами;

· Интеграцию управления документами в деловые системы и процессы.

Организации должны определить и документально оформить политику в области управления документами.

Ответственность

Стандарт устанавливает, что:

· Профессионалы в области управления документами в организации ответственны за все аспекты создания и поддержание в рабочем состоянии системы управления документами, а также за обучение пользователей работе с документами, необходимой им в их служебной деятельности;

· Руководители всех уровней ответственны за поддержку применения политики управления документами в организации;

· Системные администраторы несут ответственности за обеспечение того, чтобы вся документация была целостной, доступной и читаемой, когда она требуется работникам;

· Все работники несут ответственность за точность и полноту документов, создаваемых ими в служебной деятельности.

На международном уровне действуют

· Международный совет архивов (MCA, International Council on Archives), способствует сохранению, развитию и использованию всемирного архивного наследия, в том числе и в электронном виде.

· Ассоциация управляющих документацией и администраторов (Association of Records Managers and Administrators);

· Исторические архивы Европейского союза (Historical Archives of the European Communities);

· Международный трест по управлению документацией (International Records Management Trust) и др.