Унифицированная система организационно-распорядительной документации

К унифицированной системе организационно - распорядительной документации (УСОРД)относят распорядительные, организационные, информационно – справочные документы и документацию по трудовым отношениям. В ней каждой унифицированной форме документа (УДФ – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенных порядке на носителе информации) присвоен определенный код в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

Документация по созданию организации, предприятия.

Документация по реорганизации организации, предприятия.

Документация по ликвидации организации, предприятия.

Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий.

Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия.

Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия.

Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия.

Документация по приему на работу.

Документация по переводу на другую работу.

Документация по увольнению с работы.

Документация по оформлению отпусков.

Документация по оформлению поощрений.

Документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

На предприятиях, в учреждениях, организациях по итогам унификации составляется Табель форм документов – единый нормативный документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов. Которые необходимы для данной организации, чтобы эффективно решать задачи и выполнять функции управления. По сути, Табель форм документов – это справочник, где в упорядоченном виде содержаться формы документов, которые используются в организации, а также указаны этапы подготовки и оформления документов. Он составляется в форме таблицы. В основе схемы табеля находится классификация функций, выполняемых всеми подразделениями организаций.

На основе Табеля форм документов создается Альбом форм документов – сборник эталонных унифицированных форм документов, необходимых для ДОУ данной конкретной организации.

Альбом должен быть представлен в 2 вариантах:

- бумажный (эталонный образец), который хранится в Службе делопроизводства организации (в канцелярии);

- электронная копия, которая должна быть на каждом автоматизированном рабочем месте.

Альбом и Табель форм документов утверждается руководителем организации.

Формой юр закрепления результатов унификации явл стандартизация.

Стандартизация – это деятельность, направленная на разработку и установления требований, норм и правил, характеристик, как обязательных для выполнения, так и рекомендуемых.

Цель стандартизации – достижение оптимальной степени упорядочения в той или иной области посредством широкого и многократного использования установленных требований, норм и правил. Объекты стандартизации – продукция, процесс или услуга.

Появление первых стандартов относят к далекому прошлому. Самой древней единицей длины считается локоть (990-996 мм) вавилонского царя Гудеа (ХХII век до н.э) В древнем Риме был установлен единый стандарт для городского водопровода (в пять пальцев, или примерно 95 мм). В России первые шаги по стандартизации были сделаны в годы правления Иваны Грозного в середине 16 века.

В СССР решение задач стандартизации было поставлено в ранг гос политики. В 1940 г. Был организован Всесоюзный комитет стандартов при Совете народных комиссаров СССР. С этого времени общесоюзные стандарты стали называться гос стандартами и обозначаться индексом ГОСТ с добавлением порядкового номера и года утверждения.

Стандарт - это нормативный документ, утвержденный признанным органом, направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области. В стандарте устанавливаются для всеобщего и многократного использования общие принципы, правила, характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.

Стандарты содержат правила и требования к объекту стандартизации, установленные на основе достижения науки, техники и передового опыта и утвержденные в соответствии с действующим законодательством. Стандарты представляют собой текстовые документы, в которых обычная линейная запись может сочетаться с таблицами, графическим материалом.

Раз в пять лет стандарт пересматривается, чтобы определить подлежит ли он доработке, отмене или утверждению для использования в следующие 5 лет. Эта мера обеспечивает постоянное обновление стандартов.

В зависимости от объекта стандартизации выделяют:

- основополагающие стандарты, которые разрабатываются с целью содействия взаимопониманию, техническому единству и взаимосвязи деятельности в различных областях науки, техники и производства;

- стандарты на продукцию (услуги);

- стандарты на работы (процессы);

- стандарты на методы контроля.

Различают след виды стандартов: международные, региональные, межгосударственные, национальные.

Национальные стандарты для России это гос стандарты РФ (ГОСТ Р), утверждаемые Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии. Фонд ГОСТ Р насчитывает более 25 тыс. единиц. Уровень их гармонизации с междунар. стандартами составляет 40%.

Кроме гос существуют: отраслевые, стандарты научно-технического и инженерного общества, стандарты предприятий.

Кроме стандартов нормативными документами явл также ПР (правила по стандартизации), Р (рекомендации по стандартизации) и ТУ.

ПР И Р по стандартизации по своему характеру соответствуют документам методического содержания. Объектами ТУ может быть продукция разовой поставки, выпускаемая малыми партиями.

На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ - за организационно-распорядительные документы.

Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Стандартизация документов– форма юридического закрепления проведенной унификации.

Объекты унификации и стандартизации в управленческой деятельности:

• термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией;

• организационные структуры организаций, учреждений, предприятий;

• классификаторы управленческих функций;

• управленческая документация.

Стандартизация охватывает не только управленческую, но и техническую документацию. В частности в РФ используются:

-единая система конструкторской документации (ЕСКД). К ней относится ГОСТ 2.105-95 ЕСКД «Общие требования к документам»;

- единая система технологической документации;

• Система проектной документации.

Работа по унификации и стандартизации ведется и за рубежом.

Национальные стандарты, входящие всистему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД), нормативно упорядочивают информационные процессы, обеспечивающие доступ к информационным фондам.

В серию стандартов «Информационная технология»входит ГОСТ Р 52292 – 2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения», в котором закреплена терминология электронного обмена информацией.

Результатом классификации, унификации, стандартизации является создание:

· Номенклатуры дел предприятия, которая исполняет роль классификатора документов предприятия;

· Табеля форм документов и альбома форм (образцов) документов предприятия;

· Инструкции по делопроизводству

Федеральное законодательство в сфере работы с документированной информацией

Федеральные законы Российской Федерации являются актами высшей правовой значимости, и закрепленные в них нормы обязательны к применению в той области деятельности, на которую эти законы распространяются.

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149 – ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, а также при применении информационных технологий и обеспечении защиты информации.

В настоящем Федеральном законе используются следующие основные понятия:

1) информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;

2) информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов;

3) информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;

4) информационно-телекоммуникационная сеть - технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники;

5) обладатель информации - лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам;

6) доступ к информации - возможность получения информации и ее использования;

7) конфиденциальность информации - обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя;

8) предоставление информации - действия, направленные на получение информации определенным кругом лиц или передачу информации определенному кругу лиц;

9) распространение информации - действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц;

10) электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;

11) документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;

12) оператор информационной системы - гражданин или юридическое лицо, осуществляющие деятельность по эксплуатации информационной системы, в том числе по обработке информации, содержащейся в ее базах

Для придания правового статуса электронным документам важны следующие нормы закона. Федеральный закон от 10.01.2002 №1 – ФЗ «Об электронной цифровой подписи», действие которого распространено на отношения, возникающие при совершении гражданско - правовых сделок.

Гражданский кодекс РФ устанавливает обязательность документирования, а также требования к форме и составу документов, создаваемых при совершении актов гражданских взаимоотношений. Кодекс содержит положение о возможности использования электронно – цифровой подписи при совершении сделок.

Уголовный кодекс РФ предусматривает ответственность за контрабанду утрату документов, содержащих государственную тайну, похищение или повреждение документов.

Кодекс РФ об административных правонарушениях относит несоблюдение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ в каждой организации обязательно должны создаваться такие локальные правовые акты, как коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об использовании и защите персональных данных.

Некоторые законодательные акты, устанавливающие порядок создания и деятельности организаций различных организационно – правовых форм, содержат положения о правилах составления и оформления ряда их основных документов. (Федеральный закон от 26.12.1995 № 208 – ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», Федеральный закон от 14.11.2002 № 161 – ФЗ « О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» и т.д.).

Федеральный закон от 01.06.2005 № 53 – ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» устанавливает, что русский язык как государственный язык Российской Федерации подлежит обязательному исполнению.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125 – ФЗ « Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности. Закон дал определение основным терминам в области архивного дела (в частности, архивный документ, архив, архивный фонд, экспертиза ценности документов, владелец и пользователь архивных документов).Этим законом к частной собственности отнесены архивные документы негосударственных организаций, а также созданные гражданами или законно приобретенные ими документы. Закон определяет обязанности в отношении архивных документов и устанавливает ответственность владельцев архивных документов (государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане) за их несоблюдение.

Федеральный закон от 29.07.2004 № 98 –ФЗ « О коммерческой тайне»регламентирует отнесение информации к коммерческой тайне, порядок передачи такой информации, охраны ее конфиденциальности в целях обеспечения баланса интересов обладателей этой информации и других участников, в том числе государства, на рынке товаров, работ, услуг и предупреждения недобросовестной конкуренции. Он определяет сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну. Закон распространяется на информацию, составляющую коммерческую тайну, независимо от вида носителя, на котором она зафиксирована, но не действует в отношении сведений, составляющих государственную тайну.

Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных»регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой органами государственной власти и иными государственными органами, органами местного самоуправления и иными муниципальными органами, юридическими и физическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональным т данными с использованием средств автоматизации.