Организационные и распорядительные документы

План лекции

1. Структура управления и номенклатура деловых документов.

2. Положения о структурных подразделениях. Формуляр и разделы текста, содержание разделов.

3. Должностные инструкции. Баланс функций, обязанностей и ответственности. Формуляр и стиль инструкции.

4. Положение о персонале (Коллективный трудовой договор. Правила внутреннего трудового распорядка). Формуляр и структура текста.

5. Штатное расписание.

7.1. Структура управления и номенклатура деловых документов (изучается самостоятельно по офис-менеджменту).

7.2. Положения о структурных подразделениях

Структурные подразделения (бухгалтерия, отделы рекламы, сбыта, охраны и т. п.), подчиняясь уставу, имеют тем не менее документ, на основе которого осуществляют повседневную работу. Этим документом и является положение о структурном подразделении.

Положение разрабатывается для каждого подразделения отдельно и включает в себя правовой статус, задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения.

В «Общих положениях» (преамбуле) текста определяется подчиненность подразделения, порядок назначения руководителя и освобождения его от должности, квалификационные требования, предъявляемые к руководителю, порядок его замещения в период отсутствия. В разделе перечисляются также правовые акты, которыми должно руководствоваться структурное звено предприятия.

В разделе «Основные задачи» излагаются направления деятельности данного подразделения.

В разделе «Функции» перечисляются конкретные виды хозяйственной деятельности.

Раздел «Права и обязанности» раскрывает права подразделения, необходимые для выполнения возложенных на него функций и обязанностей, которые подразделения выполняют по отношению к руководству, другим структурным подразделениям предприятия и сторонним организациям.

В разделе «Ответственность» описывается, за что, какая именно, в какой мере и перед кем ложится ответственность на руководителя подразделения за несвоевременное и некачественное выполнение обязанностей, нераспорядительность, т. е. неиспользование предоставленных прав.

Раздел «Взаимоотношения. Связи» определяет, с кем и по каким направлениям взаимодействует данное подразделение, с кем выполняет совместные работы и т. д.

В разделе «Организация работы» определяется порядок работы подразделения, как осуществляется проверка деятельности, его реорганизация и ликвидация.

Эти положения могут разрабатываться руководителями соответствующих подразделений, вице-президентами и утверждаются первым руководителем. Именно на стадии утверждения происходит четкое разграничение компетенции и ответственности между службами предприятия.

Формуляр документа таков:

Наименование Наименование

предприятия предприятия

(на казахском языке) (на русском языке)

ПОЛОЖЕНИЕ УТВЕРЖДАЮ

00.00.00 № 00 Руководитель предприятия

Алматы подпись расшифровка

О подписи

(название подразделения) Дата

Структура текста

Общие положения. Основные задачи. Функции. Права и обязанности. Ответственность. Взаимоотношения. Связи. Организация работы.

Руководитель структурного

подразделения подпись Расшифровка подписи

Визы

7.3. Должностные

инструкции

Должностная инструкция устанавливает правовое положение работников предприятия, их функции, права, обязанности и ответственность. Хорошо разработанный, проверенный опытом документ служит ориентиром при отборе кандидатов на данную должность. Он к тому же позволит значительно сократить объем трудового договора при приеме кандидатов на данную должность.

Эффективная управленческая работа задается сбалансированностью функций должностного лица и возможностей для реализации этих функций. Сбалансированность должностной инструкции означает, что должности приписываются только те функции, которые обеспечиваются средствами, необходимыми для их исполнения. При этом должны быть взаимно уравновешены права и обязанности, т. е. каждая обязанность должна быть обеспечена определенным правом, и каждое право должно осуществляться только при наличии определенной обязанности. Объем ответственности и объем власти также должны быть уравновешены, т. е. ответственность за что-то должна обеспечиваться пропорциональной властью, и наоборот.

Схематически содержательный баланс должностной инструкции выглядит так:

ФУНКЦИИ --------- Средства

ОБЯЗАННОСТИ --------- Права

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ --------- ВЛАСТЬ

В текст должностной инструкции входят прежде всего «Общие положения». В них устанавливается сфера деятельности специалиста, порядок его назначения, замещения и отстранения от должности, определяются квалификационные требования. Определяется также, кому он подчиняется и кем он руководит. В разделе перечисляются правовые акты, которыми должен руководствоваться специалист в своей работе.

Раздел «Функции» определяет направления деятельности специалиста.

В разделе «Должностные обязанности» перечисляются конкретные задачи специалиста, форма его участия в управленческом процессе: руководит, утверждает, обеспечивает, готовит, исполняет, контролирует и т. д.

В разделе «Права» определяются права, предоставляемые специалисту для выполнения обязанностей.

Раздел «Ответственность» устанавливает ее за несвоевременное и некачественное выполнение обязанностей и неиспользование прав.

В разделе «Связи по должности» определяется круг служебных взаимоотношений и обмена информацией, порядок прохождения документов и т. д.

Должностная инструкция разрабатывается руководителем подразделения и утверждается директором предприятия.

Форма должностной инструкции:

Наименование Наименование

предприятия предприятия

(на казахском языке) (на русском языке)

Должностная УТВЕРЖДАЮ

ИНСТРУКЦИЯ Руководитель предприятия

00.00.00 № 00 подпись расшифровка подписи

Алматы Дата

НАИМЕНОВАНИЕ ДОЛЖНОСТИ

Текст

Руководитель структурного расшифровка

подразделения подпись подписи

Визы

Вот как, например, описываются статус, функции и обязанности одного из должностных лиц в книге «Основы предпринимательского дела»:

Вице-президент по вопросам организации и управления подчиняется генеральному директору. Он принимает участие в работе всех руководящих комитетов и присутствует на заседаниях, связанных с перспективным стратегическим планированием. Отдел вице-президента по вопросам организации и управления несет административную ответственность за выполнение следующих функций:

организация планирования;

финансовое планирование и контроль;

система ведения дел;

перспективное планирование.

Вице-президент по вопросам организации и управления:

— рекомендует методы краткосрочного и долгосрочного планирования прибыли и активов для компании и ее отделов, а также отдает распоряжения о введении и применении одобренных методов;

— анализирует и дает толкование финансовых планов компании и их результатов;

— рассматривает организационную структуру головного подразделения фирмы и руководит исполнением одобренного бюджета;

— набирает и рекомендует кадры на главные посты в службах управления;

— ведет исследования по планированию финансовых операций.

7.4. Положение

о персонале

Этот документ иначе называется (более традиционно) «Правила внутреннего трудового распорядка». С этим документом, согласуется, по «Кодексу о труде» в РК, «Коллективный трудовой договор». В «Положении» определяются порядок приема и увольнения работников, основные права и обязанности предприятия и служащих, условия труда и организации работы на предприятии. Документ базируется на законодательстве о труде и устанавливает взаимоотношения работодателя и работников.

Формуляр документа содержит такие реквизиты: наименование предприятия, название документа (толкование), дату, номер, место издания, заголовок к тексту (о персонале), гриф утверждения, визы составителей, гриф согласования документа с трудовым коллективом.

В «Общих положениях» определяется правовая база Положения, устанавливаются категории специалистов (руководящие работники, сотрудники, рабочие и служащие).

Раздел «Прием на работу» содержит разъяснение о порядке и сроках найма работников разных категорий, порядке оформления трудовых отношений.

В разделе «Рабочее время и время отдыха» определяются продолжительность рабочей недели, рабочего дня, дни отдыха, условия сверхурочной работы и др.

Раздел «Отпуска» предусматривает продолжительность, периодичность, оплату, порядок оформления разных видов отпусков. Право на отдых гарантируется законодательством страны, и в Положении не должно нарушаться это право.

В разделе «Командирование и переводы» (здесь могут быть два раздела) определяются сроки, условия и порядок этих управленческих действий.

Принципиально важным является раздел «Заработная плата, социальное страхование и компенсации». В этой части определяются вид оплаты труда (повременно или сдельно), условия и размеры вознаграждения за труд, периодичность заработной платы, размеры и порядок компенсаций и выплат.

В разделе «Меры поощрений и дисциплинарные меры» (взыскания) устанавливаются виды, условия и порядок морального и материального поощрения и наказания.

Раздел «Освобождение от работы» регламентирует, каков порядок и условия увольнения для разных категорий работников, какие гарантии и компенсации предусмотрены при этом.

Трудовые споры, связанные с приемом, освобождением, применением дисциплинарных мер разрешаются в порядке подчиненности или законодательно. Это и предусматривает пункт 10 «Рассмотрение трудовых споров».

7.5. Штатное

расписание

Разработанная структура предприятия, количественный состав работников закрепляются в документе под названием «Структура и штатная численность». Текстовая часть документа исполняется в виде таблицы. В ней указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые в них должности и количество штатных единиц по каждой из должностей.

Документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается первым руководителем.

Должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы закрепляется в «Штатном расписании». Оно составляется на бланке предприятия, содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. При этом в грифе утверждения указываются общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы.

Изменения в названные документы вносятся приказом директора.

Форма документа:

Наименование Наименование

предприятия предприятия

(на казахском языке) (на русском языке)

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ УТВЕРЖДАЮ

00.00.00 № 00 штат в количестве

Алматы единиц с месячным фондом

заработной платы

Аппарата предприятия Руководитель предприятия …

Подпись……Расшифровка подписи

Табличный текст