Распорядительные документы.
Руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и соответственно издавать распорядительные документы.
Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющие органу управления реализовать поставленные задачи, получать максимальный эффект от своей деятельности. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от руководителя к структурным подразделениям и работникам.
Издаются следующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, указание.
Распоряжение – это правовой акт, издаваемый руководителем организации или его заместителями. Представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.
Реквизиты:
- наименование документа
- дата, номер
- заголовок, текст
- подпись
Текст документа начинается с констатирующей части (излагается цель или причина подготовки). Констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная начинается со слов «Обязываю». Пункты распоряжения строятся по схеме: должность - исполнитель – действие – срок исполнения.
Последний пункт распоряжения формулируют следующим образом: контроль за выполнением распоряжения возложить на (наименование должности, инициалы, фамилия).
Указание– организационно-правовая форма управленческого решения, оформляемая в виде распорядительного документа по вопросам методического характера, связанным с организацией исполнение приказов, инструкций и других документов.
Текст констатирующей части начинается формулировками: «В соответствии…», « В целях…», « Во исполнение…». Нередко дается пересказ акта вышестоящего органа, для исполнения которого издают данный документ, указывают автора документа, его полное название, поисковые данные (номер, дата). Констатирующей части может не быть.
Распорядительная часть начинается словом «Обязываю». Если согласно законодательству исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в обязанности по должности, то распорядительная часть начинается словом «Предлагаю». Текст каждого пункта излагается в повелительной форме и строится по схеме: исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия) – действие (начинается с глагола неопределенной формы) – срок исполнения. В последнем пункте указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением.
Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления. По форме и структуре решение оформляется по структуре распоряжения. Распорядительная часть начинается словами: коллегия, совет и т.д. «Решил». Текст пунктов оформляется по схеме – исполнитель - действие – срок. Последний пункт – контроль.
Приказ– это важнейший правовой распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач. Приказы по организации работы трудового коллектива, финансированию, отчётности, снабжению и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.
Кроме приказов по основной деятельности существуют приказы по личному составу. Они регулируют приём, увольнение работников, продвижение по службе, присвоение разрядов и т.п.
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части излагаются основания, причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются цели и задачи приказа.
Распорядительная часть начинается со слов ПРИКАЗЫВАЮ. Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица или структурного подразделения, затем в сжатой, чёткой формулировке излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо, которому вменяется контроль за исполнением приказа.
В процессе разработки приказа составляется список рассылки, в котором указываются подразделения и должностные лица, которых касается приказ. Секретарь после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. При необходимости подписанный приказ копируется секретарём и раздаётся исполнителям.
В ряде случаев ответственному исполнителю для выполнения работы не требуется полный текст распорядительного документа. В этом случае делается выписка из него. По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от самого документа, но вместо слова например, ПРИКАЗ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА.
Тема: Договорно – правовая документация
К договорно-правовой форме относятся различные виды договоров.
Договор – это документально оформленное соглашение двух и более сторон об установлении определенных отношений между ними, фиксирующее права, обязанности и ответственность договаривающихся сторон. Договор может заключаться, как между юридическими, так и между юридическими и физическими лицами. Разновидности договоров – договор купли-продажи, договор поставки, договор аренды, договор залога имущества, депозитный договор и т.д.
Договор включает следующие реквизиты:
- реквизиты углового штампа;
- текстовая группа реквизитов;
- заключительная часть.
1) Реквизиты углового штампа включают название вида документа (ДОГОВОР), дату, индекс, место составления, заголовок.
2) Текстовая группа реквизитов состоит из вводной части, в которой указываются договаривающиеся стороны, должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, их полномочия, и содержательной части, включающей изложение предмета договора, порядок рассмотрения споров, сумму договора, срок действия.
3) Заключительная часть реквизитов договора содержит юридические адреса сторон, подписи и печати участников договора. В случае договора между юридическим и физическим лицом проставляется печать соответствующей организации.
Современное законодательство не регламентирует содержание договора, но устанавливает его обязательность, а так же условия, которые должны включаться в текст договора.
Тема 6: Информационно-справочная документация.
Процесс принятия решений основан на сборе и обработке информации содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают информационно-справочные документы.
Информационно-справочные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения.
Особенность этих документов то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса и предложениями составителя.
Докладные записки бывают внутренними и внешними. Если докладная записка содержит сведения внутреннего характера, то она оформляется рукописным способом на чистом листе бумаги и подписывается составителем. На внутренней докладной записке проставляют дату подписания, а индекс не проставляют. Если докладная записка адресована в вышестоящую организацию от имени предприятия или структурного подразделения, то она оформляется машинописным способом на общем бланке, подписывается руководителем предприятия, имеет дату и исходящий номер, заголовок к тексту.
Объяснительная записка – это документ, в котором работник предприятия объясняет причины невыполнения какого-либо распоряжения, приказа, инструкции, устного указания, а также нарушения правил.
Справка – документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.
Справки составляются по указанию вышестоящего органа или должностного лица. Они содержат запрашиваемую информацию без выводов и предложений по ней. Справки, составляемые внутри предприятия, подписывает составитель, а справки, составляемые по требованию вышестоящего органа, подписывает руководитель предприятия. Если справка содержит сведения финансового характера, то её подписывает руководитель предприятия и главный бухгалтер, кроме того, ставится печать.
Основные реквизиты справки:
- реквизиты штампа общего бланка;
- название вида документа;
- дата и индекс;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись.
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.
В большинстве случаев тот вид документа составляется несколькими лицами с целью объективного фиксирования фактов или определённой ситуации (авария, хищение). Возможно составление акта и одним, но специально уполномоченным лицом (ревизор, инспектор).
Акты готовятся по результатам ревизий при приёме – передаче дел, проведении испытаний новых изделий и образцов, приёме объектов в эксплуатацию, сдаче документов на уничтожение. Характерной особенностью текстов актов является то, что акты содержат выводы и предложения по фиксируемому факту. Акт является основанием для издания администрацией предприятия соответствующих распорядительных документов. После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием лиц, упомянутых в акте, под расписку.
Основные реквизиты акта:
- реквизиты штампа общего бланка;
- код предприятия по ОКПО;
- код формы документа по ОКУД;
- название вида документа;
- дата;
- индекс;
- заголовок к тексту;
- гриф утверждения;
- текст;
- отметка о наличии приложений;
- подпись председателя и членов комиссии;
- отметка о визировании;
- отметка о контроле;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Текст акта, как правило, состоит из вводной и констатирующей частей. Вводная часть строится по схеме: основание, составлен комиссией в составе, присутствовали. В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведённой комиссией работы, указываются документы, на основании которых работа проводилась, фиксируются установленные факты.
Как правило, акт составляется в трёх экземплярах:
1-й направляется в вышестоящие организации,
2-й – руководителю организации,
3-й подшивается в дело.
Расписка – это документ, подтверждающий получение каких-либо денежных или материальных ценностей. Составляется в произвольной форме на чистом листе бумаги и включает следующие реквизиты:
- наименование документа;
- должность, ФИО, составляющего расписку;
- текст (подтверждение получения ценностей, их наименование, количество, сумму);
- дата;
- подпись.
Протокол – документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом) поставленных вопросов и принятых решений.
Текст протокола состоит из вводной и основной части. Во вводной части приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органа и излагается повестка дня. Основная часть строится в такой последовательности: СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ.
В состав реквизитов протокола входят:
- название вида документа;
- дата заседания коллективного органа;
- номер протокола;
- место заседания;
- заголовок (наименование коллективного органа и форма проводимого заседания);
- текст;
- подписи: председатель, секретарь.
Существуют краткие протоколы. В кратком протоколе могут отсутствовать
позиции ВЫСТУПИЛИ.